หน่วยที่ 6 การประยุกต์ใช้โปรแกรมสำเร็จรูปเพื่อนำเสนอข้อมูลสารสนเทศประเภทสื่อสิ่งพิมพ์

สาระสำคัญ

โปรแกรมประมวลผลคำ (Microsoft word) เป็นโปรแกรมที่เหมาะสำหรับนำเสนอข้อมูลสารสนเทศในรูปเอกสาร รายงาน บันทึกข้อความ หรือเอกสารสำนักงานต่าง ๆ นิยมใช้ในการประกอบอาชีพหรือใช้ในสำนักงานเป็นส่วนใหญ่ จึงถือว่าเป็นโปรแกรมสำเร็จรูปเบื้องต้นที่ทุกคนจะต้องใช้และศึกษา

1.การใช้งานโปรแกรมประมวลผลคำ

การเข้าสู้โปรแกรม Microsoft word มีวิธีการปฏิบัติตามขั้นตอน ดังนี้

• 1. คลิกที่ Start > Programs > Microsoft Office > Microsoft Word 2010 ดังภาพ

2.   จะเปิดหน้าต่างโปรแกรม Microsoft Word 2010 ดังภาพ

ส่วนประกอบของโปรแกรม Microsoft word 2010

1. แถบแสดงชื่อเรื่อง (Title Bar) = แสดงชื่อของโปรแกรมและชื่อเอกสารที่กำลังใช้งานอยู่

2. แถบเครื่องมือด่วน (Quick Access) = เป็นส่วนที่ใช้แสดงคำสั่งที่ใช้งานบ่อย

3. ปุ่ม แฟ้ม (File) = เป็นส่วนที่ทำหน้าที่จัดเก็บคำสั่งที่ใช้ในการทำงานเอกสาร

4. ปุ่มควบคุม (Control Button) = เป็นส่วนที่ใช้ควบคุมการเปิด หรือปิดหน้าต่างโปรแกรม

5. ริบบอน (Ribbon) = เป็นส่วนที่ใช้แสดงรายการคำสั่งต่าง ๆ ที่ใช้ในการทำงานกับเอกสาร

6. แถบเลื่อน (Scroll Bar) = ใช้สำหรับเลื่อนดูหน้าเอกสารที่ไม่สามารถแสดงได้ในหน้าเดียว

ซึ่งสามารถเลื่อนได้ทั้งบน ล่าง ซ้าย ขวา

7. แถบแสดงสถานะ (Status Bar) = แสดงสถานะการทำงาน เช่น จำนวนหน้า

8. ไม้บรรทัด (Ruler) = แสดงความกว้างยาวของกระดาษ ตั้งแท็บ ย่อหน้า ตั้งค่ากระดาษ

9. ย่อ/ขยาย (Zoom in/out) = ใช้สำหรับย่อ และขยายหน้าเอกสาร

10. ตำแหน่งการพิมพ์ (Insertion Point) = แสดงตำแหน่งเริ่มต้นในการพิมพ์ข้อความ

11. ปุ่มมุมมอง (View Button) = ในสำหรับมองเอกสารในรูปแบบต่างๆ

12. พื้นที่สำหรับการพิมพ์ (Text Area) = เป็นส่วนที่ใช้ในการพิมพ์และแสดงข้อความ

แถบเครื่องมือต่าง ๆ (Tool Bar)

  -  Home (หน้าแรก)

 - Page Layout (เค้าโครงหน้ากระดาษ)

 - Review

ตัวเลือกการกำหนดค่าในโปรแกรม Microsoft Word 2010

2. การสร้างงานด้วยโปรแกรมประมวลผลคำ

การตั้งค่าหน้ากระดาษ (Page Setup)

การกำหนดกั้นระยะ( tab)

รูปแบบการกั้นระยะมี 4 แบบ คือ

1  left   tab  กั้นระยะชิดซ้าย

2 center tap  กั้นระยะกลาง

3 right tab  กั้นระยะชิดขวา

4 decimal tab  กั้นระยะจุดทศนิยม

ส่วน bar  tab  first  line  indent   hanging  indent จะไม่ใช้การกำหนดตำแหน่งข้อความ เหมือนกับ

การกำหนด tab ทั้ง 4 แบบ

วิธีการกำหนดกั้นระยะ

การกำหนดกั้นระยะ( tab )  มีวิธีปฏิบัติ  2  วิธี คือ

1 กำหนดที่ Ruler (ไม้บรรทัด)

2 กำหนดที่ Paragraph (การจัดการกับย่อหน้า)

การกำหนดค่าที่ ruler( ไม้บรรทัด)

การกำหนดที่ ruler( ไม้บรรทัด) มีวิธีปฏิบัติ ดังนี้

1 เลือกรูปแบบของ  tab

2 คลิกที่บริเวณไม้บรรทัดตามตำแหน่งที่ต้องการ

การยกเลิกกั้นระยะที่กำหนดไว้ ให้กดเมาส์ค้างไว้ที่บริเวณ  tab ที่ต้องการลบ แล้วลากลงพอประมาณ แล้วปล่อย ส่วนการย้ายตำแหน่งก็เช่นเดียวกัน ให้กดเมาส์ค้างไว้ที่บริเวณ  tab  ที่ต้องการย้าย แล้วลากไปวางบนตำแหน่งที่ต้องการ

การกำหนดที่  Paragraph(การจัดการกับย่อหน้า)

การกำหนดที่Paragraph(การจัดการกับย่อหน้า)มีวิธีปฏิบัติ  ดังนี้

1 คลิกเลือกที่แท็บเมนู  page layout ( เค้าโครงหน้ากระดาษ)

2 คลิกที่กลุ่ม Paragraph

3 จะปรากฏกรอบดังนี้

4 คลิกที่ปุ่ม  tabs (แท็บ...)

