Gymnasievejledningen / coaches

Sådan arbejder vi med personoplysninger i gymnasievejledningen

Når man som gymnasievejleder eller coach på Gladsaxe Gymnasium behandler oplysninger om elever, kan det være følgende personoplysninger:

- Stamoplysninger på elev og forældre, dvs. navn, adresse, CPR-numre, telefonnummer, mailadresse

- Elevens foto

- Elevens oplysninger fra ansøgningen, fx oplysninger om tidligere skoleaktiviteter, elevens begrundelse i fritekst for at søge om optagelse hos os, elevens karakterer fra 9. eller 10. klasse, evt. bilag med udtalelser, diverse erklæringer og oplysninger om særlige forhold

- Evt. vurderinger fra Ungdommens Uddannelsesvejledning om uddannelsesparathed

- Evt. resultater fra optagelsesprøve

- Oplysninger om elevens faglige resultater og standpunkt samt om deltagelse i prøver og eksamen

- Oplysninger om fravær og fraværsgrunde, fx helbreds- eller sociale forhold, hvis eleven, forældrene eller andre giver gymnasiet disse oplysninger

- Oplysninger om sygdom eller handicap som led i elevens anmodning om optagelse, undervisning eller eksamen på særlige vilkår eller SPS, fx resultat af ordblindetest

- Oplysninger om formodet eller konstateret snyd ved prøver og eksamen, overtrædelse af skolens studie- og ordensregler, strafbare forhold og/eller misbrug af gymnasiets it-systemer eller netværk

- Oplysninger om sanktioner for ovenstående

- Oplysninger om forældreindkomst og/eller ganske særlige forhold i hjemmet, fx sygdom, hvis eleven selv søger om dispensation til udeboende SU*

- Oplysninger om gæld til gymnasiet som følge af evt. manglende bogaflevering

- Oplysninger om andre former for fortrolige eller følsomme personoplysninger (fx tidligere strafbare forhold), hvis disse er indeholdt i henvendelser fra (eller om) eleven

Dette bliver eleverne orienterede om i forbindelse med optagelse. Der vil også ligge en generel orientering på hjemmesiden.

Formålet med behandlingen af ovenstående personoplysninger er at støtte eleven i gennemførelse af gymnasiet.

Indhentning af samtykke

Gymnasievejledningens behandling af de følsomme personoplysninger (hvilket primært er direkte eller indirekte oplysninger om helbredsdiagnoser) forudsætter, at der er hjemmel til det i form af et samtykke[1] fra eleven (og forældrene, hvis eleven er under 18 år).

Det er skolens ansvar at sørge for, at eleven har givet sit forudgående, frivillige, oplyste samtykke til behandling af helbredsdiagnosen som led i studievejledningen.

Sekretariatet er ansvarlig for at lave negativ-liste over de elever, der har sagt ”nej” til registrering af følsomme personoplysninger (helbredsdiagnoser) som led i studievejledning/coaching .

Sekretariatet formidler listen til (de øvrige) studievejledere og coaches. De konkrete studievejledere og coaches er herefter medansvarlig for at tjekke, at der er givet samtykke fra eleven, når denne første gang fremsætter oplysninger om helbredsdiagnoser.

Praktik

Elevens samtykke til behandling af følsomme personoplysninger indhentes i Gymbetaling og dette gøres i forbindelse med optagelse og velkomstbrev.

Sekretariatet er ansvarlig for dette

Brug af it-systemer til gymnasievejledning

Referat af møder med gymnasievejlederen lægges fremover DocuNote. Det sker i form af noter på den enkelte elev.

Referater, noter, mv. med fortrolige eller følsomme personoplysninger fra gymnasievejledningen eller coaching må under INGEN omstændigheder gemmes i andre systemer eller platforme undtagen hvis dette sker absolut undtagelsesvist og studievejlederen/coachen er MEGET omhyggelig med sletningen bagefter.

Brugeradgange til studievejledningsmapperne i DocuNote gives til gymnasievejlederne på årgangen, coaches på årgangen, nærmeste leder og elevsekretær.

Kun de medarbejdere, der varetager gymnasievejledning, coaching eller har administrative eller ledelsesmæssige opgaver i forhold til gymnasievejledningen har brugeradgang til personoplysningerne i studievejledningsmapperne. Disse medarbejdere har brugerrettigheder til at søge, inddatere, redigere, rette og slette oplysninger i studievejledningsmapperne.

