L’appel à des consultants externes peut se faire à toutes les phases du cycle de projet. Les objectifs des consultations varient en fonction des besoins de la CRF, de ses capacités à réaliser des tâches en interne et du budget disponible. 

La contractualisation et l'accompagnement d'un consultant engagent divers membres de la CRF, au sein des Délégations et au niveau du siège. Selon l’objectif de la mission et/ou la modalité de gestion, les SNH seront incluses dans le processus d’appel à des consultants. Pour toute consultance, une collaboration étroite entre les équipes programmes, supports et techniques est nécessaire pour aboutir à une mission de qualité. 

Certaines étapes d’appel à des consultants externes doivent être respectées afin d'être en règle avec les exigences de chaque bailleur et d'assurer le bon déroulé de la mission. Toutes les étapes à respecter sont précisées dans la procédure des Consultances. Elle précise les étapes de la contractualisation et d'accompagnement d'un consultant, et définit les rôles et responsabilités de chacun, ainsi que les outils à utiliser.

La CRF dispose d’un kit Consultance, composé des éléments suivants : 

• Trame de termes de référence pour des services de prestation intellectuelle (obligatoire)

• Trame d’appel à manifestation d'intérêt (recommandé)

• Grille d’analyse comparative des offres - GAC (obligatoire)

• Trame de contrat de prestation de services intellectuels (obligatoire)

• Annexe avec les clauses déontologiques pour contrat de prestation de services (obligatoire)

• Fiche d’évaluation des consultants (obligatoire)

• Base de données des consultances (obligatoire)

Les trames de contrat et annexes sont obligatoires, à utiliser pour tout achat de prestation de services intellectuels. Les trames de contrat sont en effet proposées par la Direction juridique de la CRF et ne peuvent être modifiées sans validation préalable de celle-ci.

La Grille d’analyse comparative des offres permet d’évaluer les offres des consultants dans le respect du processus de la procédure d’achat logistique (dossier d’achat de prestation de service intellectuel).

L’outil d’évaluation des consultants permet ensuite, à la fin de la mission de consultance, d’évaluer la qualité de la prestation réalisée sur la base de certains critères et de savoir si l’on souhaite ou non continuer à travailler avec ce prestataire. 

La base de données des consultances est mise à disposition par la CRF et permet de disposer d’un vivier de consultants afin de faciliter le respect de certaines procédures bailleurs pour les appels à propositions et la recherche de consultants (processus validé en termes de RGPD). 

For the English templates, please refer to the Consultancy page in the English resources section of the website, also accessible via this link.