5 จะปรากฏกรอบให้กำหนดรายละเอียดการตั้งกั้นระยะ ( tabs )  ใน  tab stop position ( ตำแหน่งแท็บ หยุด)

6 เมื่อกำหนดเรียบร้อยแล้วให้คลิกที่ปุ่ม ok  แต่ถ้าต้องการยกเลิก tab ที่กำหนดไว้ ให้คลิกที่ปุ่ม  clear ( ล้าง )หรือ   clear all ( ล้างทั้งหมด )

การกำหนดรูปแบบตัวอักษร

การกำหนดรูปแบบตัวอักษร จะมี  2 วิธี คือ

1การปฏิบัติก่อนลงมือพิมพ์

2 การปฏิบัติหลังจากที่พิมพ์แล้ว

ปฏิบัติก่อนลงมือพิมพ์

การกำหนดรูปแบบตัวอักษร โดยปฏิบัติก่อนลงมือพิมพ์ มีวิธีปฏิบัติ ดังนี้

1 กำหนดที่แถบเครื่องมือ font (ตัวอักษร)

2 กำหนดรูปแบบตัวอักษรที่ต้องการ

B =   Bold (ตัวหนา)

I = Italic (ตัวเอียง)

           U =  Underline (ขีดเส้นใต้หนึ่งเส้น )

ปฏิบัติหลังลงมือพิมพ์แล้ว

การกำหนดรูปแบบตัวอักษร โดยปฏิบัติหลังจากลงมือพิมพ์ มีวิธีปฏิบัติ ดังนี้

1 ทำแถบสีคลุมข้อความที่ต้องการกำหนดรูปแบบ

2 เลือกเครื่องมือกำหนดตัวอักษรและรูปแบบที่กลุ่ม font (ตัวอักษร)  ดังวิธีที่ 1

การกำหนดรูปแบบข้อความ

    ชิดซ้ายและชิดขวา (Justify)

   ชิดซ้ายและชิดขวาแบบไทย (Thai Distributed)

การแก้ไขข้อความ

การแก้ไขข้อความให้ถูกต้อง จะมีวิธีปฏิบัติ 5 แบบ คือ

  1 แก้ไขอัตโนมัติ

  2 แก้ไขตามพจนานุกรม

  3 แก้ไขด้วย Replace

  4 แก้ไขโดยใช้ Backspace และ Delete

  5 แก้ไขด้วย Insert

  6 แก้ไขโดยใช้เครื่องมือ Undo, Redo

การแก้ไขอัตโนมัติ

โปรแกรมประมวลผลคำ จะมีการแก้ไขอัตโนมัติให้ เช่น

6. กำหนดค่าเสร็จแล้ว คลิก พิมพ์ เริ่มพิมพ์ลงกระดาษ

การใช้งานเครื่องมือรูปวาด

1. คลิกเครื่องมือหรือรูปทรงที่ต้องการ

2. ที่พื้นที่ทำงาน ให้ชี้เมาส์ตำแหน่งที่ต้องการวาดภาพ กดปุ่มซ้ายของเมาส์ค้างไว้ แล้วลากออกวาดภาพ ได้ภาพตามต้องการแล้วก็ปล่อยเมาส์

3. วาดเสร็จแล้วคลิกที่ว่างๆ เสร็จสิ้นการวาดภาพ

4. ก่อนวาดภาพให้กดปุ่ม Shift ที่แป้นพิมพ์ค้างไว้ จะได้ภาพรูปทรงแบบสมส่วน หรืออาจจะกดปุ่ม Shift + Ctrl ค้างไว้ทั้งสองปุ่ม แล้วจึงวาดภาพ วิธีนี้จะเป็นการ วาดภาพแบบออกจากจุดศูนย์กลาง กรณีต้องการวาดภาพไว้ภายในรูปใดๆ

5. การลบภาพที่วาด ให้คลิกที่ภาพเพื่อเลือกก่อน แล้วกดปุ่ม Delete ที่แป้นพิมพ์เพื่อลบภาพได้เลย

6. การย้ายภาพให้ชี้ที่ภาพ จนปรากฏสัญลักษณ์ของเมาส์ตามตัวอย่าง จากนั้นกดปุ่มซ้ายของเมาส์ค้างไว้แล้วลากเมาส์ออก ย้ายภาพไปวางตำแหน่งใหม่

ประโยชน์ของโปรแกรมประมวลผลคำ