Orientering til ansatte

1: Oplysninger som skolen altid behandler

Som led i indgåelse og den løbende administration af dit ansættelsesforhold indsamler og behandler Gladsaxe Gymnasium personoplysninger om dig, jf. databeskyttelsesforordningen og databeskyttelsesloven. Gymnasiet tilstræber at behandle så få personoplysninger om dig som muligt, og kun hvis behandlingen er nødvendig, sagligt begrundet og proportionel.

Vi indsamler og behandler som altovervejende udgangspunkt kun de personoplysninger om dig, der er nødvendige for at vi kan overholde vores pligter i henhold til lovgivningen og kollektive overenskomster om fx løn- og personaleadministration. Hvis anden lovgivning, fx stx-lovgivningen, pålægger os en retlig forpligtelse, der gør det nødvendigt for os at indsamle og behandle visse personoplysninger om vores medarbejdere, gør vi også det, fx med henblik på statistiske indberetninger til ministeriet. Endelig behandler vi personoplysninger om dig hvis det er nødvendigt af andre lovlige, driftsmæssigt begrundede årsager, fx til gennemførelse af kontrolforanstaltninger, administration af personalegoder mv.

Personoplysninger, som gymnasiet behandler, er:

• De oplysninger du selv har givet os i din ansøgning inkl. eksamensbeviser og cv.

• Stamoplysninger som fx navn, CPR-nummer, adresse og telefonnummer, kontaktoplysninger til nær familie

• Dit foto (udelukkende til intern visning med mindre du giver samtykke til offentliggørelse, jf. afsnit 2)

• Oplysninger om uddannelse, overenskomstmæssigt tilhørsforhold, udtalelser, tidligere beskæftigelse

• Oplysninger om nuværende stilling, arbejdsopgaver, arbejdstider, opgavevaretagelse, udleverede arbejdsredskaber, andre tjenstlige forhold

• Oplysninger om løn, skat, pensionsforhold, kildeskatteoplysninger, kontonummer hvortil din løn skal anvises, ferie og omsorgsdage (herunder CPR-numre på børn under 8 år)

• Evt. kopi af pas, kørekort, mv.

• Oplysninger om sygefravær, andet fravær fra arbejdet, evt. bibeskæftigelse eller borgerligt ombud

• Oplysninger om adgang til og trafik i de it-systemer, du som medarbejder er brugeroprettet i, idet Gladsaxe gymnasium med henblik på systemsupport og -vedligehold samt forebyggelse af misbrug har adgang til oplysninger om fx brugertrafik og –adfærd i gymnasiets it-systemer, fx Microsoft Outlook, Lectio, G-suite og DocuNote

• Oplysninger om din færden ind og ud af skolens bygninger, idet Gladsaxe Gymnasium benytter elektronisk adgangskontrol i form af nøglebrik til gymnasiets bygninger udenfor gymnasiets normale åbningstid. Vilkår for udstedelse af nøglebrik fremgår af blanket, som underskrives af medarbejderen ved udlevering. Når du anvender din nøglebrik registrerer Gladsaxe Gymnasium oplysninger om din ind- og udgang fra gymnasiets bygninger

• Med henblik på skatteberegning og –indberetning indhenter vi dine skatteoplysninger fra din kommune

I sjældnere tilfælde kan det blive nødvendigt at behandle fortrolige eller følsomme personoplysninger om dig, fx som led i din ansættelse eller hvis du har / får væsentlige helbredsproblematikker, hvis der opstår tjenstlige sager eller i forbindelse med fratrædelse.

Disse personoplysninger kan være:

• Oplysninger om strafbare forhold eller væsentlige sociale problemer

• Oplysninger om helbredsdiagnoser, fx hvis du selv afgiver helbredsoplysninger, hvis du er omfattet af en ordning i henhold til servicelovens § 56 eller hvis du er ansat på flexjob

• Klager over din opgavevaretagelse

• Begrundelse for afskedigelse eller bortvisning

Gladsaxe Gymnasium videregiver kun personoplysninger om dig, hvis det er et krav ifølge lovgivning eller overenskomst og det i øvrigt er nødvendigt for varetagelsen af vores pligter som arbejdsgiver eller med henblik på varetagelse af vores kerneopgaver.

Modtagere af dine oplysninger kan da være Moderniseringsstyrelsen, SKAT, ATP, Feriekonto, pensionskasser, banker og forsikringsselskaber, fagforeninger, tillidsrepræsentanten, kommunen (i tilfælde af dagpengerefusion), barsels- og fleksfonden, Undervisningsministeriet samt Arbejdsskadestyrelsen i tilfælde af arbejdsskade.

