ข้อมูลกับสารสนเทศ

มนุษย์ให้ความสนใจกับข้อมูลและสารสนเทศมาตั้งแต่อดีต มีการเผยแพร่ข้อมูลและสารสนเทศหลากหลายรูปแบบ ตั้งแต่หนังสือพิมพ์ วิทยุ โทรทัศน์ ซึ่งในปัจจุบันอินเทอร์เน็ตนับเป็นการสื่อสารที่ครอบคลุมทั่วโลก มีการแลกเปลี่ยนข้อมูลข่าวสารที่สะดวกรวดเร็ว เป็นแหล่งข้อมูลที่ทุกคนเข้าถึงได้ตลอดเวลา สามารถตอบสนองความต้องการของมนุษย์ในการใช้ข้อมูลและสารสนเทศเพื่อการตัดสินใจทั้งในเรื่องเล็กและเรื่องใหญ่

ข้อมูล (Data)

คือข้อเท็จจริง เหตุการณ์ที่เกี่ยวข้องกับสิ่งต่างๆ เป็นได้ทั้งตัวเลข ข้อความ ภาพ และเสียง โดยอาจหมายถึง คน สัตว์ สิ่งของ หรือเหตุการณ์ต่างๆ ซึ่งเกิดจากการสังเกต การจดบันทึก การสัมภาษณ์ แบบสอบถาม และมีการเก็บรวบรวมไว้ สามารถเรียกข้อมูลเหล่านั้นมาใช้ให้เกิดประโยชน์ได้ในภายหลัง ตัวอย่างข้อมูล เช่น คะแนนสอบ ชื่อ เพศ อายุ เป็นต้น

ประเภทของข้อมูล

1. ข้อมูลปฐมภูมิ (Primary Data)

คือ ข้อมูลที่เก็บรวบรวมมาจากแหล่งข้อมูลที่ได้มาจากแหล่งข้อมูลโดยตรง เช่น ข้อมูลนักเรียนที่ได้มาจากการตอบแบบสอบถาม การสำรวจ การสัมภาษณ์ การวัด การสังเกต การทดลอง ข้อมูลสินค้าที่ได้จากเครื่องอ่านบาร์โค้ด ข้อมูลบัตร ATM ที่ได้จากเครื่องอ่านแถบ ข้อมูลที่ได้จะมีความถูกต้อง ทันสมัย และเป็นปัจจุบัน

2. ข้อมูลทุติยภูมิ (Secondary Data)

คือ ข้อมูลที่ได้จากแหล่งที่รวบรวมข้อมูลไว้แล้วโดยมีผู้ใดผู้หนึ่ง หรือหน่วยงานได้ทำการเก็บข้อมูลหรือเรียบเรียงไว้ ซึ่งข้อมูลเรานั้นสามารถนำมาใช้ในการอ้างอิงได้เลย เช่น ข้อมูลจากระเบียนสะสม รายงานประจำปี สารานุกรม และเอกสารเผยแพร่ เป็นต้น

การรวบรวมข้อมูล (Data Compliation)

เป็นการนำเอาข้อมูลต่างๆที่ผู้อื่นได้เก็บไว้แล้ว หรือรายงานไว้ในเอกสารต่างๆ มาศึกษาวิเคราะห์ต่อ โดยแบ่งออกเป็น 2 ประเภท ดังนี้

1. วิธีเก็บรวบรวมข้อมูลปฐมภูมิ

วิธีการสังเกต (Observation)

เป็นวิธีเก็บข้อมูลจากการสังเกตโดยตรงจากปฏิกิริยาท่าทาง เหตุการณ์ หรือปรากฏการณ์ที่เกิดขึ้นในขณะใดขณะหนึ่ง และจดบันทึกไว้โดยไม่มีการสัมภาษณ์ วิธีนี้ใช้กันอย่างกว้างขวางในการวิจัย เช่น จะศึกษาดูปฏิกิริยาของผู้ขับรถยนต์บนท้องถนนภายใต้สภาพการจราจรที่แตกต่างกัน ก็อาจจะส่งเจ้าหน้าที่ไปยืนสังเกตการณ์ได้

