Hjemmesiden og sociale medier

Sådan arbejder vi med personoplysninger på hjemmesiden og på sociale medier

Som led i kommunikationsopgaven på Gladsaxe Gymnasium offentliggør vi fotos og evt. også video og/eller tekst om elever og medarbejdere via følgende medier og platforme:

a) På hjemmesiden

b) På sociale medier: Gymnasiets sider på Facebook og Instagram

c) I trykte publikationer, på plakater, reklamer, bannere

d) På skolens info-skærme

e) I artikler eller indslag i dagblade, aviser og på tv

Formålet med offentliggørelsen er at formidle skolens hverdag, traditioner, rejser, begivenheder, nyheder mv. i ord og billeder.

Skolens offentliggørelse af fotos på internettet forudsætter, at der er hjemmel til offentliggørelsen i form af et samtykke fra de personer, der er afbilledet. Det gælder både for portrætfotos og situationsbilleder, hvor elever/medarbejdere er genkendelige. Den eneste undtagelse til samtykkekravet er, hvis der er tale om et mere ”panorama-agtigt” situationsbillede fra fx translokation, gallafest, idrætsdag mv, dvs. et billede fra en situation, hvor man som elev/medarbejder/gæst må kunne forudse og forvente, at der fotograferes og formidles billeder fra via forskellige medier.

Hvis en person, der er afbildet på et sådant situationsbillede senere gør indsigelser mod visningen af billedet på fx hjemmesiden, skal det som altovervejende hovedregel fjernes fra hjemmesiden igen med mindre den begrundelse, som personen giver for sin indsigelse, ud fra en objektiv betragtning er af absolut uvæsentlig karakter. Dette er altid en konkret vurdering.

Det er skolens ansvar at sørge for, at eleverne og medarbejderne på billedet/videoen har givet deres forudgående oplyste samtykke til offentliggørelse.

Ex.: et elev-samtykke til at skolen må vise elevens foto på hjemmesiden i ”neutral” undervisningssammenhæng er ikke nødvendigvis ensbetydende med, at eleven også samtykker til, at elevens foto må bruges som illustration i fx en digital avisartikel om seksuelle krænkelser, idet dette kan tolkes som om, det er netop dén elev, der har været involveret i en sag om seksuelle krænkelser.

Samtykket skal endvidere kunne tilbagekaldes af eleven/medarbejderen.

Ex.: skolens offentliggørelse af foto på Facebook (og afhængigt af det konkrete mediums brugervilkår formentlig også Instagram, YouTube, Snap Chat og andre sociale medier), kan indebære, at billedet ikke kan fjernes fra Facebooks database igen. Dvs. at elevens tilbagekaldelse af samtykket i praksis bliver umulig.

Denne konsekvens ved at give sit samtykke til offentliggørelse på Facebook mv., bør fremgå tydeligt og udtrykkeligt af den tekst, som eleven præsenteres for, når han bliver bedt om at give samtykke. Derved bliver eleven gjort opmærksom på konsekvenserne af et samtykke til offentliggørelse på Facebook.

Praktik

Elevernes og medarbejdernes samtykke til visning af fotos/videoer gives i Gymbetaling / HR-Databasen.

Sekretariatet er ansvarlig for at lave negativ-liste over de elever og medarbejdere, der har sagt ”nej” til offentliggørelse af deres foto.

Sekretariatet formidler listen til kommunikationsmedarbejdere og administratorer af de platforme, der er nævnt i litra a-e ovenfor. De konkrete medarbejdere er herefter medansvarlige for at tjekke, at der er givet samtykke fra alle på billedet eller videoen til offentliggørelse på netop dét medie eller i dén kontekst, der er tale om, jf. ovenfor.

Sletning

Hvis elever ønsker fotos slettet fra hjemmesiden eller andre steder, står webmasteren for sletning af fotos fra hjemmesiden.

Når et billede slettes fra hjemmesiden skal skolen desuden gøre et forsøg på også at få slettet Googles visning af billedet i Googles cache-resultater. Googles egen vejledning i, hvordan dette kan gøres findes her. Vejledningen er desværre ikke let, og det kan derfor anbefales evt. at drøfte med skolens hjemmesideleverandør, hvordan hjemmesiden kan kodes, så sletning af billeder fra hjemmesiden slår igennem på Google straks.

Sletning af indhold fra Facebook og andre sociale medier står den funktionsansvarlige for sociale medier for. Billedalbums og andre billeder på Facebook, der er + 3 år gamle, slettes.

NB: Red Barnets vejledning til sletning af billeder fra diverse sociale medier findes her