Supprimer des Pièces Jointes (PJ)

Outlook permet de supprimer des pièces jointes reçues dans un message. Si cette fonctionnalité est intéressante pour éviter en particulier de dépasser son quota (en environnement professionnel bien souvent) tout en conservant le texte du message associé, elle ne permet pas de conserver une trace de la suppression effectuée dans le message, ce qui est bien dommage en terme de traçabilité.

En attendant que cette fonctionnalité soit ajoutée dans une prochaine version de Outlook, voici de quoi le faire en VBA sans réelle difficulté. 

Utilisation

Au lancement de la macro, celle-ci :

• Liste les PJ de plus de 10 Ko,

• Résume sur une ligne les PJ de moins de 10 Ko au travers de leurs extensions avec la taille totale cumulée,

• Affiche les résultats au moyen d'une boite de dialogue permettant de préciser le traitement voulu.

Réponses possibles

• Quand il y a plus de 10 PJ, la boite de dialogue les affiche par bloc de 10, finit l'affichage par «>>>» et la saisie de '/' permet de faire défiler les blocs

• La sélection des PJ à supprimer peut se faire en répondant avec plusieurs codes séparés par une virgule :

! : supprime tous les documents quel que soit leur type ou taille
* : supprime tous les documents de plus de 10 Ko
d : supprime tous les documents «bureautiques» (fichiers d'extension doc,  docx, xls, xlsx, ppt, pptx, pdf et zip),
nn : supprime la PJ numéro «nn»,
xx : supprime la PJ dont le nom y compris l'extension contient «xx»,
>nn : supprime les PJ dont la taille est supérieure à nn Ko.

Mise à jour du message

Après suppression, la macro insère en début de message la liste des suppressions effectuées (ce que ne fait pas Outlook malheureusement…) sous la forme :

Fichier «xxxxxxxx.yyy» (nnn Ko) supprimé le JJ/MM/AAAA à HH:NN par «nom utilisateur»

Fichier «xxxxxxxx.yyy» (nnn Ko) supprimé le JJ/MM/AAAA à HH:NN par «nom utilisateur»

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Il est possible de relancer la macro une nouvelle fois sur le même message. Le début du message sera complété avec les nouvelles suppressions sans générer de nouvelle ligne de tirets.

Remarques

1. La macro fonctionne aussi bien depuis l'écran principal de la liste des messages qu'en édition du message.

2. Elle traite aussi bien un message en format HTML que RTF (Rich Text Format) ou Text.

3. Elle fonctionne aussi pour supprimer les pièces jointes des invitations.

4. Les PJ sont stockés par sécurité dans le répertoire %temp%\Outlook (à condition qu'il existe) sous le nom <fichier>.<n> où <n> est le numéro de la PJ

5. Il n'y a pas d'écran plus ergonomique de sélection de fichiers pour faciliter l'ajout de la macro puisque le fichier de code est ainsi «autoporteur»