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La lettre de présentation : un document crucial
Si vous croyez que la lettre de présentation qui doit accompagner un CV n’a guère d’importance, détrompez-vous ! Sans elle, tout aussi impressionnant que soit votre CV, il se retrouvera parmi de nombreux autres. Le jour de la sélection, votre lettre de présentation peut faire toute la différence.
Une lettre bien rédigée, qui met en relief, en quelques paragraphes, vos motivations et votre potentiel, incitera l’employeur à ouvrir votre CV pour en savoir plus.
Mais attention ! Une lettre bourrée de fautes, trop longue ou trop courte, mal rédigée ou écrite en des termes trop familiers ou trop vagues aura l’effet inverse, et votre CV risque de se retrouver aux oubliettes ou à la corbeille.
Votre lettre de présentation, qu’on appelle aussi lettre d’introduction ou lettre de candidature, tient presque lieu de première poignée de main avec l’employeur et influencera à coup sûr la première impression qu’il aura de vous. Il convient donc d’y apporter toute l’attention et l’application nécessaires.
En suivant les quelques règles de base que nous aborderons dans ce chapitre, vous éviterez certains écueils et vous vous assurerez que votre lettre de présentation saura susciter l’intérêt et mettre votre candidature en valeur.
Une lettre impeccable
Puisque cette lettre vous tient lieu de carte professionnelle, donc de premier contact, sa présentation doit être impeccable. Voici quelques consignes à respecter.
• Choisissez un papier de bonne qualité de couleur blanche.
• Utilisez une feuille de même dimension (format lettre) que le CV.
• Le texte doit être dactylographié ou imprimé. Utilisez une police de caractères facile à lire.
• La lettre doit tenir sur une seule page.
• Le contenu doit être divisé en trois ou quatre paragraphes.
• Tout comme le CV, la lettre ne doit pas être pliée.
• Elle doit être signée.
Qu’importe si l’emploi pour lequel vous posez votre candidature ne requiert pas une connaissance approfondie de la langue française, votre lettre doit être sans faute d’orthographe ou de syntaxe. Ne sous-estimez pas l’importance de cet aspect. Une lettre parsemée de fautes et rédigée dans un mauvais français démontre de la négligence et un manque de rigueur. Au contraire, une lettre dont le texte est soigné, tout en étant simple, révèle le respect et l’application.
Vous avez des problèmes avec cet aspect ou vous doutez de quelques mots ? Demandez de l’aide. Il y a certainement dans votre entourage quelqu’un qui maîtrise bien le français et qui sera content de réviser votre lettre et de vous corriger.
La mise en pages
La mise en pages doit correspondre aux normes standard de présentation (voir nos exemples à la fin de ce chapitre). Voici les éléments à y inclure.
• Le lieu et la date de l’envoi.
• Les nom et adresse du destinataire.
• Un appel direct : par exemple, Monsieur Boisvert, ou Madame, Monsieur. De grâce, pas de familiarité ! Le ton de la lettre doit être neutre, poli et professionnel. Ne tutoyez jamais votre interlocuteur, à qui vous direz Madame ou Monsieur.
• Tapez la lettre à simple interligne, mais séparez les paragraphes par deux retours à la ligne.
• Dans le bas, du même côté que la date, inscrivez votre nom et vos coordonnées en prévoyant un espace pour la signature.
À éviter à tout prix
Une lettre de plus d’une page.
Une lettre rédigée à la main.
Un papier taché ou une feuille froissée.
Du papier ou de l’encre de couleur.
Une lettre photocopiée.
Certains soutiennent qu’une photocopie de bonne qualité peut remplacer l’original. Si vous ne pouvez faire autrement, assurez-vous de la qualité d’impression et signez au stylo. Mais il est préférable d’imprimer ou de dactylographier une lettre originale.
Le contenu
Une lettre personnalisée
Comme nous l’avons déjà mentionné, votre lettre de présentation vous sert de poignée de main, de premier contact avec le responsable de l’embauche. Cette personne sera sensible à une lettre bien présentée et surtout personnalisée. La lettre devrait donc lui être adressée personnellement. Inscrivez son nom, suivi de son titre si vous le connaissez, puis du nom de l’entreprise et de l’adresse. En voici un exemple.
