Plataforma de projetos - Monday.com

Todos os projetos serão avaliados e aprovados através da nossa plataforma de projetos Monday.com. 

Este será o meio oficial de comunicação entre a agência / montadora do parceiro e a equipe de produção do Web Summit Rio. 

• A montadora e/ou agência responsável pelo projeto deve ser oficialmente comunicada ao PS manager pelo parceiro (prazo 31 de janeiro).

• Este contato receberá um convite por email para acesso à plataforma.

• O convite deve ser aceito, o que dará visibilidade a todas as submissões e etapas de aprovação do projeto.

• Por favor assista ao tutorial sobre como usar o Monday board aqui.  Para legendas clique no ícone (subtitles captions)

Project Platform - Monday.com

All projects will be evaluated and approved through our project platform, Monday.com.

This will be the official communication channel between the partner’s agency/builder and the Web Summit Rio production team.

• The builder and/or agency responsible for the project must be officially communicated to the PS manager by the partner (deadline: January 31).

• This contact will receive an email invitation to access the platform;

• The invitation must be accepted, granting visibility into all project submissions and approval stages.

• Please watch the tutorial on how to use the Monday board here.

Desenho técnico

O primeiro desenho a ser submetido, deve incluir:

• Nome do evento, empresa expositora, montadora e arquiteto responsável pelo projeto, com dados para contato;

• Plano de layout de design de estande em cores;

• Planta Dimensionada (medidas) com indicação dos pontos de instalação elétrica e indicação das rampas acessíveis e localização do Extintor de Incêndio no estande;

• Elevação ou perspectiva com indicação de alturas e altura máxima do estande;

• Pesos e dimensões;

• Indicação dos materiais a utilizar;

• Planta Elétrica.

A aprovação do projeto submetido acontecerá através da nossa plataforma de projetos - Monday.com. Por favor, certifique-se que aceitou o convite para acompanhar seu projeto e acompanhe todas as etapas de aprovação e  solicitações de alterações através da plataforma.

Uma vez aprovado, uma cópia da versão final do projeto aprovado deverá estar disponível no estande, junto à construtora ou ao parceiro/expositor, durante todo o período de montagem, realização e desmontagem do evento.

Mais informações no manual do construtor

Link para submissão

Prazo final: 07 de Março, 2025.

Technical drawing

The first drawing to be submitted must include:

• Name of the event, exhibiting company, stand builder and architect responsible for the project, with contact details;

• Stand design layout plan in color;

• Dimensioned plan (measurements) with indication of electrical installation points and indication of accessible ramps and location of the fire extinguisher on the stand;

• Elevation or perspective showing stand heights and maximum height;

• Weights and dimensions;

• Indication of the materials to be used;

• Electrical plan

The approval of the submitted project will take place through our project platform - Monday.com. Please make sure you have accepted the invitation to follow your project and all the approval stages and requests for changes through the platform.

Once approved, a copy of the final version of the approved project must be available at the stand, with the construction company or the partner/exhibitor, throughout the period of assembly, event days and dismantling of the event.

More information in the builder manual

Submission link

Deadline: March 07, 2025

Estrutura aérea (Elementos de suspensão no teto do pavilhão)

A instalação de pontos aéreos está sujeita à aprovação técnica a ser realizada em conjunto pelas equipes GL e Web Summit. Uma vez que for submetido o formulário com todos os dados de pontos aéreos solicitados,  sua proposta será a analisada e a avaliação será publicada na página do seu projeto no Monday.com. 

Os pontos aéreos devem ser adquiridos na Partner Store.

Instruções de Rigging

A instalação de pontos aéreos não é garantida se não forem apresentados planos de montagem completos e definitivos até 07 de março.
Formulário de Pontos Aéreos AQUI

Aerial structure (suspension elements on the pavilion roof)

The installation of aerial points is subject to technical approva, which will be carried out jointly by the GL and Web Summit teams. Once the form with all the requested overhead rigging point details has been submitted, your proposal will be reviewed, and the feedback will be published on your project page on Monday.com. Overhead rigging points must be purchased from the Partner Store.

Rigging Instructions

Rigging not guaranteed if you do not submit full and final rigging plans by March 07.

Rigging Form HERE

Nossas redes são cuidadosamente planejadas e projetadas para oferecer a melhor experiência possível para todos. Leia nossas diretrizes abaixo, o link para o formulário de conectividade será compartilhado com você pela equipe de Partner Success.

