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Etapes du processus de rédaction de la proposition de projet
Etapes du processus de rédaction de la proposition de projet
Quatrième phase de l’élaboration d’une proposition de projet, après la réunion de cadrage de l’écriture, le processus de rédaction d’une proposition de projet se divise en 8 étapes. La rédaction d’une proposition de projet nécessite de respecter un certain nombre d’étapes, chacune d’entre elles permettant la réalisation de la suivante. Il est donc nécessaire de suivre ces différentes étapes selon une certaine chronologie présentée ci-dessous. Pour autant, ce processus est itératif avec des allers-retours entre les parties impliquées (au niveau du terrain, du siège et entre le terrain et le siège) pour arriver à un résultat final de qualité.
Cette phase permet notamment de construire la logique d'intervention du projet (en partant d'une Théorie du Changement et d'en dégager un cadre logique), et à identifier les moyens et ressources humaines, matérielles et financières (plan d'achats, chronogramme, organigramme et enfin budget) nécessaires pour une mise en œuvre de qualité. A la CRF, la logique d’intervention doit s’inscrire dans une gestion de projet axée sur les résultats. .
La programmation est ensuite optimisée grâce à différents outils tels que le tableau de suivi des indicateurs, le plan SERA, le plan d’actions Qualité-SERA, le plan de formation, etc. Ces différents outils permettent d’identifier les liens et les enchaînements entre les activités programmatiques, et d’organiser les ressources nécessaires pour une mise en œuvre de qualité incluant des activités SERA.
Afin de s’inscrire dans une logique d’apprentissage opérationnel et organisationnel et de gagner en qualité d’analyse et de définition des besoins, il est impératif de se référer aux enseignements tirés dans les précédents projets CRF sur une thématique, un secteur d’intervention ou une zone géographique similaire. Les anciens projets peuvent avoir eu recours à la réalisation d’évaluations qui peuvent servir de sources de données secondaires pour la conception de nouveaux projets.
Il est important dans ce cas de prendre en compte les leçons apprises et recommandations pour éviter les erreurs passées dès la phase de diagnostic initial de nouveaux projets. Cette démarche s’inscrit dans une logique d’amélioration continue, pensez à consulter:
le Tableau des apprentissages opérationnels (obligatoire), disponible dans le kit d'apprentissage et de capitalisation
> Le processus en 8 étapes de la rédaction de la proposition de projet est décrit dans le schéma suivant:
Vous trouverez ci-dessous le RRASCI (Responsable, Réalise, Approuve, Contribue, Conseille, Informé) pour déterminer qui fait quoi et le Kit Outils et les templates pour la rédaction de la proposition de projet.
ROLES ET RESPONSABILITES DANS LE PROCESSUS DE REDACTION DE LA PROPOSITION DE PROJET
Pour chaque étape du processus de Rédaction de la proposition de projet, la CRF a développé un RRASCI (Responsable, Réalise, Approuve, Contribue, Conseille, Informé) pour déterminer qui fait quoi. Le tableau suivant précise les rôles et responsabilités de chacun, Délégation et siège compris.
DETAIL DES ETAPES DE LA REDACTION DE LA PROPOSITION DE PROJET
KIT OUTILS POUR LA REDACTION DE LA PROPOSITION DE PROJET
La trame de Concept Note type de la CRF est à utiliser si vous ne disposez pas de format type de votre bailleur. Elle est notamment préconisée dans le cadre de projets SDSN.
Le format du suivi budgétaire interne CRF sert à suivre les ressources et moyens nécessaires à la mise en œuvre du projet et de ses différentes activités. Le format interne sert à avoir une harmonisation des tous les budgets des projets CRF, afin de compiler les informations et de faciliter le suivi global.
Le format Budget CRF est à utiliser seulement si vous ne disposez pas de format type de votre bailleur. Le budget vous permet de formaliser les ressources et moyens nécessaires à la mise en œuvre du projet et de ses différentes activités.
La trame de chronogramme CRF vous permet de planifier de façon détaillée les différentes phases de mise en œuvre de votre projet et les activités associées.
La trame de Proposition complète de projet type de la CRF est à utiliser si vous ne disposez pas de format type de votre bailleur.
La matrice du Cadre Logique vous permet de formaliser votre logique d'intervention en définissant un objectif général, un objectif spécifique, des résultats attendus et des activités.
Le Tableau de Passation de Marché (TPM) de la CRF sert à formaliser lister l’ensemble des achats prévus pour le projet. Il décrit l’ensemble de tous les marchés qui sont passés tout au long du projet. Il est donc le point de départ de tout achat et constitue LA référence en termes d’achats spécifiques à un projet. Le TPM est disponible sur le site internet Logistique & Achats.
