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Objectifs
Objectifs
L’étape de planification et de conception de projet est la deuxième étape de la phase de programmation et de planification du cycle de projet. Elle s’appuie sur les résultats de la phase de diagnostic initial réalisé et est encadrée par la planification stratégique et opérationnelle de la Délégation.
La programmation et conception de projet doit se faire en co-construction avec la SNH et de manière participative avec les différentes parties-prenantes, de façon à les rendre acteurs du changement souhaité. Cela contribue à renforcer leur adhésion au projet et ainsi à renforcer notre acceptance pour plus de sécurité. La conception et l'écriture du projet doivent également se faire de façon coordonnée entre les équipes programmes et techniques et les équipes supports, de façon à ce que les moyens nécessaires à la mise en œuvre soient bien définis et adaptés aux ambitions du projet (set-up RH, matériel, logistique, transport, sécurité des biens et des personnes, etc).
> Le processus de conception et d’élaboration d’une proposition de projet se divise donc en 4 phases correspondant à 4 processus une fois l’idée de projet ou l’opportunité bailleur connue jusqu’à la finalisation de la proposition de projet et soumission au bailleur. La CRF dispose d’une note complète sur le processus d'élaboration d'une proposition de projets.
Les 4 processus de conception et d’élaboration d’une proposition de projet sont détaillés, accompagnés de leurs Kits outils :
Procédure de Go/NoGo (obligatoire)
Procédure de Réunion de lancement et cadrage de l’écriture de la proposition (obligatoire)
Procédure de Rédaction de la proposition de projet (obligatoire)
Procédure du Contrôle Qualité de la proposition (obligatoire)
Les différents rôles et responsabilités sont précisés dans des RRASCI (Responsable, Réalise, Approuve, Contribue, Conseille, Informé) dédiés à chaque processus.
Afin de s’inscrire dans une logique d’apprentissage opérationnel et organisationnel et de gagner en qualité d’analyse et de définition des besoins, il est impératif de se référer aux enseignements tirés dans les précédents projets CRF sur une thématique, un secteur d’intervention ou une zone géographique similaire. Les anciens projets peuvent avoir eu recours à la réalisation d’évaluations qui peuvent servir de sources de données secondaires pour la conception de nouveaux projets.
Il est important dans ce cas de prendre en compte les leçons apprises et recommandations pour éviter les erreurs passées dès la phase de diagnostic initial de nouveaux projets. Cette démarche s’inscrit dans une logique d’amélioration continue, pensez à consulter:
le Tableau des apprentissages opérationnels (obligatoire), disponible dans le kit d'apprentissage et de capitalisation.
ELABORATION D'UNE PROPOSITION DE PROJET
ELABORATION D'UNE PROPOSITION DE PROJET
La phase de diagnostic initial est la première étape du cycle de projet. Elle permet, via une collecte de données (secondaires et primaires), d’évaluer les besoins des populations affectées afin de déterminer si l’on peut contribuer à y répondre. Les informations collectées serviront alors à nourrir la planification stratégique de la Délégation et de la SNH et à concevoir un projet de qualité.
Lors de l’élaboration d’une proposition de projet, la première étape est de décider du lancement de l’écriture de la proposition. A la CRF, cette étape est appelée Go/NoGo. Elle permet d’évaluer la pertinence du projet (résultats attendus, stratégie, valeur ajoutée), son alignement stratégique (avec la DOI, la Délégation, la SNH et le bailleur potentiel), les risques potentiels (capacité de la Délégation, capacité et volonté de la SNH, implication d’autres partenaire, sécurité etc.).
Le processus Réunion de lancement et cadrage permet à toutes les personnes potentiellement impliquées dans la rédaction de la proposition de disposer du même niveau d’information, de connaitre leur rôle et les échéances à respecter.
Après la réunion de cadrage de l’écriture, le processus de rédaction d’une proposition de projet se divise en 8 étapes. La rédaction d’une proposition de projet est un processus est itératif avec des allers-retours entre les parties impliquées (au niveau du terrain, du siège et entre le terrain et le siège) pour arriver à un résultat final de qualité.
Lors de l’élaboration d’une proposition de projet, afin de maximiser les chances de succès, les propositions sont soumises à un dernier contrôle qualité (ex bon de contrôle). Les propositions jugées incomplètes ou trop risquées sont améliorées ou abandonnées. Les risques ou réserves restants sont documentés et pris en compte au plus tard au moment du lancement du projet.
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