O prazo para preencher este formulário é dia 07 de Março.

Our networks are carefully planned and designed to support the best experience that can be provided for everyone. Please read our guidelines below, the link to the connectivity form will be shared with you by the Partner Success team.

The deadline to complete this form is March 07.

Instruções de planta de serviço

Você deve enviar um plano detalhado de eletricidade, conectividade (inclusive o cabo de 10Mbps dado como cortesia) e conexões hidráulicas para sua ativação. Isso é necessário para tomarmos providências adequadas para colocação de serviços. Você deve indicar claramente onde cada serviço deve ser colocado. 

Informações detalhadas no Manual do Construtor 

Link para submissão
Prazo final: 22 de março, 2025

Service plan instructions

You must submit a detailed plan of electricity, connectivity (including the 10Mbps cable given as a courtesy) and hydraulic connections for your activation. This is necessary for us to make the appropriate arrangements for laying services. You must clearly indicate where each service is to be laid. 

Detailed information in the Builder's Manual 

Submission link 

Deadline: March 22, 2025

• Licenças

Será exigido o preenchimento e envio dos seguintes documentos para aprovação de Montagem de estande e fornecimento de credencial:

1. Declaração de responsabilidade técnica (normas do CBMERJ) 

2. ART de Ignifugação 

3. Documento do Profissional responsável (CREA ou CAU);

4. ART do stand, ou RRT Projeto e Execução para espaços de até 70m2;

5. RRT de Projeto e RRT de Execução para espaços maiores de 70m2;

6. Autorização de funcionamento provisório (expedido pela SEFAZ/RJ) 

7. LSAT – Licença Sanitária de Atividades Transitórias (se aplicável)

8. Autorização do Corpo de Bombeiros especificamente para seu espaço

A falha no envio dos documentos acima, resultará na não liberação de credencial de acesso aos dias de Montagem / Desmontagem.

Link para submissão

Prazo final: 22 de Março, 2025

Para parceiros que irão construir seus estandes no Web Summit, indicamos para contratação de licenciamento a Ícone Produções Artísticas.

Valores e maiores informações entre em contato com:

Edson Goncales  

icone.licencas@gmail.com (Nathalia) 

+55 21 97144-4938 

• Segurança do Trabalho

Será solicitado o preenchimento de uma ficha de funcionários a ser submetida entre o dia 23 de Fevereiro e 22 de Março, e deverão ser anexados os PDFs relativos à cada funcionário conforme abaixo:

1. Ficha de EPI - individual por funcionário;

2. ASO individual;

3. Certificados na NR 06, 18, 10 (eletricistas) e NR 35 (altura acima de 2,00 mts);

4. Outros solicitados em contrato;

5. APR;

6. ART/RRT de Projeto e Construção.

7. Matriz de Risco - EXEMPLO

8. Seguro

A falha no envio dos documentos acima, resultará na não liberação de credenciais de acesso aos dias de Montagem / Desmontagem.

Link para submissão

Prazo final: 22 de Março, 2025 

• Frequência (uso de microfone no stand)

Caso o parceiro pretenda utilizar microfones sem fio, radios ou outro aparelho sem fios, o mesmo deverá informar a frequência dos microfones e os aparelhos, e a produção avaliará se a frequência interfere em outra frequência do evento. Caso interfira, o parceiro receberá outra frequência para adequar o equipamento.

Se o Parceiro pretender alugar equipamento AV e técnicos no estande, recomendamos o nosso fornecedor. Este pode fornecer o equipamento audiovisual, montá-lo e operá-lo. Isto tornaria muito mais fácil o processo de deslocação, instalação e definição da frequência dos microfones. 

Envie um e-mail para partnerproduction@websummit.com para compartilhar as suas necessidades e ser apresentado ao nosso fornecedor. Se pretende trazer o seu próprio fornecedor, preencha este formulário.

O formulário tem de ser preenchido ate o dia 22 de Março, 2025.

• Licenses

The following documents must be completed and sent in for approval of stand assembly and credentials:

1. Declaration of technical responsibility (CBMERJ standards) 

2. Ignifugation ART

3. Document from the project responsible professional (CREA or CAU);

4. ART of the stand, or RRT Project and Execution for spaces up to 70m2;

5. Project RRT and Execution RRT for spaces larger than 70m2;

6. Provisional operating permission(issued by SEFAZ/RJ) 

7. LSAT - Sanitary License for Transitional Activities (if applicable)

8. Fire Department authorization specifically for your space

Failure to submit the above documents will result in no access to credentials for assembly / disassembly days.

