Orientering om behandling af personoplysninger som led i skolegang

Når du er elev på Gladsaxe gymnasium, behandler vi dine personoplysninger

Dette er en orientering til dig, som er elev på Gladsaxe gymnasium (GG), om hvordan vi behandler dine personoplysninger.

GG tilstræber at behandle så få personoplysninger om dig som muligt. Vi behandler kun personoplysninger, hvis det er nødvendigt, sagligt begrundet og proportionelt.

Vi indsamler og behandler derfor som altovervejende udgangspunkt kun de personoplysninger, der er nødvendige for, at vi kan overholde vores pligter i henhold til den gymnasiale lovgivning.

• Det kan dreje sig om oplysninger, der gør det muligt for os at identificere dig, sætte dig på hold, undervise dig og administrere dit fravær.

• Det kan dreje sig om oplysninger, vi skal bruge til dokumentation, fx for at du kan oprykkes til næste klassetrin, modtage SU eller andre ydelser, som du selv har ansøgt om, eller at du kan indstilles til eksamen.

• Det kan dreje sig om oplysninger, der er nødvendige for at kunne drive gymnasiet. For eksempel til at gennemføre kontrolforanstaltninger, forebygge snyd ved eksamen og til brug for gymnasiets økonomistyring. GG kan bruge persondata fra fx Lectio, G Suite og gymnasiets netværk i forbindelse med drift og vedligehold af systemerne og til kontrol af adfærd. Endvidere behandler vi oplysninger om betalingskort og transaktioner i forbindelse med dit eller dine forældres køb af billetter til gymnasiets arrangementer eller betaling for studieture, ekskursioner mm.

• I forbindelse med Covid-19 pandemien registrerer vi også personoplysninger om dig vedr. Covid-19 testsvar. Formålet er at sikre dokumentation for at du må møde fysisk op på skolen samt for at kunne vejlede dig om selvisolation og iværksætte smitteopsporing. Se Underretning om behandlingen af personoplysninger som led i selvpodning under supervision på skoler og uddannelsesinstitutioner for flere oplysninger.

• Det kan blive nødvendigt at behandle fortrolige eller følsomme personoplysninger om dig og evt. også dine forældre. Fx

  • hvis du beder om skolegang på særlige vilkår pga. handicap eller særlige sociale forhold

  • hvis du aflægger ordblindetest

  • hvis du søger om dispensation til udeboende SU pga særlige sociale forhold i hjemmet

  • hvis du skal på studietur til udlandet (i så fald kan du og evt. også dine forældre blive bedt om at aflevere paskopi)

  • hvis du ikke overholder GGs Studie- og ordensregler

  • hvis vi har mistanke om snyd ved eksamen

Vi indsamler og behandler også følgende personoplysninger om dig, hvis du har givet samtykke til det:

• foto eller video af dig kan offentliggøres på gymnasiets hjemmeside, gymnasiets profiler på sociale medier eller i gymnasiets trykte publikationer

• dine kontaktoplysninger kan videresendes til Dansk Skolefoto, hvis du ønsker at blive fotograferet. Et elevudvalg udarbejder en elevbog, hvor dit klassefoto og navn bliver publiceret

• registrering af følsomme personoplysninger om dig som led i studievejledning, hvis det ikke sker til brug for fx ansøgning om SPS-midler, dispensation til udeboende SU eller anden form for støtte, fx ekstra tid til eksamen

• gymnasiet kan orientere dine forældre om dine forhold (almindelige personoplysninger), efter du er fyldt 18 år

Du giver dit samtykke i Gymbetaling. Du skal udfylde blanketten i Gymbetaling, men det er frivilligt, om du vil give samtykke. Du kan til enhver tid tilbagekalde dit samtykke med virkning for fremtiden samt med tilbagevirkende kraft, hvis dette er teknisk muligt.

Overførsel til tredjelande

Personoplysningerne overføres ikke til tredjelande, undtagen hvis dette er et krav i forbindelse med fx internationale aktiviteter.

Videregivelse

Gladsaxe gymnasium videregiver kun personoplysninger om dig, hvis det er et krav ifølge lovgivningen og det i øvrigt er nødvendigt for varetagelsen af vores pligter som gymnasieskole.

Modtager af dine oplysninger kan være modtagergymnasiet, hvis du flytter skole, Ungdommens Uddannelsesvejledning, hvis du forlader gymnasiet i utide, Undervisningsministeriet eller ministeriets styrelser, Regionen eller Styrelsen for Videregående Uddannelser samt Styrelsen for Patientsikkerheds Coronaopsporingsenhed og Sundhedsdatastyrelsen vedr. positive testsvar for Covid-19.