DocuNote fører en systemlog, der registrerer al aktivitet (inddatering, søgning, redigering, sletning mv.) i systemet. Loggen viser ikke selve resultatet af aktivitet (dvs. ikke det inddaterede/fremsøgte/slettede i ren tekst). Den viser derimod en brugers trafik (fx ”XX søgte på [cpr]”, ”YY inddaterede”, ”ZZ slettede”) i systemet 6 måneder tilbage.

Sletning af oplysninger fra gymnasievejledningen

Elevnoterne fra gymnasievejledningen slettes af sekretariatet ved udmelding. Enten årgangsvis efter studentereksamen eller ved enkeltelevers udmelding før denne.

Brug af e-mail som led i gymnasievejledning

Hvis gymnasievejleder/coach på digital vis har brug for at kommunikere om fortrolige personoplysninger (cpr-numre) eller følsomme personoplysninger (helbredsdiagnoser), sker det via gladgym.dk mail, ikke i Lectio.

Mails med fortrolige personoplysninger (cpr-numre) eller følsomme personoplysninger (helbredsdiagnoser) må opbevares i mail-systemet i 1 måned. Hvis de skal bruges i længere tid, skal de flyttes over i DocuNote.

Afsender er ansvarlig for, at mails flyttes over i DocuNote i (i mappen ”Generelle elevoplysninger”)

Derefter skal mailen slettes i mailsystemet. Både hos afsender og modtager(e).

For at få sikre sletning af mailen gøres eet af følgende:

- Mailen gives titlen ”FortroligP”, hvorefter den lander i en undermappe i indbakken. Undermappen har den regel, at den automatisk sletter indhold, der er + 30 dage gammelt[3]

- Mailen tilføjes et ”påmindelsesflag” (afsender gør det), som popper op efter 30 dage og minder om sletning

- Mailen gives en autotekst, der hedder ”denne mail indeholder fortrolige eller følsomme personoplysninger og derfor skal du slette den, når du har læst den”

Mails med fortrolige eller følsomme personoplysninger må under INGEN omstændigheder sendes videre til egen, privat mailkonto.

Hvis dokumentet har foreligget i fysisk version, makuleres den fysiske version, når dokumentet er indscannet og lagret i DocuNote.

Øvrige retningslinjer for medarbejderes behandling af personoplysninger på Gladsaxe Gymnasium

Som medarbejder på Gladsaxe Gymnasium har du pligt til at omgås oplysninger, viden og information er med omtanke. Al information, der relaterer sig til personer (medarbejdere, elever, ansøgere, pårørende, bestyrelsesmedlemmer eller andre) er fortrolig og må ikke deles med nogen udenfor Gladsaxe Gymnasium. Dette fremgår af alle medarbejderes ansættelseskontrakt med Gladsaxe Gymnasium og følger også af forvaltningsloven og straffeloven.

Alle medarbejdere på Gladsaxe Gymnasium er således omfattet af følgende tavshedsklausul:

Tavshedspligt

Medarbejderen har tavshedspligt med hensyn til alle forhold, som denne erfarer om Gladsaxe Gymnasium og gymnasiets ledelse, medarbejdere, elever, ansøgere, pårørende, bestyrelsesmedlemmer eller andre personer. Dette betyder, at medarbejderen hverken må anvende eller viderebringe oplysninger til andet end de tjenstlige opgaver, som medarbejderen er pålagt, og at medarbejderens personlige interesse i en sags behandling eller resultat ikke berettiger medarbejderen til at gøre sig bekendt med sådanne oplysninger, fx via EDSH, som medarbejderen af tjenstlige årsager i forvejen har adgang til.

Tavshedspligten følger af forvaltningsloven og straffelovens regler om tavshedspligt i offentlig tjeneste og gælder såvel under ansættelsesforholdet som efter dettes ophør.

Brud på tavshedspligten under ansættelsen betragtes som grov misligholdelse af ansættelsesforholdet og kan medføre ophør af ansættelsen (herunder ved øjeblikkelig bortvisning).

Adgangen til Docunote inaktiveres når en medarbejder ikke længere har gymnasievejleder- eller coachfunktion.

[1] Den eneste undtagelse til samtykkekravet er i de situationer, hvor skolen har indberetningspligt til kommunen, fordi der er tale om en ung under 18 år, der ”kan have behov for særlig støtte efter servicelovens kapitel 11”.

[2] Giver eleven en udmeldelsesdato i Lectio

[3] Hans Jørgen i IT kender modellen