Monsieur André Boisvert
Directeur des ressources humaines
Entreprises Lorion
3333, route Principale
Saint-Carignan (Québec)
J0T 8C9
Si ces renseignements ne sont pas inclus dans l’annonce du poste, vous pouvez téléphoner à l’entreprise et demander qui est responsable du recrutement pour ce poste.
Si vous ne répondez pas à une annonce précise, mais souhaitez offrir vos services dans l’éventualité de l’ouverture d’un poste, appelez l’entreprise pour savoir qui est la personne responsable de l’embauche et son titre exact.
S’il vous est impossible de connaître le nom exact de la personne responsable, évitez les formules neutres du type « À qui de droit ». Optez plutôt pour la formule : Madame, Monsieur.
Les parties de la lettre
Votre lettre doit tenir sur une seule page. Les gens chargés de faire la sélection des CV sont souvent débordés et n’ont pas le temps de lire des romans. Il ne s’agit pas ici de raconter votre vie ou de faire un résumé complet de votre CV. Il faut être clair et concis.
En général la lettre devrait s’articuler en trois ou quatre paragraphes distincts.
Paragraphe un : le rappel du poste sollicité
Paragraphe deux : la mise en relief des compétences et du potentiel
Paragraphe trois : la démonstration de son intérêt pour le poste et pour l’entreprise
Paragraphe quatre : les indications sur sa disponibilité et une formule de politesse
1. Premier paragraphe : le rappel du poste
Tenez pour acquis que la personne chargée d’étudier votre dossier est peut-être responsable de plusieurs postes à pourvoir. C’est pourquoi le premier paragraphe de votre lettre doit mentionner le poste que vous convoitez et la façon dont vous en avez entendu parler.
• S’il s’agit d’une annonce dans un journal, indiquez le nom du journal, la date de parution de l’annonce et le titre exact du poste.
• S’il s’agit d’une annonce affichée au centre d’emploi, indiquez la référence et la localité du centre.
• Si le poste était affiché sur Internet, n’indiquez pas l’adresse, mais au moins mentionnez le nom du site.
• Si vous avez entendu parler du poste par un employé, mentionnez-le ; cependant avisez-en l’employé concerné.
• Si vous avez établi un contact téléphonique avec l’interlocuteur et y référez dans votre lettre, mentionnez la date de cet appel.
2. Deuxième paragraphe : la mise en relief des compétences et du potentiel
Dans ce paragraphe, il s’agit de mettre en évidence comment vos compétences répondent aux exigences du poste offert. En d’autres termes, en lisant votre lettre, l’employeur devrait découvrir si vous comprenez la nature du poste et pourquoi il devrait vous le confier.
Évitez les formules vagues telles que celles-ci :
« Mes compétences sauront répondre à vos exigences », ou pire « Ce poste me conviendrait tout à fait ».
Quelles compétences ? Quelles exigences ? Vous connaissez le type d’emploi ? Vous en connaissez les implications ? Nommez-en deux ou trois et associez-y les compétences que vous possédez par rapport aux points mentionnés. Faites valoir aussi vos expériences antérieures ou actuelles.
Vous pouvez scinder le paragraphe en deux et aborder en deuxième partie les traits de votre personnalité que vous considérez comme des atouts pour ce type de travail. Attention ! Pas de généralités. Cernez avec précision les qualités et les atouts pertinents.
Rappelez-vous qu’il n’est plus au goût du jour d’énumérer vos activités de loisirs préférées, à moins qu’un aspect particulier puisse en être dégagé et mis en relation avec les exigences du poste.
3. Troisième paragraphe : la démonstration de votre intérêt pour le poste et pour l’entreprise
Avez-vous déjà entendu parler de cette compagnie ou d’une de ses réalisations ? Que représente ce poste pour vous ? Quelle motivation vous pousse à poser votre candidature ? Le troisième paragraphe devrait répondre à ces questions. Du moins, l’employeur devrait y lire votre motivation et votre enthousiasme pour ce travail. Pourquoi voulez-vous ce travail ? Cela représente-t-il un nouveau défi, une chance de mettre en application de nouvelles connaissances, une première expérience dans le monde du travail ? La parole est à vous et vos motivations intéressent l’employeur.