Dine rettigheder

Retten til indsigt: Du (eller dine forældre) kan få indsigt i, hvilke personoplysninger vi behandler, hvad formålet med behandlingen er, hvor længe vi opbevarer personoplysningerne, hvor vi har oplysningerne fra (hvis vi ikke har modtaget dem fra jer), hvem vi evt. videregiver personoplysningerne til samt på hvilket grundlag, vi evt. overfører personoplysningerne til tredjelande, jf. art. 15 i databeskyttelsesforordningen. Indsigten kan gives enten ved at vi udleverer en kopi af oplysningerne, og/eller ved, at vi beder dig om selv at logge ind i et et IT-system med din brugeradgang for at se oplysningerne dér. Retten til indsigt kan dog være begrænset, hvis hensynet til private interesser, fortrolighed om andres oplysninger eller tavshedspligt i den offentlige forvaltning kræver det, jf databeskyttelseslovens §22

Retten til indsigelse: Du kan gøre indsigelse mod vores behandling af personoplysninger, hvis dine interesser i ikke at få behandlet personoplysninger går forud for Gladsaxe gymnasiums legitime interesser i at kunne foretage behandlingen, jf artikel 21 i databeskyttelsesforordningen.

Retten til berigtigelse: Du kan få rettet eller suppleret personoplysninger om dig, som er forkerte eller ufuldstændige, jf artikel 16 i databeskyttelsesforordnngen.

Retten til begrænsning af behandlingen: Du har ret til at få begrænset vores behandling af personoplysninger, hvis der er særlige grunde til det, jf artikel 18 i databeskyttelsesforordningen.

Retten til sletning: Vi opbevarer dine personoplysninger så længe, det er nødvendigt af hensyn til Gladsaxe gymnasiums dokumentation for vores administration af din skolegang.

• De fleste oplysninger om dig slettes 3 år efter, du er blevet student

• Oplysninger i sager om ansøgning og administration af udeboende SU og SPS-midler slettes efter 5 år

• Dit eksamensbevis slettes efter 30 år

Dine forældres personoplysninger (stam-, kontakt, og systembrugeroplysninger) opbevares indtil du fylder 18 år. Hvis du har sagt ja til, at vi stadig må kontakte dine forældre ang. din skolegang, når du er fyldt 18 år, opbevarer vi dine forældres personoplysninger indtil der er gået 3 år efter, du er blevet student. Hvis der fx som led i ansøgning om udeboende SU er indhentet oplysninger om dine forældres indkomst eller øvrige forhold, opbevarer vi dem indtil der er gået 5 år efter, du er blevet student.

Hvis du tilbagekalder det samtykke, du har givet os til visse behandlinger (jf ovenfor) ophører vi fremover med de persondatabehandlinger, du gav samtykke til . Dog kan vi have behov for fortsat at behandle visse af personoplysningerne i en begrænset periode, fx som dokumentation for administration af økonomiske tilskud eller særlige vilkår, som du har modtaget på baggrund af personoplysninger, som du gav samtykke til, vi måtte behandle. Hvis dit samtykke er givet til offentliggørelse af dit foto eller video på internettet, vil vi gøre, hvad der er teknisk muligt med de redskaber, vi er i besiddelse af, for at fjerne dine personoplysninger igen. Vi kan dog ikke garantere, at materialet kan fjernes igen fra fx Googles søgemaskine eller Facebook.

Sådan gør du brug af dine rettigheder: Du skal kontakte Gladsaxe gymnasiums kontaktperson Jens Bjerregaard jb@gladgym.dk eller gymnasiets databeskyttelsesrådgiver på dpo@gfadm.dk og oplyse, hvilken ret, du ønsker at gøre brug af, og hvorfor. Vi vil herefter undersøge, om vi er enige i, at retten kan udøves.

Klageadgang

Gladsaxe gymnasiums behandling af personoplysninger kan påklages til Datatilsynet, Carl Jacobsens Vej 35, 2500 Valby, eller ved e-mail til dt@datatilsynet.dk

Hjemmel til behandling af dine personoplysninger

findes i den gymnasiale lovgivning:

• Den europæiske databeskyttelsesforordnings art. 6, stk. 1 og art. 9, stk. 1

• Databeskyttelseslovens §§ 6, 7, 10 og 11

• Lovbekendtgørelse om de gymnasiale uddannelser

• Bekendtgørelse om de gymnasiale uddannelser

• SU-loven

• Almen eksamensbekendtgørelsen

• Bekendtgørelse om studie- og ordensregler i de gymnasiale uddannelser

• Bekendtgørelse om sætlige tilskud til specialpædagogisk bistand til ungdomsuddannelser mv. (SPS-bekendtgørelsen)

• Vedr. registrering af Covid-19 testsvar: GDPR art. 9, stk. 2, litra h, jf GDPR art. 6, stk. 1, litra e, jf epidemilovens §34 og bekendtgørelse om lukning og genåbning med sener ændringer

Brug af Gladsaxe gymnasiums netværk samt sikker kommunikation med os om din skolegang

Som led i din skolegang vil du (og dine forældre indtil du fylder 18 år) få adgang til nogle af gymnasiets IT-systemer og undervisningsnetværk.

Vores retningslinjer for

• hvad skolens IT-systemer og netværk må bruges til

• hvordan du beskytter dine egne personoplysninger som led i fx brug af apps i undervisningen

• hvordan du må bruge andres (fx dine kammeraters) personoplysninger

finder du her:

• Husregler for digital adfærd på GG