Organigramme type ( à venir)
Organigramme type ( à venir)
Théorie du changement type (à venir)
Théorie du changement type (à venir)
Au stade de la planification et de la conception du projet, le Plan SERA vous permet de planifier des activités de Suivi, d'Evaluation, de Redevabilité et d'Apprentissage. Il faudra ainsi identifier les activités SERA à mettre en place sur chacun des piliers pour les budgéter pour chaque projet.
Une fois le plan SERA réalisé dans les grandes lignes pour construire le budget et préciser les ressources dédiées au déploiement des activités SERA nécessaires au projet, le Plan SERA sera précisé et détaillé par les équipes en phase de lancement de projet. Ce document est à co-construire entre l'équipe projet et les référents SERA qui peuvent fournir un appui technique (sur le terrain et/ou au siège).
Exemples d'activités :
Suivi : enquêtes régulières de suivi d’activités, enquêtes post-distribution, enquêtes de satisfaction, moyens nécessaires à la collecte de données (tablettes, téléphones mobiles, etc), appui RH d’enquêteurs occasionnels, etc
Évaluation : évaluations initiales de besoins, évaluations intermédiaires et / ou finales, internes ou externes via des consultances, évaluation ex-ante en phase de lancement (pour les projets AFD notamment)
Redevabilité : ateliers de consultation communautaire et des parties prenantes, déploiement des canaux de communication pour le MGRI (ex: ligne verte), déploiement de mécanisme de redevabilité communautaire de type MGRI (mécanisme de gestion et de retours d’informations), formations des équipes au MGRI, ateliers de sensibilisation et de communication aux parties prenantes sur le MGRI, etc
Apprentissage : ateliers de capitalisation annuels et de fin de projet, ateliers de lancement et de clôture de projet, formalisation, diffusion, communication sur les leçons apprises, etc
Le Plan SERA peut être partagé en externe avec les partenaires de mises en œuvre dont les bailleurs.
ZOOM SUR LE CATALOGUE DES INDICATEURS DE LA CRF ET DE L'IFRC
ZOOM SUR LE CATALOGUE DES INDICATEURS DE LA CRF ET DE L'IFRC
Afin d'appuyer au choix des indicateurs dans la phase de rédaction du Cadre Logique, pensez à consulter le catalogue des indicateurs de la CRF, incluant les indicateurs techniques des thématiques et secteurs d'interventions de la CRF, ainsi que les indicateurs recommandés par les bailleurs.
La catalogue des indicateurs de l'IFRC vous permet d'avoir accès à un ensemble d'indicateurs classés par catégorie, vous facilitant le choix des indicateurs lors de la phase de conception de projet.
Ce mini-guide de IndiKit présente toutes les étapes à suivre pour réaliser des indicateurs SMART (Spécifique, Mesurable, Atteignable, Pertinent et Temporellement défini).
Vous trouverez également un catalogue indicateurs en ligne ICI, avec des indicateurs par secteur d'intervention et des indicateurs transversaux.
ZOOM SUR LES DIFFERENTES FICHES QUALITE & EXIGENCES BAILLEURS
ZOOM SUR LES DIFFERENTES FICHES QUALITE & EXIGENCES BAILLEURS
Au delà de la phase de conception, certaines exigences sont à prendre en compte à toutes les étapes du cycle de projet, de la phase de diagnostic initial à la phase de clôture et d’évaluation, y compris lors de la mise en œuvre et du suivi. Merci de vous référer au site PEPI (Pôle Engagement et Projets Internationaux) du DPI (Département des Partenariats Institutionnels).
Il existe 6 Fiches Qualité projet sur les approches transversales à prendre à compte dès la conception et l’écriture des projets :
Cadre Logique : Appui à la construction et à la formulation d'un cadre logique de qualité et de proposition d'indicateurs SMART (en complément du catalogue Indicateurs).
Environnement : Appui à la prise en compte de l'environnement sur le volet mise en œuvre des projets de tout secteur d'intervention et sur le volet support, notamment sur l'approvisionnement logistique.
Genre : Appui à la prise en compte de l'approche transversale genre dans les projets de tout secteur d'intervention.
Protection et Gestion des EAS : Appui à la prise en compte de l'approche protection et de la gestion des cas d'Exploitation et d'Abus Sexuels dans le cadre de l'ensemble de nos projets.
Durabilité : Appui à la prise en compte de la durabilité dans la mise en œuvre de nos projets, et notamment dans l'anticipation et la planification d'une stratégie de sortie.
Redevabilité : Appui à la prise en compte de l'approche redevabilité auprès de l'ensemble des parties prenantes, et plus particulièrement vis-à- vis des populations affectées- en lien avec l'approche Engagement Communautaire et Redevabilité (Community Engagement and Accountability -CEA) de l'IFRC.
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