Orientering om behandling af personoplysninger ved optagelse

Når du ansøger om optagelse på Gladsaxe gymnasium, behandler vi dine personoplysninger (1)

Dette er Gladsaxe gymnasiums orientering om vores brug af personoplysninger, når man ansøger om optagelse hos os, jf. databeskyttelsesforordningens art. 13.

Gladsaxe gymnasium tilstræber at behandle så få personoplysninger som muligt, ligesom vi kun behandler personoplysninger, hvis det er nødvendigt, sagligt begrundet og proportionelt.

Hvem er dataansvarlig

Gladsaxe gymnasium er dataansvarlig for den behandling af personoplysninger, som vi beskriver nedenfor. Hvis du ønsker at flere oplysninger om vores behandling af personoplysninger, kan du kontakte uddannelseschef Jens Bjerregaard på jb@gladgym.dk eller gymnasiets databeskyttelsesrådgiver Pernille Frimann Heiring på dpo@gfadm.dk.

Hvis Gladsaxe gymnasium får flere ansøgere, end vi har kapacitet til, sender vi alle ansøgninger til det regionale Fordelingsudvalg, som bliver ny dataansvarlig.

Hvis Fordelingssekretariatet vurderer, at du ikke kan optages hos os, videresender vi automatisk din ansøgning til det gymnasium, som Fordelingsudvalget har peget på. Herefter er dette nye gymnasium dataansvarlig.

Formålet med behandling af personoplysninger

Formålet med Gladsaxe gymnasiums behandling af personoplysninger er formel identifikation af ansøgeren og forældremyndighedsindehavere, reservation af plads til ansøgeren, behandling af selve ansøgningen om optagelse samt behandling af eventuelle klager over afslag.

Retsgrundlaget for behandlingen af personoplysninger

• Gymnasielovens kapitel 2 om optagelse

• Optagelsesbekendtgørelsen

• Procedurebekendtgørelsen

• Databeskyttelsesforordningens art. 6 og databeskyttelseslovens §6

Vi behandler følgende kategorier af personoplysninger om ansøgere

CPR-nummer, navn, adresse, e-mail, telefonnummer, uddannelsesønsker, standpunkts- og prøvekarakterer og eksamensgennemsnit, eventuelle værgeoplysninger og værgers kontaktoplysninger, skoletilknytning, uddannelsesparathedsvurdering, evt. bilag med udtalelser, evt. diverse erklæringer og oplysninger om særlige forhold, evt. resultater fra optagelsesprøve, optagelsessamtale eller klagesag samt de øvrige oplysninger, som ansøgeren selv giver i ansøgningen (herunder i fritekst).

Er man forpligtet til at afgive oplysningerne?

Hvis ansøgeren ønsker at søge om optagelse på en ungdomsuddannelse i Danmark, er det obligatorisk at indsende ansøgningerne via Optagelse.dk. Ansøgeren er ikke forpligtet til at afgive oplysninger, men konsekvensen af at undlade dette er, at man ikke kan søge om optagelse. De med * markerede oplysninger ovenfor er dog frivillige at afgive.

Modtagere eller kategorier af modtagere

Ansøgningen videregives til Fordelingsudvalget i Region Hovedstaden, hvis Gladsaxe gymnasium får flere ansøgere, end vi har kapacitet til. Efter Fordelingsudvalgets beslutning kan ansøgningen videresendes til en anden institution end Gladsaxe gymnasium.

Overførsel til modtagere i tredjelande

Personoplysningerne overføres ikke til tredjelande.

Hvor stammer oplysningerne fra?

Oplysninger om elever i 8.- 9.- og 10. klasse stammer fra grundskolernes administrative systemer og/eller tastes ind i selvbetjeningsløsningen på Optagelse.dk af eleven, en vejleder eller en administrativ medarbejder.

Oplysninger om værger/ forældre til elever i 8.- 9.- og 10. klasse stammer fra skolernes administrative systemer og/eller tastes ind i selvbetjeningsløsningen på Optagelse.dk.

Oplysninger om ansøgere, som ikke går i 8.- 9.- og 10. klasse stammer fra CPR-registeret, styrelsens Karakterdatabase og indtastning af ansøgeren selv.

Automatiserede afgørelser angående optagelse

Der foretages ingen automatiserede afgørelser som led i Gladsaxe gymnasiums behandling af en ansøgning om optagelse.

Dine og dine forældres rettigheder

Retten til indsigt: Du kan få indsigt i, hvilke personoplysninger Gladsaxe gymnasium behandler, hvad formålet med behandlingen er, hvor længe vi opbevarer personoplysningerne, hvor vi har oplysningerne fra samt hvem vi evt. videregiver personoplysningerne til. Dette er gjort ovenfor.

Retten til indsigt kan dog være begrænset, hvis hensynet til private interesser, fortrolighed om andres oplysninger eller tavshedspligt i den offentlige forvaltning kræver det, jf. databeskyttelseslovens § 22.

Retten til indsigelse: Man kan gøre indsigelse mod Gladsaxe gymnasiums behandling af personoplysninger, hvis ansøgerens interesser i ikke at få behandlet personoplysninger, går forud for Gladsaxe gymnasiums legitime interesser i at kunne foretage behandlingen, jf. artikel 21 i databeskyttelsesforordningen

Retten til berigtigelse: Man kan få rettet eller suppleret personoplysninger, som er forkerte eller ufuldstændige, jf. artikel 16 i databeskyttelsesforordningen.

Retten til begrænsning af behandlingen: Man har ret til at få begrænset Gladsaxe gymnasiums behandling af personoplysninger, hvis der er særlige grunde til det, jf. artikel 18 i databeskyttelsesforordningen.

Retten til sletning: Gladsaxe gymnasium opbevarer personoplysninger fra ansøgningsprocessen så længe, det er nødvendigt af hensyn til skolens dokumentation for optagelsesproceduren. For ansøgere, der får afslag på optagelse på Gladsaxe gymnasium, sletter vi alle oplysninger inden udgangen af indeværende kalenderår.

Sådan gør du brug af sine rettigheder

Kontakt Gladsaxe gymnasium eller skolens databeskyttelsesrådgiver på dpo@gfadm.dk, og oplys, hvilken ret, du ønsker at gøre brug af og hvorfor. Vi vil herefter undersøge, om vi er enige i, at retten kan udøves.

Klageadgang

Gladsaxe gymnasiums behandling af personoplysninger kan påklages til Datatilsynet. Find kontaktoplysninger hertil på www.datatlsynet.dk