Submission link 

Deadline: March 22, 2025

For partners who will be building their stands at the Web Summit, we recommend Ícone Produções Artísticas for licensing.

Prices and more information please contact:

Edson Goncales  

icone.licencas@gmail.com (Nathalia) 

+55 21 97144-4938 

• Occupational Safety

You will be asked to fill in an employee form to be submitted between February 23 and March 22, and attach the PDFs for each employee as follows:

1. PPE sheet - individual for each employee

2. Individual ASO;

3. Certificates in NR 06, 18, 10 (electricians) and NR 35 (height over 2.00 m);

4. Others required by contract;

5. APR;

6. ART/RRT for design and construction.

7. Risk Matrix 

8. Insurance

Failure to submit the above documents will result in no access credential being granted for the Assembly / Disassembly days.

Submission link

Deadline: March 22, 2025

• Frequency (Microfone use in your stand)

If the partner is using wireless microphones, radios or other wireless devices, before the event begins, the partner must inform the frequency of the microphones and the event organiser will evaluate if frequency does interfere with any event frequencies. If it interferes the Partner will receive another frequency to adequate equipment.

If the Partner is looking to have AV equipment and technicians at the stand we recommend the Organiser's AV supplier. They can provide AV equipment, set up and operate. This would make the process of moving things onsite, installing, as well as setting the frequency for mics, much easier. 

Please send an email to partnerproduction@websummit.com to share your needs and be introduced to our supplier. If you are bringing your own supplier please fill ou this form.

The form must be submitted until the 22nd of March, 2025.

Os construtores de stands não podem chegar antes da sua data de descarregamento. A produção do evento coordenará a sua hora específica de chegada após a apresentação dos projetos e documentos mandatórios.

• As datas de descarregamento são agendadas por tamanho do estande. Consulte a tabela abaixo para ver o cronograma completo. 

• A montagem antecipada não está autorizada. Se houver algum problema com a sua data de descarregamento, fale com seu partner success manager

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Stand builders cannot arrive earlier than their load in time. The production team will coordinate your specific load-in time after the submission of the stand design and mandatory documents.

• Load-in dates are scheduled by stand size. See table for full load-in breakdown

• Early load-in is not available. If there is an issue with your load-in date, please contact your Partner Success Manager

A partner store da Web Summit permite aos nossos parceiros a adquirir todos os produtos e serviços necessários para o funcionamento do seu estande. A nossa variedade de produtos inclui as seguintes categorias: eletricidade e iluminação; pontos aéreos; AV; mobiliário; internet dedicada e carregadores. Fale com seu partner success manager caso não ache na loja o que for necessário para sua ativação.

A partner store da Web Summit abrirá no dia 07 de fevereiro e fechará no dia 28 de março. Adquira todas as suas necessidades antes dessa data, pois não será possível atender a pedidos tardios.

Para garantir a entrega de bens e serviços no local, a produção solicita que todas as encomendas sejam pagas antecipadamente com cartão de crédito até o fechamento da loja.

Por favor, note que não haverá encomendas no local do evento.

Pacotes de limpeza abaixo (fornecedor exclusivo)

Limpeza em dias de obras - Esse pacote inclui a limpeza das 08h às 20h durante os dias de obras. Você pode contratar quantos funcionários de limpeza achar necessário. Não inclui a remoção de resíduos grandes*.

Limpeza pós-construção - Limpeza pós-construção a ser realizada antes das 15h00 do dia 27 de abril. Essa é uma limpeza profunda e única de seu estande. Não inclui a remoção de resíduos grandes. Caso você precise de limpeza em altura, poderá ser cobrada uma taxa extra pelo aluguel de equipamentos.*

Limpeza padrão após dias de evento - O serviço de limpeza inclui uma limpeza básica nas noites do evento. Os estandes serão limpos nas noites de segunda-feira, 28 de abril, e terça-feira, 29 de abril. Isso envolve passar o aspirador de pó, remover o lixo e limpar as superfícies dos estandes. Você deve deixar os materiais recicláveis e o lixo ao lado do estande para coleta*.