วิธีการสัมภาษณ์ (Interview)

เป็นวิธีการส่งเจ้าหน้าที่หรือพนักงานออกไปสัมภาษณ์ผู้ให้คำตอบ และบันทึกคำตอบลงในแผ่นแบบสอบถาม วิธีนี้นิยมใช้กันมากในการทำสำมะโนและสำรวจ โดยเฉพาะอย่างยิ่งกับสถานการณ์ของประเทศไทยเป็นวิธีที่ทำให้ได้ข้อมูลที่ละเอียด พนักงานสัมภาษณ์สามารถชี้แจงหรืออธิบายให้ผู้ตอบเข้าใจในคำถามได้ ทำให้ได้รับข้อมูลตรงตามวัตถุประสงค์

การทดลอง (Experiment)

การเก็บรวบรวมข้อมูลจากการทดลอง เป็นการเก็บรวบรวมข้อมูลที่ต้องมีการทดลองหรือปฏิบัติเพื่อให้ได้ข้อมูลที่ต้องการ ส่วนใหญ่จะเป็นการเก็บรวบรวมข้อมูลทางวิทยาศาสตร์ เช่น การเปรียบเทียบประสิทธิภาพของยาแก้ปวดหลายๆ ชนิด ข้อมูลที่เก็บรวบรวมได้จากการทดลองจะมีความถูกต้องและน่าเชื่อถือ ถ้าไม่เกิดความคลาดเคลื่อนจากการวัดหรือการวางแผนการทดลอง การทดลองทางวิทยาศาสตร์เป็นทักษะพื้นฐานทางวิทยาศาสตร์เพื่อให้เกิดความสามารถในการปฏิบัติและฝึกฝนกระบวนการแสวงหาความรู้

2. วิธีเก็บรวบรวมข้อมูลทุติยภูมิ

ซึ่งส่วนใหญ่มักจะอยู่ในหนังสือ รายงาน บทความ เรื่องเอกสารต่างๆ ควรดำเนินการดังต่อไปนี้

  • พิจารณาตัวบุคคลเขียนรายงาน บทความ เรียกประสานเหล่านั้นว่าเป็นผู้ที่มีความรู้และมีความเชี่ยวชาญในเรื่องที่เขียนมีความน่าเชื่อถือ การเขียนจำเป็นต้องอาศัยเหตุผลและหลักวิชาการซึ่งข้อมูลที่จะนำมาใช้นั้นรวบรวมมาจากรายงาน บทความ เรื่องเอกสารต่างๆ และควรใช้ข้อมูลที่ผู้เขียนเก็บรวบรวมมาโดยตรง เช่น ข้อมูลที่ได้จากการสำรวจหรือสำมะโน เป็นต้น

  • ควรเก็บรวบรวมมาจากหลาย ๆ แหล่ง เพื่อใช้ในการเปรียบเทียบว่าข้อมูลที่ต้องการมีความผิดพลาดหรือไม่ นอกจากนี้ ผู้เก็บรวบรวมข้อมูลควรใช้ความรู้และความชำนาญมาพิจารณาข้อมูล เพื่อให้ได้ข้อมูลที่ถูกต้อง ครบถ้วน และสมบูรณ์

  • พิจารณาจากลักษณะของข้อมูลที่เก็บรวบรวมว่า เป็นข้อมูลที่ถูกต้อง ครบถ้วน และสมบูรณ์ ซึ่งข้อมูลที่ได้จากทะเบียนหรือข้อมูลที่เป็นความคิดเห็นหรือเจตคติส่วนใหญ่มักจะมีความถูกต้องเชื่อถือได้สูง แต่ถ้าเป็นข้อมูลประเภทความลับหรือข้อมูลที่ผู้ตอบอาจจะต้องเสียประโยชน์จากการตอบ ส่วนใหญ่มักจะมีความถูกต้องและเชื่อถือได้น้อย

