Správa registratúry

Vedie sa aj v elektronickej podobe v súlade so schváleným Registratúrnym poriadkom.

Registratúrny poriadok a registratúrny plán:

• Upravuje postup školy pri správe registratúry, a to najmä pri organizovaní manipulácie so záznamami a spismi, ako aj pri náležitom a pravidelnom vyraďovaní spisov.

• Správa registratúry na účely tohto registratúrneho poriadku je organizovanie manipulácie so záznamami a spismi (prijímanie, triedenie, evidovanie, obeh, tvorba, vybavovanie, odosielanie záznamov a ukladanie, ochrana a vyraďovanie spisov (záznamov), ako aj náležité personálne obsadenie, priestorové a materiálno-technické zabezpečenie registratúry organizácie. Súčasťou správy registratúry je aj príprava registratúrneho poriadku a registratúrneho plánu.

• Registratúra je súbor všetkých registratúrnych záznamov pochádzajúcich z činnosti organizácie a všetkých záznamov organizácii doručených, ktoré boli zaevidované v registratúrnom denníku a bolo im pridelené číslo spisu. Súčasťou registratúry je aj registratúrny denník a registre.

• Registratúrny plán je pomôcka na účelné a systematické označovanie a ukladanie spisov. Pridelením registratúrnej značky určuje spisom miesto v registratúre; ďalej určuje spisom znak hodnoty a lehotu uloženia.

• Registratúrna značka je symbol ustanovený registratúrnym plánom pre určitý spis alebo skupinu spisov. Registratúrna značka sa skladá z alfanumerického symbolu.

• Registratúrne stredisko je miesto, kde sa ukladajú a ochraňujú uzatvorené spisy organizácie do uplynutia predpísaných lehôt uloženia a do ich vyradenia.

Registratúrny poriadok obsahuje následné paragrafy, ktoré upravujú činnosť v rámci registratúry školy:

V prvej časti:

• Prijímanie zásielok

• Triedenie zásielok a odovzdávanie záznamov

• Vedenie registratúrneho denníka

• Evidovanie záznamov

• Prideľovanie čísla spisu

• Obeh záznamov

• Vybavovanie spisov

• Tvorba registratúrneho záznamu

• Používanie pečiatok

• Rozmnožovanie a podpisovanie registratúrnych záznamov

• Odosielanie zásielok

V druhej časti ukladanie spisov a záznamov:

• Registratúrny plán

• Registratúra organizácie

• Registratúrne stredisko

• Využívanie registratúry

• Nazeranie do spisov

• Vypožičiavanie spisov

• Vydávanie výpisov a odpisov

Tretia časť je zameraná na vyraďovanie spisov:

• Zásady hodnotenia a vyraďovania spisov a špeciálnych druhov registratúrnych záznamov

• Znak hodnoty

• Lehota uloženia

• Postup pri vyraďovaní spisov a špeciálnych druhov záznamov

• Návrh na vyradenie spisov

• Preberanie spisov posúdených ako archívne dokumenty

Registratúrny plán obsahuje:

• Všeobecná agenda

• Agenda riadenia

• BOZP a PO, Civilná obrana

• Publikačná činnosť

• Ekonomická agenda

• Hospodárska agenda

• Personálna agenda

• Vzdelávací proces

• Školské stravovanie

• Kontrola

• Informatika

• Žiacke dokumenty