Retningslinjer for brug af Lectio

Retningslinjer for brug af Lectio

Lectio bruges til:

• Skemalægning og eksamensplanlægning (oplysninger om forlænget tid til eksamen må ikke fremgå)

• Fraværsregistrering

• Aflevering af skriftlige opgaver

• Karaktergivning

• Øvrig nødvendig administration af studierelateret art, som ikke indeholder personoplysninger (fx studieplaner, undervisningsbeskrivelser mm)

Lectio bruges ikke til:

• Beskeder

• Opbevaring af personoplysninger, der er fortrolige og følsomme, med mindre der ikke er alternativer hertil. Se evt. oversigt over forskellige typer af personoplysninger

CPR-numre og karakterer er fortrolige oplysninger. Disse oplysninger er vi indtil videre nødt til at opbevare i Lectio, da vi ikke har et relevant alternativ. Derfor er det afgørende, at kun de medarbejdere, der har et tjenstligt formål med at kende personoplysninger om eleverne, fx i form af karakterer eller CPR-numre, bruger deres Lectio-adgang til dette. Underviser man ikke en elev, må man derfor fx ikke tilgå elevens karakterer.

På Gladsaxe Gymnasiums hjemmeside under sikker mail - vejledning kan elever, værger og medarbejdere se, at vi opfordrer til at bruge sikker mail- og altså ikke Lectio - til kommunikation, der indeholder fortrolige og følsomme personoplysninger. Kommunikationen bør i stedet ske via sikker, krypteret mail. Via et link i vejledningen kan man downloade et certifikat til at sende sikker mail med. Mails sendt mellem mailkonti i Gladsaxe gymnasiums G Suite (altså mails af typen xx@gladgym.dk) er krypterede og fungerer også som sikker mail.

For at beskytte tidligere elevers personoplysninger mod uvedkommendes adgang er det vigtigt, at man som medarbejder IKKE tilgår oplysninger i Lectio, selv om det er muligt.

Gymnasiets ledelse og sekretariat har ansvaret for den løbende sletning af forældede personoplysninger i Lectio.

Ændringshistorik:

• 20220620: Ændringer i afsnittene "Lectio bruges til" og "Lectio bruges ikke til". Orientering om ændringer givet til alle ansatte via mail 23. juni 2022 med indsigelsesfrist 31. august 2022. Version af 12. maj 2022 før ændringerne kan ses her med ændringerne markeret