  • ถ้าข้อมูลที่เก็บรวบรวมได้มาจากการสำรวจจากกลุ่มตัวอย่าง หรือต้องผ่านขั้นตอนการวิเคราะห์โดยใช้วิธีการทางสถิติมาก่อน จะต้องตรวจสอบวิธีที่ใช้ในการเลือกกลุ่มตัวอย่าง ขนาดกลุ่มตัวอย่าง และวิธีการวิเคราะห์ว่าเหมาะสมที่จะใช้หรือไม่

3. การสืบค้นข้อมูลบนเว็บไซต์(search engine)

คือ โปรแกรมค้นหาข้อมูล ที่ออกแบบมาเป็นเครื่องมือสำหรับใช้ค้นหาข้อมูล ซึ่งโปรแกรมที่ใช้สำหรับค้นหาข้อมูลบนเว็บไซต์หรือเว็บไซต์ที่ใช้สำหรับการค้นหาข้อมูลเรียกว่า เว็บเสิร์ชเอนจิน (Web Search Engine) ส่วนใหญ่จะค้นหาข้อมูลโดยที่เรากรอกข้อมูลที่ต้องการค้นหา หรือคำค้นหาต่าง ๆ ลงไป ซึ่งคำเหล่านั้นเราจะเรียกว่า คำค้น(keyword)

สารสนเทศเบื้องต้น

สารสนเทศ (Information)

คือ การนำข้อมูลมาผ่านกระบวนการประมวลผล คำนวณ วิเคราะห์ และแปลความหมายได้มากมาย ทำให้คำว่าสารสนเทศมีความหมายที่กว้างขวางและหลากหลาย ทั้งความหมายในเชิงเทคนิคและความหมายในเชิงสารสนเทศในชีวิตประจำวัน เช่น สารสนเทศที่เป็นความรู้จากเครือข่ายคอมพิวเตอร์ จากโทรศัพท์มือถือ สารสนเทศบนระบบสื่อสารโทรคมนาคมสมัยใหม่ เช่น การฝากเงิน การถอนเงิน ผ่านเครื่อง ATM การจองตั๋วเครื่องบิน เป็นต้น

ระบบสารสนเทศ (Information System: IS)

คือ ระบบที่อาศัยเทคโนโลยีคอมพิวเตอร์เข้ามาจัดการกับข้อมูลในองค์กร เพื่อให้บรรลุเป้าหมายที่ต้องการอย่างมีประสิทธิภาพ ประกอบด้วย บุคลากร ฮาร์ดแวร์ ซอฟต์แวร์ เครือข่ายการสื่อสารและทรัพยากรด้านข้อมูลสำหรับจัดเก็บ รวบรวม ปรับเปลี่ยนและเผยแพร่สารสนเทศเพื่อการนำมาใช้ประโยชน์ในองค์กร

ความสำคัญของสารสนเทศ

  • ด้านการศึกษา การจัดการเรียนการสอนในปัจจุบันมุ่งเน้นผู้เรียนเป็นศูนย์กลาง โดยครูผู้สอนทำหน้าที่เป็นผู้แนะนำ ช่วยเหลือ กระตุ้นให้ผู้เรียนได้ศึกษาค้นคว้าหาความรู้ด้วยตนเอง

  • ด้านสังคม สารสนเทศช่วยพัฒนาสติปัญญาของมนุษย์ ช่วยพัฒนาบุคลิกภาพส่วนบุคคลให้อยู่ร่วมกับผู้อื่นได้อย่างมีความสุข อีกทั้งช่วยให้เกิดความคิดสร้างสรรค์ เกิดการประดิษฐ์คิดค้นเทคโนโลยีใหม่ๆ ที่นำมาซึ่งความสะดวกสบายในการดำรงชีวิต

  • ด้านเศรษฐกิจ สารสนเทศมีความสำคัญในการขับเคลื่อนเศรษฐกิจยุคใหม่ที่เรียกว่าเศรษฐกิจบนรากฐานความรู้ หน่วยงานหรือผู้ประกอบการธุรกิจให้ความสำคัญกับเรื่องของ “การจัดการความรู้” เพื่อรักษาองค์ความรู้ขององค์กรไว้