Limpeza dedicada nos dias de evento - Essa pessoa de limpeza dedicada estará no seu estande de 28 a 30 de abril, das 7h00 às 19h00. Depois que o estande for montado no local, nosso coordenador de limpeza visitará o estande para confirmar as áreas a serem limpas. Se precisar de mais de uma pessoa na limpeza, adicione mais à quantidade. Se o seu estande exigir a limpeza de superfícies mais altas, entre em contato com o gerente de sucesso do seu parceiro para que ele lhe forneça uma cotação personalizada. Se a limpeza de que necessita for complexa e exigir equipamento ou maquinaria especial, contacte o gestor de sucesso do seu parceiro para obter mais pormenores e um orçamento personalizado.

*Adquira o pacote de serviços de limpeza que corresponda ao tamanho do seu estande

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The Web Summit partner store allows our event partners to purchase all the products and services required for their event activation. Our product range includes the following product categories: electrics and lighting; AV; furniture; rigging services; carpet; connectivity; and labour and services. Please contact your partner success manager if you require items not displayed on the store.

The Web Summit partner store will open on February 07 and will close on March 28. Please purchase all of your requirements before this date as late requests can not be facilitated.

To ensure the delivery of goods and services on site, store management requests that all orders are paid in advance by credit card before the store closes.

Please note there will be no onsite orders at Web Summit Rio.

Cleaning packages below ( exclusive supplier)

Building days cleaning - This package includes cleaning from 08h to 20h during building days. You can hire as many cleaners as you think it's necessary. No removal of large waste included.*

Post-building cleaning - Post-construction cleaning to be carried before 15h00 of the 27th of April. This is a one-time deep clean of your stand. No removal of large waste included. In case you need cleaning in heights, you might be charged an extra fee for equipment hire.*

Post event day standard cleaning - The cleaning service includes a basic clean on the evenings of the event. Stands will be cleaned on Monday, April 28th, Tuesday, April 29th evenings. This involves hoovering, removal of trash, and cleaning booth surfaces. You must leave any recyclables and rubbish to the side of your stand for collection.*

Event days dedicated cleaning - This dedicated cleaner will be at your stand from the 28th to the 30th of April, from 07h00 to 19h00. Once your stand has been assembled on site, our cleaning coordinator will visit the stand to confirm the areas to be cleaned. If you need more than one cleaner, please add more to the quantity. If the cleaning you require is complex and requires special equipment or machinery, please get in touch with your partner success manager for more details and a custom quote.

*Please purchase the cleaning service package that matches the size of your stand. 

Existem dois diferentes tipos de credenciais principais para Estandes durante os dias de evento:

Partner: Credencial enviada ao Partner para uso próprio

Crew: Credencial aprovada pela equipe de produção Web Summit para equipe de trabalho dos estandes. 

Partner:

Essa credencial corresponde aos ingressos que o parceiro tem em contrato e deverá ser alocada pelo POC determinado pelo parceiro. Será utilizada pelo parceiro a seu critério e deve englobar pessoas que exercerão papeis de contato com o público e falarão no estande em nome do parceiro. Exemplo: Recepcionistas, funcionários da empresa, apresentadores, etc.

Crew:

Essa credencial deve ser solicitada através do formulário de acesso ao evento e há uma quantidade de credenciais pré-aprovadas de acordo com cada tamanho de estande. Acima dessa quantidade, os pedidos deverão ser justificados e avaliados, sujeitos a aprovação.

Observações:

O Web Summit considera Crew, todas as pessoas que prestam serviços essenciais de manutenção do estande. Para além dessas pessoas, quaisquer uso de Credenciais de Crew será avaliado e aprovado ou não.

A retirada da credencial de Partner acontece na Main Registration. A retirada da credencial de Crew acontece na Crew registration. Ambos somente a partir do dia 22 de abril.

Link para submissão Prazo final: 22 de Março, 2025

There are two different types of main credentials for stands during the days of the event:

Partner: Credential sent to the Partner for their own use

Crew: Credential approved by the Web Summit production team for stand staff. 

Partner:

This credential must be allocated by the POC determined by the partner and will be used for people who will perform contact roles with the public and speak at the stand on behalf of the partner. Example: Receptionists, company employees, presenters, etc.

