Retningslinjer for brug af Lectio

Lectio bruges til:

• Skemalægning og eksamensplanlægning (oplysninger om forlænget tid til eksamen må ikke fremgå)

• Fraværsregistrering

• Aflevering af skoleopgaver ændret til: skriftlige opgaver

• Karaktergivning

• Øvrig nødvendig administration af studierelateret art, som ikke indeholder personoplysninger (fx studieplaner, undervisningsbeskrivelser mm)

Lectio bruges ikke til:

• Beskeder og dokumenter slettet: "og dokumenter"

• Øvrige kommunikationsfunktioner (fritekstfelter), hertil bruges DocuNote (dette er især relevant for gymnasievejledere, coaches mfl) punktet slettet

• Opbevaring af personoplysninger, der er fortrolige og følsomme, med mindre der ikke er alternativer hertil. Se evt. oversigt over forskellige typer af personoplysninger

CPR-numre og karakterer er fortrolige oplysninger. Disse oplysninger er vi indtil videre nødt til at opbevare i Lectio, da vi ikke har et relevant alternativ. Derfor er det afgørende, at kun de medarbejdere, der har et tjenstligt formål med at kende personoplysninger om eleverne, fx i form af karakterer eller CPR-numre, bruger deres Lectio-adgang til dette. Underviser man ikke en elev, må man derfor fx ikke tilgå elevens karakterer.

På Gladsaxe Gymnasiums hjemmeside under sikker mail - vejledning kan elever, værger og medarbejdere se, at vi opfordrer til at bruge sikker mail- og altså ikke Lectio - til kommunikation, der indeholder fortrolige og følsomme personoplysninger. Kommunikationen bør i stedet ske via sikker, krypteret mail. Via et link i vejledningen kan man downloade et certifikat til at sende sikker mail med. Mails sendt mellem mailkonti i Gladsaxe gymnasiums G Suite (altså mails af typen xx@gladgym.dk) er krypterede og fungerer også som sikker mail.

For at beskytte tidligere elevers personoplysninger mod uvedkommendes adgang er det vigtigt, at man som medarbejder IKKE tilgår oplysninger i Lectio, selv om det er muligt.

Gymnasiets ledelse og sekretariat har ansvaret for den løbende sletning af forældede personoplysninger i Lectio.