Firma digital
Com signar electrònicament
Extret de: Portal de centres
Quan signem un document amb un certificat digital aquest és considerat l’original perquè aquesta signatura té la mateixa validesa que una signatura manuscrita.
Per fer-ho cal:
1. Disposar d’un certificat digital de signatura electrònica reconeguda.
Per a l'exercici de les funcions associades al lloc de treball, es poden usar els certificats reconeguts per Catcert:
T-CAT. En pot disposar el personal que ocupa un lloc de treball de cap d'unitat (subdirector, cap de servei...). Tot i això, si es creu adient que altre personal del Departament disposi d'aquest certificat, es podrà sol·licitar si es justifica el motiu de la petició. Consulteu el procediment de sol·licitud a l'apartat Certificat digital.
DNIe. En pot disposar qualsevol persona física que activi el certificat del carnet de DNI en una oficina expedidora de DNI i disposi d’un codi secret. L’usuari el pot usar tant per a les tasques relacionades amb les seves funcions al Departament (caldrà posar en el document que se signa el càrrec del signatari de la mateixa manera que es fa en els documents signats en paper), com també per a qualsevol altra activitat personal.
Els alts càrrecs i subdirectors o equivalents han d'utilitzar, necessàriament, la T-CAT.
2. Disposar d’un lector de targeta de certificats digitals.
3. Disposar d’un programari per usar el certificat digital.
Els programaris disponibles són Acrobat Reader i Xolido Sign. Consulteu el pas a pas i els videotutorials per utilitzar-los.
També està disponible l’eina SignaSuite accessible des de l’apartat de mòduls comuns de la PICA i des de la plataforma EACAT. És d’accés obert per a tots els empleats públics i permet signar individualment o massivament documents. Si el document és pdf, la signatura queda incorporada - incrustada (atached) - al mateix document; si el document té un altre format, la signatura no s’incorpora al document sinó que apareix separada (detached) en un nou document.
Qüestions que cal tenir en compte
Un document pot ser signat per diverses persones.
Les modificacions que es facin en el document, un cop signat, queden identificades en el Tauler de signatures.
La validesa de la signatura incrustada no ve determinada per la seva visibilitat (que es vegi la caixa de la signatura en el document). La informació sobre la validesa es pot consultar al Tauler de signatures del document PDF signat:
- si s'ha marcat l’opció de verificar signatures a l’Adobe Reader, es veu automàticament;
- si està desmarcada, es mostra el missatge "com a mínim una signatura requereix validació". Per validar-la cal clicar a "Valida-ho tot". Si la signatura original és vàlida, queda validada automàticament; si està revocada, informa d’aquest estat de revocació.
La signatura sempre incorpora el segell de temps (del Consorci AOC), amb la data i hora en què s’ha signat. Per evitar confusions, el document no ha d'incloure la data en què s'ha elaborat: la data vàlida és sempre la data de la signatura electrònica.
Tots els ordinadors del Departament estan configurats per incorporar automàticament el segell de temps quan se signa tant amb l’Adobe com amb XolidoSign.