Crew:

This credential will be requested via the event access form and there are a number of pre-approved credentials according to each stand size. Above this number, requests must be justified and evaluated

Observations:

The Web Summit considers Crew to be all people who provide essential stand maintenance services. Beyond these people, any use of Crew credentials will be evaluated and approved or not.

Partner credentials are picked up at Main Registration. Crew credentials are picked up at Crew Registration. Both only from April 22.

Submission link Deadline: March 22, 2025

As informações sobre acesso de veículos para montagem e desmontagem encontram-se no manual do construtor  

Mais informações abaixo: 

www.youtube.com/watch?v=26sexwSZkAc 

Guia do parceiro para acesso

Information on vehicle access for assembly and disassembly can be found in the stand builder manual and video below:

www.youtube.com/watch?v=26sexwSZkAc 

Partner guide for access

 Aluguel de máquinas e equipamentos 

Se precisar alugar empilhadeiras, paleteiras ou gruas para descarregar ou carregar os seus caminhões ou para instalações, a Merkur Expo Logistics, junto à Fulstanding são os fornecedores de serviços oficiais e exclusivos da Web Summit Rio 2025.

O e-mail de contacto da Merkur para contratação destes serviços é wsrio25@merkur.pt, por favor, certifique-se de ter sempre seu partner success manager em cópia nestes emails.

Caso haja parceiros trabalhando com maquinário pesado que não tenha sido contratado dos fornecedores oficiais os trabalhos serão interditados. Caso haja dúvidas por favor contate seu partner success manager ou partnerproduction@websummit.com.

Hiring Material Handling 

If you need to rent forklifts, pallet jacks or lifts to unload or load your trucks, or for any installs, Merkur Expo Logistics, along with Fulstanding, is the official and exclusive service provider for Web Summit Rio 2025.

Merkur's email for contact is wsrio25@merkur.pt please make sure you partner success manager is on cc on all communications.

If partners are working with heavy machinery that has not been provided by the official suppliers, the work will be stopped. If you need further information, please contact your partner success manager or partnerproduction@websummit.com.

A Fulstandig e Merkur Expo Logistics é o fornecedor oficial de serviços de armazenamento no local e envios nacionais e internacionais.

Se desejar enviar algo diretamente para o local do evento, contacte o seu partner success manager para lhe introduzir à Fulstandig & Merkur. 

As orientações completas de envio, incluindo instruções de remessa e documentos necessários, podem ser encontradas no documento da Merkur AQUI.

Se necessitar de um destes serviços, verifique todos os detalhes na secção envio e armazenamento

Fulstandig and Merkur Expo Logistics is the official service provider of on-site storage and the official international freight forwarder for Web Summit Rio 2025. 

If you wish to ship directly to the venue, please contact your Partner Success Manager for an introduction to Fulstandig & Merkur. 

Full shipping guidelines including consignment instructions and documents required can be found in Merkur's guidelines document HERE.

If you need one of these services, please check all the details in the Shipping and Storage section

Web Summit está dispensada de fornecer montagem de qualquer item ao expositor.

As montadoras deverão trazer seus materiais prontos e/ou semi-prontos, faltando apenas os detalhes de acabamento final. Não será permitido lixar e/ou emassar as paredes dos estandes do pavilhão.

Não será permitida a entrada de serras circulares de bancada, discos de corte para ferro e alumínio ou equipamentos similares. Não serão permitidas construções de alvenaria. Os trabalhos com graxas, tintas e outros materiais similares só poderão ser realizados em local apropriado, de forma a não causar danos às pessoas, aos estandes vizinhos e ao local do evento.

O piso, paredes, colunas e teto do pavilhão não poderão, em hipótese alguma, ser marcados, pintados, cortados ou furados. Não é permitido pendurar, apoiar ou amarrar quaisquer componentes ou produtos à estrutura do local. Caso ocorra algum dano causado pelo expositor, este arcará com os custos de reparo estipulados pela equipe técnica do Riocentro.

A limpeza do excesso de resíduos ou poeiras resultantes das atividades de construção será cobrada de acordo com a política de gestão de resíduos do evento.

Mais informações no manual do construtor.

Web Summit is exempt from providing the exhibitor with any assembly.

Assemblers must bring their materials ready and/or semi-ready, with only the final finishing details missing. Sanding and/or plastering the walls of the pavilion stands will not be allowed.

