Retningslinjer for brug af mail

Retningslinjer for brug af mail på Gladsaxe Gymnasium

Undervisere på Gladsaxe Gymnasium har en arbejdsmail, som er tilknyttet gymnasiets Google Workspace. Arbejdsmailen har en adresse af typen xx@gladgym.dk

En række medarbejdergrupper (gymnasievejledere, coaches, ledelse og sekretariat) har derudover adgang til endnu et mailsystem med mailadresse af typen xx@ggadm.dk (sikker mail).

Gymnasiet forventer at medarbejderne anvender disse mailsystemer til arbejdsrelaterede formål, og at medarbejderne opretter private mailkonti til private formål.

A: Følgende retningslinjer gælder for medarbejdernes brug af mail, der ikke indeholder fortrolige og personfølsomme personoplysninger:

• Mails har som udgangspunkt et acceptabelt grundsikkerhedsniveau når de sendes indenfor gymnasiets Google Workspace. Mails fra andre maildomæner er en tur ude på det store internet mellem afsender og modtager og har derfor et lavere sikkerhedsniveau. Derfor må du aldrig lave videresendelsesregler mellem din arbejdsmail og en anden mailkonto.

• Arbejdsrelaterede e-mails mv. er gymnasiets ejendom, som gymnasiet kan åbne og læse i helt særlige tilfælde. Dette sker dog kun, hvis det er nødvendigt af hensyn til driften eller som led i fx it-support, som du evt. selv anmoder om – og det sker aldrig uden orientering af medarbejderen (om muligt). Gymnasiet læser dog aldrig medarbejderes e-mails, der er tydeligt mærket ”privat”, idet dette er privat korrespondance, som er omfattet af brevhemmeligheden. Gymnasiet forventer dog, at du bruger en privat mailkonto til privat kommunikation (jf. ovenfor)

• Ved fratrædelse mister du adgangen til Google Workspace. Din mailadresse af typen xx@gladgym.dk slettes tre måneder efter din fratræden sammen med dine øvrige data i Google Workspace (drev, google apps mm).

B: Følgende retningslinjer gælder for medarbejdernes brug af mail, der indeholder fortrolige og personfølsomme personoplysninger:

• Mails med fortrolige og personfølsomme oplysninger kan sendes sikkert mellem adresser indenfor organisationen, altså fra fx xx@gladgym.dk til yy@gladgym.dk. Mails med sådant indhold slettes af medarbejderen hurtigst muligt efter behandlingen af oplysningerne er slut.

Hvis du undtagelsesvist har brug for at sende en sikker mail med fortrolige og personfølsomme oplysninger til en ikke-gladgym.dk mailkonto kan du henvende dig til dataansvarlig Jens Bjerregaard eller gymnasiets sekretariat, som kan hjælpe dig.