La phase de clôture et évaluation d’un projet est la dernière étape du cycle de projet CRF. Elle désigne la cessation des activités prévues dans le cadre d’un projet, et le processus de clôture et d’évaluation qui s'ensuit. Les dates et modalités contractuelles de cessation des activités et de clôture des contrats sont spécifiques à chaque bailleur finançant la CRF. Il est nécessaire de consulter le Département des Partenariats Institutionnels (DPI) et la Direction du Marketing et des Partenariats Stratégiques (DMPS) pour tout appui sur les bailleurs institutionnels et privés et la gestion des contrats selon les exigences de chacun.

Lorsqu’un projet se termine, il est possible de décider d’une poursuite des activités du même ordre ou complémentaires en fonction du contexte et des besoins persistants ou non. Un suivi et une évaluation finale sont cruciaux pour aider à la décision : poursuivre le projet ou le clôturer. Dans tous les cas, une analyse de la situation permettra d’anticiper au mieux une stratégie de sortie ou la poursuite d’un nouveau cycle de projet. 

A la fin projet, un atelier de clôture, interne ou/et externe permet de réaliser le bilan du projet, et de préparer la communication à assurer auprès des communautés sur la suite à donner au projet terminé. De plus, lorsqu’un projet arrive à échéance, il est nécessaire d’évaluer de façon objective ses réalisations et sa performance afin d’analyser s’il a atteint ses objectifs et ses résultats, et d’analyser les problèmes rencontrés et les solutions apportées, etc. En continuité de l’évaluation, les étapes formelles d’apprentissage doivent être réalisées. 

La phase de clôture et d’évaluation est composée de quatre étapes clés :  

• la clôture formelle et administrative du projet, 

• l'évaluation finale, 

• l’apprentissage et la capitalisation, 

• le retour aux communautés et aux différentes parties prenantes du projet.