Circular saws, cutting discs for iron and aluminum or similar equipment will not be allowed. Masonry construction will not be allowed. Work with grease, paint and other similar materials may only be carried out in an appropriate place, so as not to cause damage to people, neighboring stands and the event site.

Under no circumstances may the pavilion floor, walls, columns and ceiling be marked, painted, cut or drilled. It is not permitted to hang, support or tie any components or products to the structure of the venue. In the event of any damage caused by the exhibitor, the latter will bear the repair costs stipulated by Riocentro's technical team.

The cleaning of excessive waste or dust from construction activities will be charged in accordance with the Waste Disposal Policy

More information in the stand builder manual

Conteúdo dos parceiros nos estandes

Volume

São proibidas no evento qualquer tipo de ruído que possa incomodar terceiros. O nível máximo de decibéis autorizado pelo organizador é de 65 decibéis. Em caso de incômodo devido à ultrapassagem do nível sonoro autorizado, a equipe técnica e/ou o organizador do evento procederão a um teste. Se o resultado do teste for positivo, estes técnicos solicitarão ao parceiro a reduzir o volume para os limites autorizados.

Se o nível de ruído estiver a interferir nas ativações de outros parceiros ou palcos do evento, temos o direito de solicitar a sua interrupção ou redução.

O nível de ruído não deve interferir com a programação dos palcos. Os nossos palcos têm um horário completo durante os dias do evento, apenas fazendo pausas à hora de almoço, mas também pode haver ensaios ou verificações de som a decorrer nessas alturas.

Equipamento sem fios

Se o parceiro estiver a utilizar microfones sem fios, rádios ou quaisquer dispositivos sem fio antes do início do evento, deverá informar a frequência dos microfones e a organização do evento avaliará se a frequência interfere com alguma frequência do evento. Caso interfira, o parceiro receberá outra frequência para adequar o equipamento.

Se o Parceiro pretender ter equipamento AV e técnicos no stand, recomendamos o fornecedor de AV do Organizador. Este pode fornecer o equipamento audiovisual, montá-lo e operá-lo. Isto tornaria muito mais fácil o processo de deslocação, instalação e definição da frequência dos microfones. 

Envie um e-mail para partnerproduction@websummit.com para partilhar as suas necessidades e ser apresentado ao nosso fornecedor. Se trouxer o seu próprio fornecedor, preencha este formulário.

Fluxo do público ao redor do estande

Todos os parceiros devem manter a circulação em torno do seu estande fluindo em todos as direções. Não é permitida a permanência de multidões à volta do estande, prejudicando o fluxo de participantes. Se tal acontecer, o organizador do evento reserva-se o direito de assegurar a dispersão da multidão por qualquer meio necessário.

As telas que apresentem conteúdos não podem estar virados para os corredores principais para não bloquear as passagens, devendo ser colocados no espaço interior do estande para que haja interatividade. 

Não podem ser efetuadas gravações nos corredores para não bloquear as passagens.

Quaisquer demonstrações ou palestras devem ocorrer dentro do perímetro do estande, incluindo o público.

Partner Content at Booths

Volume

Noisy demonstrations which might be a nuisance to third parties are prohibited at the event. The maximum decibel level authorised by the Organiser is 65 decibels. If there is a nuisance to third parties due to exceeding the authorised noise level, The Venue's technical staff and/or Event Organiser will test the levels. If the results of the test are positive, these technicians will require the Partner to oblige those responsible to reduce the volume to the authorised limits.

If the noise level is interfering with other partners or the event we have the right to ask for it to cease or lower.

Noise level must not interfere with the stages schedule. Our stages have a full schedule for event days, only taking breaks at lunchtime, but there can also be rehearsals or sound checks running at these times.

Wireless equipment

If the partner is using wireless microphones, radios or any wireless devices before the event begins, the partner must inform the frequency of the microphones and the event organiser will evaluate if frequency does interfere with any event frequencies. If it interferes the Partner will receive another frequency to adequate equipment.

If the Partner is looking to have AV equipment and technicians at the stand we recommend the Organiser's AV supplier. They can provide AV equipment, set up and operate. This would make the process of moving things onsite, installing, as well as setting the frequency for mics, much easier. 

Please send an email to partnerproduction@websummit.com to share your needs and be introduced to our supplier. If you are bringing your own supplier please fill out this form. 