  • ด้านวัฒนธรรม สารสนเทศเป็นรากฐานที่จำเป็นสำหรับความก้าวหน้าของอารยธรรม สารสนเทศช่วยสืบทอดค่านิยม ทัศนคติ ศิลปะ และวัฒนธรรมที่เป็นเอกลักษณ์อันดีงามของชาติ เพื่อก่อให้เกิดความภาคภูมิใจ ความสามัคคี และความมั่นคงของชาติ

ลักษณะของสารสนเทศที่ดี

การได้มาซึ่งสารสนเทศที่ดี ถูกต้อง และเป็นไปตามวัตถุประสงค์หรือความต้องการของผู้ใช้งานนั้น ข้อมูลที่นำมาเพื่อให้ได้สารสนเทศนั้นควรมีคุณลักษณะ ดังนี้

  1. มีความถูกต้องแม่นยำ (Accuracy) สารสนเทศที่ดีจะต้องตรงกับความเป็นจริง และเชื่อถือได้ สารสนเทศบางอย่างมีความสำคัญ หากไม่ตรงกับความเป็นจริงแล้วอาจส่งผลให้เกิดความเสียหายได้ สารสนเทศที่ถูกต้องแม่นยำจะต้องเกิดจากการป้อนข้อมูล รวมถึงโปรแกรมที่ประมวลผลจัดต้องถูกต้อง

  2. ขั้นตอนเวลา ( Timeliness) สารสนเทศที่ดีจะต้องทันต่อการใช้งาน กล่าวคือ ข้อมูลที่ป้อนให้กับเครื่องคอมพิวเตอร์จะต้องมีความเป็นปัจจุบันทันสมัยอยู่ตลอดเวลา เพื่อการนำไปใช้ประโยชน์ได้จริง ตัวอย่างเช่น ข้อมูลหมายเลขโทรศัพท์ของผู้ปกครองนักเรียนจะต้องมีการปรับปรุงให้ทันสมัย ฮักหมายเลขโทรศัพท์ร้านสมัยก็จะไม่สามารถติดต่อกับผู้ปกครองได้หากเกิดกรณีฉุกเฉิน

  3. มีความสมบูรณ์ครบถ้วน (Completeness) สารสนเทศที่ดีจะต้องมีความครบถ้วน สารสนเทศที่มีความครบถ้วนเกิดจากการเก็บข้อมูลได้ครบ ถ้าเก็บข้อมูลเพียงบางส่วนก็จะไม่สามารถใช้ประโยชน์จากสารสนเทศได้เต็มประสิทธิภาพ ตัวอย่างเช่น ข้อมูลนักเรียนจะต้องมีการเก็บรวบรวมรายละเอียดเกี่ยวกับนักเรียนให้ได้มากที่สุด เช่น ชื่อ อายุ ที่อยู่ ชื่อผู้ปกครอง หมายเลขโทรศัพท์ คะแนนที่ได้รับแต่ละวิชา เป็นต้น ทั้งนี้ เพื่อให้ครูสามารถนำข้อมูลไปใช้ประโยชน์ได้อย่างเต็มที่

  4. มีความตรงตามความต้องการของผู้ใช้ (Relevence) สารสนเทศจะต้องสอดคล้องกับความต้องการของผู้ใช้ กล่าวคือ การเก็บรวบรวมข้อมูลต้องมีการสอบถามการใช้งานของผู้ใช้ว่าต้องการในเรื่องใดบ้าง จึงสามารถสรุปสารสนเทศได้ตรงกับความต้องการของผู้ใช้มากที่สุด ตัวอย่างเช่น หากต้องการเก็บข้อมูลของนักเรียนก็ต้องถามครูว่าต้องการเก็บข้อมูลใดบ้าง เพื่อให้ครูสามารถใช้ประโยชน์ได้จริง

  5. การตรวจสอบพิสูจน์ได้ (Verifiability) สารสนเทศที่ดีจะต้องตรวจสอบที่มาได้ ทั้งนี้เพื่อให้ผู้ใช้ตรวจสอบความถูกต้องของสารสนเทศได้

