Retningslinjer for medarbejderes brug af Generativ AI på GG

Disse retninglinjerer gælder ved brug af Generativ AI (herefter forkortet GAI) som fx ChatGPT, Gemini og Copilot i både gratisversioner og betalingsversioner. 

Før du tager GAI i brug, bør du altid:

• være opmærksom på muligheder for konfiguration af privatlivs- og sikkerhedsindstillinger

• overveje sletterutine vedr. prompts

Al inddata skal ske med omtanke og i overensstemmelse med retninglinjerne.

Det er ikke tilladt at:

• dele eller behandle personoplysninger

• generere tekst, der kan bruges til at identificere enkeltpersoner

• overtræde ophavsrettigheder eller andre immaterielle rettigheder

• behandle anden information, der kan klassificeres som fortrolig eller forretningshemmeligheder, herunder fx:

  • Personlige data: Identifikationsoplysninger, der kan identificere en person, såsom navne, adresser, telefonnumre, e-mailadresser, CPR-numre, sundhedsoplysninger, finansielle oplysninger etc.

  • Medarbejderoplysninger: Information om medarbejdere, inklusive lønoplysninger, personalefiler, performance evalueringer, og andre personlige oplysninger.

  • Elevoplysninger: Information om elever, inklusive oplysninger om individuelle forhold, uddannelsesparathed, fravær, klager.

  • Finansielle rapporter og data: Ikke offentliggjorte finansielle rapporter, budgetter, prognoser, investeringsanalyser, og anden finansiel information.

  • Kontrakter og aftaler: Detaljer om underskrevne kontrakter, aftaler med leverandører, partnere eller andre tredjeparter, inklusive betingelser, priser, og andre følsomme oplysninger.

  • Sikkerhedsinformation: Detaljer om sikkerhedsprotokoller, adgangskoder, krypteringsnøgler og andre oplysninger relateret til organisationens IT-sikkerhed.

  • Juridiske dokumenter: Upublicerede juridiske dokumenter, rådgivning, retssager, og andre følsomme juridiske informationer.

 Når du bruger GAI, skal du have fokus på:

• Formål: Overvej hvordan værktøjet bedst bruges ansvarligt og effektivt.

• Dataminimering: Afgiv kun oplysninger, som skønnes nødvendige, for at opgaven kan løses.

• Rigtighed: Kontrollér, vurdér og evt. validér det output, som genereres.

• Nødvendighed: Rens svar for evt. personoplysninger/personhenførbare oplysninger og/eller andet indhold af fortrolig karakter. Hvis et genereret svar indeholder information, der kan karakteriseres som fortroligt eller følsomt, skal indholdet slettes eller anonymiseres.

• Ansvarlighed: Slet overflødig data og  vær sikker på, at andre brugere ikke har adgang til din konto

• Læk af persondata: Sikkerhedsbrist f.eks. deling af personoplysninger skal håndteres i overensstemmelse med skolens alm. regler. Hvis du kommer til at uploade/dele personoplysninger via et GAI-værktøj, skal du kontakte skolens GDPR-tovholder eller skolens DPO.

Når du bruger GAI i undervisningen skal du være opmærksom på, hvilke GAI-typer, det er tilladt at bruge i undervisningen, se oversigten Risikovurderinger og GDPR

Når du i øvrigt bruger GAI til arbejdsrelaterede formål må du også anvende:

• Google Gemini (i GGs Workspace-miljø)

• Notebook LM (i GGs Workspace-miljø)

• GAI-værktøjer, som du har opnået licens til via GG

Du må også anvende andre GAI-værktøjer under forudsætning af, at retningslinjerne her altid overholdes. Inden du tager andre GAI-værktøjer i brug skal du sikre dig, at de ikke fungerer på måder, der ikke er i overensstemmelse med retningslinjerne.

Du bør altid følge god skik og være gennemsigtig og ærlig, når materialet er helt eller delvist skabt med hjælp fra GAI, fx angive kildehenvisning(er).

Køb af GAI-licenser skal altid aftales med nærmeste leder, og licensen må kun anvendes af medarbejdere, som har fået tildelt brugerrettighed til værktøjet. Uanset hvilken GAI-version, du som medarbejder bruger, må værktøjet kun bruges til arbejdsrelaterede formål og opgaver, der er relevante i forhold til din stilling og ansvarsområde.

____________________

Det er frivilligt, om man vil gøre brug af GAI.