Crowds on your stand

All Partners must keep circulation around their stand flowing on all sides of the stand. No crowd is permitted to stand around the stand, harming the flow of attendees. If this happens, the Event Organiser reserves the right to ensure that the crowd is dispersed by any means necessary.

Screens displaying content cannot face main aisles so there's no blockage on passageways, it should be placed in the booth space for interactiveness. 

No recording can happen in the aisles so there's no blockage on passageways.

Any demonstrations or talks must happen within the perimeter of the booth, including the crowd. 

O Web Summit Rio tem um fornecedor oficial de catering. Catering externo não será permitido. Caso pretenda ter catering no seu stand, por favor, contate o seu Partner Success Manager. 

Por favor note que caso tenha um happy hour ele deve estar agendado para terminar às 17hs.

Web Summit Rio has an official catering supplier for the event. No external catering is allowed. If you intend to have catering at your stand, please contact your partner success manager to be introduced to the supplier.

Please note that happy hours must be scheduled to finish at 5pm.

Gestão de resíduos

O Web Summit apoia os Objetivos de Desenvolvimento Sustentável (ODS) das Nações Unidas e está empenhada em fazer avançar o seu progresso.

Resíduos de construção e materiais de construção

• Os parceiros e construtores são responsáveis pela eliminação dos materiais de construção e dos resíduos gerados durante as fases de construção e pós-construção. Os resíduos abandonados não reutilizáveis ou não recicláveis que encham parcialmente um contentor de lixo aberto serão cobrados aos responsáveis uma taxa de 1000 euros.

• Pedimos aos parceiros que, sempre que possível, reutilizem todos os outros resíduos que não possam ser reciclados ou que os eliminem através dos seus próprios sistemas de eliminação de resíduos.

• Todos os resíduos de plástico e cartão recicláveis que se acumulem no seu stand (durante a construção, dias de abertura e desmontagem) devem ser claramente separados e deixados para recolha na sua ativação no final de cada dia

Plástico de utilização única

Como parte da sua estratégia de sustentabilidade 2030, o Web Summit esforça-se por ser um evento zero resíduos. Como tal, haverá tolerância zero para qualquer plástico de uso único no local. A Web Summit agradece o seu apoio neste sentido para garantir que o evento seja o mais sustentável possível

Multas

Os parceiros e contratantes que abandonarem materiais ou não gerirem a eliminação dos seus resíduos de acordo com as políticas do local serão faturados após o evento uma taxa de 1000 euros pelo organizador do evento

Limpeza

Se um parceiro pretender que o seu estande seja limpo durante os dias do evento, terá de adquirir um serviço de limpeza na partner store. Se não for encomendado um serviço de limpeza, a Web Summit não limpará o seu estande.

Waste disposal

Web Summit has long supported the UN Sustainable Development Goals (SDGs) and is committed to advancing their progress.

Build waste and construction materials

• Partners and contractors are responsible for the disposal of build materials and waste generated during the stand-build and post-build phases. Abandoned non-reusable or non-recyclable waste materials that fill or partly fill an open top skip will be charged out to the persons responsible at a rate of 1000 Eur.

• We are asking partners to, where possible, repurpose or reuse all other waste materials which cannot be recycled, or dispose of those materials through their own waste disposal systems Cardboard and recyclable plastics

• Any recyclable plastic and cardboard waste that builds up on your stand (during the build, open days and breakdown) should be separated clearly and left for collection at your activation at the end of each day

Single-use plastic

• As part of its 2030 Sustainability Strategy, Web Summit strives to be a Zero Waste event. As such there will be zero tolerance for any single-use plastic being onsite. Web Summit would appreciate your support in this regard to ensure the event is as sustainable as possible

Fines

• Partners and contractors who abandon materials or do not manage the disposal of their waste in accordance with the venue’s policies will be billed post-event at a rate of 1000€ by the event organiser

Cleaning

If a partner wants their stand to be cleaned during the days of the event, a cleaning service needs to be purchased. on the partner store. If no cleaning service is ordered Web Summit will not clean your stand. 

Todas as informações relevantes para os parceiros, como o mapa do local, os tickets, os horários de credenciamento, programação do evento, hotéis credenciadas, as orientações de filmagem e as políticas do evento, podem ser encontradas na seção de informações essenciais.

All relevant partner information, such as venue map, tickets, registration times and show schedule, network requirements, shipping guidelines, hotels, filming guidelines and event policies, could be found in the essential information section. 

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