ระบบสารสนเทศ (Information System: IS)

คือระบบที่สามารถจัดการข้อมูลตั้งแต่การรวบรวมและการตรวจสอบข้อมูล การประมวลผลข้อมูล รวมถึงการดูแลรักษาข้อมูล ได้แก่ การจัดเก็บข้อมูล การทำสำเนาข้อมูล การปรับปรุงข้อมูล ตลอดจนการสื่อสารข้อมูล เพื่อให้ได้สารสนเทศที่ถูกต้องและทันสมัยต่อความต้องการของผู้ใช้งาน ผู้ใช้สามารถนำสารสนเทศที่ได้ไปประกอบการตัดสินใจได้อย่างมีประสิทธิภาพ ซึ่งระบบในที่นี้อาจใช้มนุษย์จัดการข้อมูลหรือใช้คอมพิวเตอร์ในการจัดการข้อมูลก็ได้ แต่ในปัจจุบันนิยมใช้คอมพิวเตอร์ในการจัดการข้อมูล เราอาจเรียกระบบสารสนเทศนี้ว่า ( computer-based information System: CBIS) คำว่า “ระบบ” จะประกอบด้วยองค์ประกอบหลายองค์ประกอบ จึงทำให้ได้สารสนเทศที่ถูกต้องและรวดเร็ว สำหรับองค์ประกอบของสารสนเทศที่สำคัญมี 5 องค์ประกอบ ดังนี้

1. ฮาร์ดแวร์ (Hardware)

คือ อุปกรณ์ที่เกี่ยวข้อง หรือส่วนประกอบที่เป็นเครื่องคอมพิวเตอร์ อุปกรณ์คอมพิวเตอร์ และอุปกรณ์อื่นๆ เช่น เครื่องคอมพิวเตอร์ เครื่องคิดเลข เป็นต้น

2. ซอฟต์แวร์ (Software)

คือ ชุดคำสั่ง หรือเรียกอีกอย่างหนึ่งว่า โปรแกรมที่สามารถสั่งการให้คอมพิวเตอร์ทำงานในลักษณะที่ต้องการภายใต้ขอบเขตความสามารถที่เครื่องคอมพิวเตอร์หรือโปรแกรมนั้นๆ สามารถทำได้ ซอฟต์แวร์แบ่งออกเป็น 2 ประเภท ดังนี้

    • ซอฟต์แวร์ระบบ (System Software) หรือที่เรียกอีกอย่างหนึ่งว่า “ระบบปฏิบัติการ” เป็นโปรแกรมที่ทำหน้าที่ติดต่อกับฮาร์ดแวร์และเครื่องมือสำหรับให้ผู้ใช้ทำงานพื้นฐานต่างๆ ที่เกี่ยวกับฮาร์ดแวร์ ซอฟต์แวร์ระบบที่นิยมใช้ในปัจจุบัน ได้แก่ ระบบปฏิบัติการ Windows เป็นต้น

    • ซอฟต์แวร์ประยุกต์ (Application Software) เป็นโปรแกรมที่สั่งให้คอมพิวเตอร์ทำงานต่างๆ ตามที่ผู้ใช้ต้องการ ดังนั้น ทำให้มีการประยุกต์ใช้งานคอมพิวเตอร์อย่างกว้างขวาง ซอฟต์แวร์ประยุกต์มี 2 ประเภท คือ ซอฟต์แวร์สำหรับงานเฉพาะด้าน และซอฟต์แวร์สำหรับงานทั่วไป

3. บุคลากร (People where)

คือ ผู้ที่เกี่ยวข้องกับงานสารสนเทศ ซึ่งจะต้องมีความรู้ในการใช้งานคอมพิวเตอร์ตามหน้าที่และความรับผิดชอบ บุคลากรด้านคอมพิวเตอร์มีหลายระดับ ดังนี้