2: Oplysninger som skolen behandler, hvis der gives samtykke

Udover de i afsnit 1 nævnte behandlinger af personoplysninger foretager vi også følgende behandlinger af personoplysninger om dig, hvis du har givet dit samtykke til det:

- Offentliggørelse af fx foto eller video af dig på gymnasiets hjemmeside, på gymnasiets profil på sociale medier eller i gymnasiets trykte publikationer

- Oplysninger om helbredsdiagnoser, som du selv giver gymnasiet, fx i en vandrejournal eller i en lægeerklæring

Du giver dit samtykke i et skema i HRdatabasen. Din besvarelse af samtykkeskemaet er obligatorisk, men det er frivilligt, om du vil give samtykket. Du kan til enhver tid tilbagekalde dit samtykke med virkning for fremtiden samt med tilbagevirkende kraft, hvis dette er teknisk muligt. Samtidig bekræfter du at have læst denne skriftlige orientering og orientering om rammerne for brug af gymnasiets netværk og håndtering af personoplysninger (inkl. tavshedspligt) som beskrevet i bilag til skolens personalepolitik. Du bekræfter endvidere, at du vil efterleve retningslinjerne.

3: Dine rettigheder

Du har ret til at få oplyst, at vi behandler personoplysninger om dig og hvorfor.

Retten til indsigt: Du kan få indsigt i, hvilke personoplysninger vi behandler om dig, hvad formålet med behandlingen er, hvor længe vi opbevarer personoplysningerne om dig, hvor vi har oplysningerne fra (hvis vi ikke har modtaget dem fra dig), hvem vi evt. videregiver dine personoplysninger til samt på hvilket grundlag, vi evt. overfører dine personoplysninger til tredjelande. Indsigten kan gives enten ved at du får udleveret en kopi af oplysningerne, og/eller ved, at vi beder dig om selv at logge dig ind i et it-system og se oplysningerne om dig selv deri (hvis der er fuld adgang til egne oplysninger i systemet). Din ret til indsigt kan dog være begrænset, hvis hensynet til private interesser, fortrolighed om tredjemands oplysninger eller tavshedspligt i den offentlige forvaltning kræver det.

Retten til indsigelse: Du kan gøre indsigelse mod vores behandling af dine personoplysninger, hvis du mener, at dine interesser i ikke at få behandlet dine personoplysninger, går forud for Gladsaxe gymnasiums legitime interesser i at kunne foretage behandlingen.

Retten til berigtigelse: Du kan få rettet eller suppleret personoplysninger om dig, som er forkerte eller ufuldstændige.

Retten til begrænsning af behandlingen: Du har ret til at få begrænset vores behandling af dine personoplysninger, hvis der er særlige grunde til det.

Retten til sletning: Vi opbevarer dine personoplysninger så længe, det er nødvendigt af hensyn til Gladsaxe gymnasiums behov for at kunne dokumentere vores administration af dine løn- og ansættelsesforhold i henhold til offentligretlige regler, overenskomster, bogføringsloven og de almindelige forældelsesregler. Vi sletter derfor oplysningerne på din personalesag, når der er forløbet 5 år fra udgangen af det kalenderår, hvor du er fratrådt. Herefter vil du ikke kunne få udleveret oplysninger om dine løn- og ansættelsesforhold, meritter eller cv fra os.

Hvis du har været ansat som chef eller er født den 1. i måneden sletter vi dog ikke din P-sag, da vi har pligt til at aflevere den til Statens Arkiver.

Hvis du tilbagekalder det samtykke, du har givet til os til visse behandlinger jf. afsnit 2, ophører vi fremover med de persondatabehandlinger, du gav samtykke til. Hvis dit samtykke er givet til offentliggørelse af dit portrætfoto på internettet, vil vi gøre, hvad der er teknisk muligt med de redskaber, vi er i besiddelse af, for at fjerne dit foto igen. Vi kan dog ikke garantere, at fotoet kan fjernes igen fra fx Googles søgemaskine eller sociale medier.

Sådan gør du brug af dine rettigheder: Du skal kontakte databeskyttelsesrådgiveren på mailadressen dpo@gfadm.dk og oplyse, hvilken ret, du ønsker at gøre brug af og hvorfor. Vi vil herefter undersøge, om vi er enige med dig i dit ønske. Hvis vi ikke umiddelbart er enige, hører du fra os med en begrundelse for, hvorfor dit ønske ikke kan imødekommes. Du vil i så fald få lejlighed til at udtale dig, før vi træffer endelig afgørelse om, hvorvidt dit ønske vil blive imødekommet. Vores afgørelse herom skal følge forvaltningslovens regler om høring, begrundelse og klagevejledning.

4: Formalia

Gladsaxe gymnasium er dataansvarlig for de behandlinger af personoplysninger, vi har beskrevet ovenfor.

Hvis du har spørgsmål eller ønsker at gøre brug af dine rettigheder, som er beskrevet ovenfor, kan du kontakte vores databeskyttelsesrådgiver på mailadressen dpo@gfadm.dk

Klageadgang

Du kan klage over Gladsaxe gymnasiums behandling af dine personoplysninger til Datatilsynet, Borgergade 28, 5, 1300 København K.