La communication interne (VOLET 2)

La communication interne un terme flou et ambiguë a deux formes (=système et fonction).

Les personnes interrogées ont pour la plupart un peu la même idée de définition de ce terme. D’autres disent que leurs organisations fonctionnent sans communication interne. La communication interne est une déclinaison de la communication d’entreprise, elle est la composante d’un système global d’organisation des flux d’information et des échanges.

Quand on parle de communication d’entreprise, on voit la communication interne managériale, définie comme la production d’informations (matière première de la décision non pas donnée mais construite) en interne comme en externe et comme la création d’interfaces (interactions).

A travers les entretiens, certains interviewés praticiens de communication interne (directeur/directrice/chargée de communication, DRH, …), ont défini « la communication interne » avec des éléments effectifs qui permettent de catégoriser cette dernière sous deux formes.

En effet, nous pouvons distinguer la communication interne en tant que fonction et en tant que système d’interrelations, sachant que toutes les activités sont variables d’un service à un autre.

- en tant que fonction, elle représente toutes les missions qui permettent d’atteindre les objectifs de l’entreprise ;

- en tant que système englobant une volonté de créer du lien, d’interagir, d’échanger au travers des flux d’informations et des relations internes (dimension sociale, humaine).

La CI une fonction multiforme et d’interrelation

Selon les interviewés la communication a pour missions selon des objectifs managériaux d’ordre économique et social précis:

- d’établir une coopération et une coordination entre l’équipe de direction et le reste des membres (c’est en ce sens que l’on peut dire que « la communication organise »)

- d’informer le personnel sur l’environnement de l’entreprise interne/ externe (sur les métiers, les pratiques, les dynamiques d’évolution..)

- de rendre pratique, efficace et plus agréable l’information et sa diffusion (ex : assurer la cohérence des messages en interne comme en externe, faire preuve de transparence dans la diffusion de l’information pour certains…)

- de solliciter et conseiller sur la diffusion/ réalisation de supports et outils d’information internes à l’entreprise

- de mobiliser le personnel et de favoriser les actions

- d’améliorer la qualité des relations

- de gérer les conflits et autres situations problématiques

- de définir la politique globale de la communication

- de développer une adhésion optimale du personnel aux objectifs de l’entreprise et à ses valeurs

- de donner du sens au travail collaboratif, pour favoriser l’efficacité de l’organisation

- de superviser, de contrôler et d’évaluer la réalisation des actions mises en place

- d’animer une équipe et construire un « esprit de famille » (selon structure et objectifs)

- de prendre en compte la gestion des relations presse

- de définir et gérer le budget de la communication

- de valoriser les métiers, le savoir-faire, les compétences de l’entreprise comme du personnel

- de gérer l’image de l’entreprise en interne comme en externe et de la rendre adaptable face à la cible visée

- ou encore d’anticiper les stratégies et les projets que la hiérarchie souhaite imposer selon certains

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La communication interne et ses trois styles selon le choix d’outils communicationnels à la fois techniques et humains

La communication interne se manifeste à travers l’emploi de différents outils qui composent un système communicationnel. La communication peut être descendante, c’est à dire venant uniquement de la hiérarchie, ascendante si elle vient seulement des employés, ou interactive dans le sens où elle est construite par la hiérarchie mais aussi par les employés).

Voici quelques outils évoqués par les personnes interrogées, ils servent à informer (à diffuser les informations réglementaires, faire connaître l’environnement de l’entreprise…), expliquer, convaincre, faire adhérer :

La DRH qui aide à la formation, au recrutement, à l’information et l’orientation des agents en interne

Les cadres relais

Le journal d’entreprise/interne, les plaquettes institutionnelle (ex : les plaquettes d’informations sur les thèmes d’actualité), les bulletins d’informations (ex :avec photos ; présentation de nouveaux agents ; du changement d’équipe ; informations administratives et non scientifiques) (papiers ou numériques)

L’Intranet et la messagerie Minitel

Le réseau d’affichage ou l’affichage, les notes de services, les lettres d’informations et les circulaires

Les magazines à parution trimestrielle

Les réunions, les visioconférences et/ou audioconférences

Les relations publiques

Les événements internes (institutionnels,…)

Le livret d’accueil et le protocole

L’utilisation d’écrans (dans les locaux de l’entreprise comme le hall)

Les listes de diffusion

Les enquêtes et sondages

Les groupes de concertation

L’utilisation de boite à idées

Sous les exemples de définitions donnés par les interviewés on peut se rendre compte que la communication interne relève de réalités d’actions concrètes mais aussi de volontés et d’ambitions de chacun, selon des perspectives d’avenir spécifiques :

Par exemple, la communication interne du point de vue des interviewés, c’est aussi :

- « montrer que l’environnement est agréable » ;

- « c’est un souhait de la direction auprès de tous ses agents » ;

- « c’est quelque chose qui sert à faire évoluer l’organisation par l’observation du fonctionnement des services «

- « c’est la volonté d’une forme d’équité au sein de l’organisation »

- « une volonté collective de communiquer au sein de l’organisation soumise à des difficultés : des manques de moyens et de temps ».