    • ระดับผู้ใช้งาน(User) เป็นผู้นำสารสนเทศที่ได้จากระบบสารสนเทศไปใช้งาน

    • ระดับผู้พัฒนาระบบ(System analyst) เป็นผู้พัฒนาระบบสารสนเทศ ได้แก่ นักวิเคราะห์ระบบ ทำหน้าที่วิเคราะห์และออกแบบระบบสารสนเทศที่เหมาะสมกับหน่วยงาน และนักเขียนโปรแกรม ทำหน้าที่เขียนคำสั่งในภาษาคอมพิวเตอร์ เพื่อให้ระบบสารสนเทศทำงาน

4. ข้อมูล (Data)

คือ ข้อเท็จจริงที่อาจจะอยู่ในรูปแบบต่างๆ ไม่ว่าจะเป็นตัวหนังสือ แสง สี เสียง สัญญาณอิเล็กทรอนิกส์ ภาพ วัตถุ หรือหลาย ๆ อย่างผสมผสานกัน ซึ่งข้อมูลที่ดีจะต้องตรงกับความต้องการของผู้ใช้

5. กระบวนการ (Process)

คือ ขั้นตอนกระบวนการต่างๆ ในการปฏิบัติงานในระบบสารสนเทศ เพื่อให้ได้สารสนเทศที่ต้องการ กระบวนการทำงานจะอยู่ในรูปแบบของคู่มือการใช้งานสำหรับผู้ใช้คอมพิวเตอร์ ดังนั้น คู่มือจะต้องอธิบายการใช้งานอย่างละเอียดเป็นภาษาที่เข้าใจง่าย องค์ประกอบของระบบสารสนเทศต้องทำงานสัมพันธ์กัน ซึ่งจะขาดองค์ประกอบใดอุปกรณ์หนึ่งไปไม่ได้ เพื่อให้เกิดการประมวลผล และได้สารสนเทศที่มีประสิทธิภาพ

การจัดการข้อมูลและสารสนเทศ

ประกอบด้วยขั้นตอนหลักในการทำงานหลายส่วน เป็นไปตามวัฏจักรการประมวลผลสารสนเทศ (Information processing cycle) โดยมีการใช้เทคโนโลยีทางคอมพิวเตอร์เข้ามาช่วย แบ่งออกเป็นขั้นตอนดังนี้

การจัดการข้อมูลสารสนเทศ

1. การนำเข้าข้อมูล ประกอบด้วยขั้นตอนการรวบรวม การตรวจสอบ การเตรียมข้อมูลให้ถูกต้อง สมบูรณ์ แล้วเหมาะสม การนำเข้าข้อมูลประกอบด้วย

  • การรวบรวมข้อมูล เป็นการรวบรวมข้อมูลจากแหล่งกำเนิดข้อมูลโดยวิธีสังเกตหรือสอบถาม เช่น ข้อมูลคะแนนสอบจากสมุดประจำตัวนักเรียน ไปฝากหรือถอนเงิน ข้อมูลจากการอ่านบาร์โค้ดของสินค้า เป็นต้น

  • การตรวจสอบข้อมูล เมื่อมีการรวบรวมข้อมูลแล้ว จำเป็นต้องมีการตรวจสอบข้อมูล เพื่อความถูกต้อง ข้อมูลที่เก็บเข้าระบบจะต้องมีความน่าเชื่อถือ

  • การเตรียมข้อมูล ข้อมูลที่มีการรวบรวมมานั้นอาจมีหลายรูปแบบ ทำให้การนำไปประมวลผลอาจเกิดความผิดพลาดได้ ดังนั้น จึงควรมีการเตรียมข้อมูลให้อยู่ในรูปแบบเดียวกันเพื่อความสะดวกในการประมวลผลและให้ได้ผลลัพธ์ที่ถูกต้อง

2. การประมวลผลข้อมูล คือ การดำเนินการต่างๆ กับข้อมูลเพื่อให้ได้ผลลัพธ์ที่มีความหมายและมีประโยชน์ต่อการนำไปใช้งานมากขึ้น โดยผลลัพธ์ที่ได้จากการประมวลผลข้อมูล เรียกว่า สารสนเทศ ซึ่งอาจอยู่ในรูปแบบฟอร์มหรือรายงานที่สะดวกต่อการนำไปใช้