Soyez honnête dans vos propos. Évitez la flatterie. Si vous pensez que cette entreprise est un véritable chef de file dans son domaine ou qu’elle offre des possibilités uniques dans votre sphère d’activités, dites-le, mais ne faites pas de faux compliments. Parlez de vos motivations sans plus.
4. Quatrième paragraphe : les indications sur votre disponibilité et une formule de politesse
Votre lettre devrait se terminer sur une ouverture. En effet, vous espérez être reçu en entrevue. Indiquez donc clairement que vous êtes prêt à une entrevue. La formule peut varier, mais évitez un ton autoritaire comme celui-ci : « Communiquez avec moi le plus vite possible ». Évitez aussi d’être trop implorant.
Ce paragraphe doit être très court et se terminer par une formule de politesse brève et réservée. Évitez les formules empesées.
Un truc
Vous ne parvenez pas à formuler votre lettre ? À mettre en valeur vos compétences pourtant bien énumérées dans votre CV ? Vous manquez de recul pour faire valoir vos qualités ?
Faites votre lettre en compagnie d’un ami ou d’une personne capable de vous aider à vous évaluer. Faites-lui lire votre CV et discutez du contenu de la lettre par rapport à l’emploi offert. Les autres ont souvent un regard plus indulgent, mais aussi plus objectif sur soi. De plus, le simple fait de parler de vos compétences et de vos forces avec quelqu’un vous aidera à faire le point et à mieux rédiger cette lettre et les suivantes.
Besoin d’une lettre originale ?
Vous convoitez un poste de créatif en publicité ? Le type d’emploi annoncé exige beaucoup d’originalité et de créativité ? Vous maniez bien l’écriture et avez une personnalité colorée susceptible de correspondre à l’emploi ? Une lettre au ton plus « racoleur », plus
« artistique » s’impose peut-être. Mais méfiez-vous des formules trop originales. Même si l’entreprise est orientée vers la création, le choix d’un employé et la sélection du personnel se fait tout de même selon certaines normes et critères. À vouloir être trop original, on risque de ne pas transmettre l’information pertinente et nécessaire.
Un texte très bien écrit et des formules bien senties témoigneront de votre savoir-faire, mais, pour l’heure, il importe surtout de démontrer à l’employeur qu’il aurait de bonnes raisons de vous embaucher.
La présentation de lettres sur carton, en couleurs, avec dessins ou incluses dans des gadgets est une mode qui semble périmée ; un consensus se dessine autour de la sobriété et de la simplicité.
Vous trouverez parmi les exemples de lettres présentées à la fin de ce chapitre quelques modèles dont le style et la forme sortent des sentiers battus ou des formules classiques. Déterminez si cela vous représente et s’adapte à votre situation. À vous de faire preuve de discernement.
La lettre de présentation et le courriel
Vous faites parvenir votre CV par voie électronique ? Dans ce cas, ajoutez votre lettre de présentation au début de votre CV et faites parvenir le tout en pièce jointe. La lettre de présentation sera ainsi imprimée en même temps que le CV et apparaîtra comme la première page de votre CV. Ne transcrivez pas votre lettre de présentation sur votre page courriel.
Votre message électronique doit tout simplement mentionner que vous transmettez votre CV pour le poste X. Rien de plus.
Exemple
n Madame Boisvert,
Vous trouverez en pièce jointe mon curriculum vitae pour le poste de machiniste. Merci de votre attention,
Maurice Dumoulin
Pourquoi ne faut-il pas utiliser votre lettre de présentation comme message courriel ?
• La personne qui reçoit les CV par courriel n’a sans doute pas le temps de lire votre lettre à l’écran.
• Si elle doit l’imprimer en plus du CV, c’est une perte de temps pour elle.
• La présentation visuelle de la lettre sur un message courriel laisse à désirer et nécessite souvent deux pages.
• Vous risquez que la personne fasse circuler votre CV sans la lettre de présentation.