3. การเก็บรักษาข้อมูล คือ การเก็บบันทึกผลลัพธ์บางส่วนที่ยังไม่ต้องการนำไปใช้งานในขณะนั้นลงสู่สื่อบันทึกข้อมูล ตลอดจนปรับปรุงข้อมูลให้มีความทันสมัยอยู่เสมอ การเก็บรักษาข้อมูลที่ดีจะต้องคำนึงถึงวิธีการนำข้อมูลที่เก็บรักษามาใช้งานอย่างมีประสิทธิภาพ การเก็บรักษาข้อมูลมีดังนี้

  • การจัดเก็บข้อมูล ข้อมูลที่มีการสำรวจรวบรวมหรือประมวลผลให้เป็นสารสนเทศ จำเป็นต้องดำเนินการจัดเก็บไว้เพื่อใช้ในภายหลัง การจัดเก็บสมัยใหม่มักเปลี่ยนข้อมูลให้อยู่ในรูปแบบที่สามารถจัดเก็บในสื่ออิเล็กทรอนิกส์ เช่น ฮาร์ดดิสก์ แผ่นซีดี เป็นต้น โดยจัดเก็บข้อมูลอยู่ในรูปแบบ เช่น ไฟล์งาน ฐานข้อมูล เป็นต้น

  • การสำเนาข้อมูล การจัดทำสำเนาข้อมูลจากชุดเดิมเพื่อป้องกันการสูญหายหรือเสียหายที่อาจเกิดขึ้นกับข้อมูลและเมื่อมีข้อมูลที่จัดเก็บในสื่ออิเล็กทรอนิกส์ต่างๆ การทำสำเนาจะทำได้ง่ายและทำได้เป็นจำนวนมาก อุปกรณ์ที่ใช้ในการทำสำเนา เช่น เครื่องถ่ายเอกสาร เครื่องพิมพ์ แผ่นซีดี เป็นต้น

  • การปรับปรุงข้อมูล การปรับปรุงเปลี่ยนแปลงข้อมูลให้มีความทันสมัยสอดคล้องกับเหตุการณ์และเวลาที่เปลี่ยนแปลงไป เช่น การเปลี่ยนที่อยู่หรือหมายเลขโทรศัพท์ของลูกค้า การเปลี่ยนอัตราที่ใช้คำนวณดอกเบี้ยหรือภาษีสำหรับเงินฝากประจำ

4. การแสดงผล คือ การจัดรูปแบบของสารสนเทศที่เป็นผลลัพธ์จากการประมวลผลให้อยู่ในรูปแบบของรายงาน ตาราง แบบฟอร์ม แผนภูมิ ฯลฯ เพื่อให้สะดวกในการศึกษา ง่ายต่อการทำความเข้าใจ และสอดคล้องกับวัตถุประสงค์ของปัญหาการแสดงผลลัพธ์ มีทั้งที่เป็นข้อความ ภาพ เสียง วีดีทัศน์ เป็นต้น ตัวอย่างการใช้เทคโนโลยีมาช่วยในการแสดงผลลัพธ์ เช่น การไฟฟ้าใช้เครื่องพิมพ์แสดงค่าไฟฟ้าประจําเดือน ห้างสรรพสินค้าใช้เครื่องพิมพ์แสดงรายการและราคาสินค้า

ข้อมูลอ้างอิง: ณัฏฐ์ โอธนาทรัพ และคณะ. 2562. การจัดการข้อมูลสารสนเทศ. ใน ดร.ฉัททวุฒิ พืชผล(บรรณาธิการ), เทคโนโลยี(วิทยาการคำนวณ) ชั้นมัธยมศึกษาปีที่ 1(57-69). บริษัทอักษรเจริญทัศน์ อจท. จำกัด 142 ถนนตะนาว เขตพระนคร กรุงเทพมหานคร 10200