Einfacher Verkaufsprozess

Der Vertriebsprozess beginnt in den meisten Fällen mit einem Auftrag. Die meisten Kunden sind Stammkunden und bestellen sofort, ohne bei uns noch einmal anzufragen, um ein Angebot einzuholen. Sie kennen die Preise. Unsere Preise und Konditionen sind über einen längeren Zeitraum abgesprochen und bleiben deshalb unverändert.

Beginnen wir mit dem Terminauftrag. Sie müssen wissen, dass der Kundenauftrag im SAP-System Terminauftrag heißt. Statt Kundenauftrag werden wir in Zukunft auf der Vertriebsseite den Begriff Auftrag verwenden. Zurzeit gehen bei uns noch die Aufträge per Post ein. Eingänge über das Internet haben wir erst später geplant. Der Auftrag geht in der Poststelle ein. Er bekommt einen Eingangsstempel und das Kurzzeichen des Postbearbeiters oder der Postbearbeiterin. Wir holen jeden Morgen die Post aus unserem Postkasten gleich neben der Telefonzentrale in der Eingangshalle unseres Unternehmens. Dann erfassen wir den Kundenauftrag im SAP-System.

In jedem Terminauftrag wird ein Wunschlieferdatum für den Kunden festgelegt. Wir müssen prüfen, ob das Wunschlieferdatum haltbar ist. Das SAP-System kennt genau unsere Lagerbestände und die Beschaffungszeit und kann von alleine den Termin ermitteln, wann die Ware beim Kunden ist. Ausgehend vom Wunschlieferdatum wird das Eintreffen der Ware beim Kunden berechnet. Wenn wir nicht rechtzeitig liefern können, benachrichtigen wir den Kunden und holen uns sein Einverständnis für eine spätere Lieferung. Manchmal bestellt ein Kunde auch Materialien, die nicht in unserem Sortiment sind. Dann schreiben wir dem Kunden, dass der Terminauftrag nicht beliefert werden kann.

Befindet sich ein Terminauftrag im SAP-System, können wir anhand von Belegstatus und Belegfluss den Vertriebsprozess verfolgen.

Damit haben wir den ersten Schritt des Vertriebsprozesses bearbeitet. Nach dem Speichern des Terminauftrages legen wir im SAP-System eine Auslieferung an. Damit wird der Lieferschein erzeugt. Danach wird ein weiterer Beleg erzeugt: der Transportauftrag. Bitte verstehen Sie den Begriff nicht falsch. Dieser Beleg hat nichts mit einem Spediteur zu tun, der die Ware zum Kunden befördert. Es ist der Auftrag an das Lager. Die Mitarbeiter im Lager wissen, wenn Sie im SAP-System einen Transportauftrag sehen, welche und wie viel Ware sie zum Versenden aus den Lagerbereichen bereitstellen müssen. Man sagt auch Kommissionieren dazu. Wenn jetzt genügend Ware vorhanden ist, wird ein neuer Beleg angelegt, der Warenausgang. Mit diesem Beleg wird im Hintergrund eine Buchung in der Finanzbuchaltung ausgelöst, ohne, dass Sie das bemerken.

Bedarfs- und Bestandsliste

Sie wollen disponieren! Das bedeutet, Material zur rechten Zeit am rechten Ort in ausreichender Menge zu beschaffen.

Die Bedarfs- und Bestandsliste ist eines der wichtigsten Instrumente für die Disposition, d. h. in der Regel für die Einkaufsabteilung.

Die Bedarfs- und Bestandsliste zeigt Ihnen die verfügbaren Mengen eines Materials. Die Liste ist dynamisch (d. h., sie wird ständig der aktuellen Situation angepasst). Weiterhin können Sie der Liste entnehmen, ob z. B. Bestellungen, Kundenaufträge und Lieferungen schon im SAP-System angelegt wurden.

Im Bild weiter unten ist eine Bedarfs- und Bestandsliste abgebildet. Sie sehen, dass der aktuelle Bestand (immer in blauer Farbe dargestellt) zurzeit "4000" Stück beträgt. Von diesem Bestand wird jetzt nach Datum sortiert, weitergerechnet. Im System befinden sich:

Eine Bestellung über 3500 St. (BS-Ein = Bestelleinteilung = Bestellung)
Eine Bestellanforderung (Beleg, der einen Bedarf an Material signalisiert. Dieser Beleg kann in eine Bestellung umgewandelt werden.) über
2500 St. (BS-Anf = Bestellanforderung)
Ein Kundenauftrag über 10000 St. (K-Auft = Kundenauftrag)

Es ist folgender Ablauf zu vermuten:

• 22.05.2007: Die Bestellung war (warum können wir hier nicht sagen) im System. Damit stünden, wenn zur Bestellung der Wareneingang erfolgt wäre, 7500 St. zur Verfügung.

• 24.05.2007: Im Kundenauftrag werden aber 10 000 St. angezeigt. Es würden also 2500 St. fehlen, um den Auftrag beliefern zu können.

• 24.05.2007: Demnach ist eine Bestellanforderung über 2500 St. angelegt worden. Um die Ware aus dem Kundenauftrag rechtzeitig zum Versand zu bringen, müsste die Bestellanforderung am 24.05. abgearbeitet worden sein.

Die Bedarfs- und Bestandsliste ist eine "was wäre wenn-Liste"- ausgehend vom aktuellen Bestand. Die schwarz dargestellten Zahlen würden zu einer Bestandsänderung führen, wenn die Belege in Wareneingänge umgesetzt werden würden. Die Bedarfs-/Bestandsliste dient der Disposition und Kontrolle der aktuellen Situation für den Ein- und auch Verkäufer.

MERKE: Alle erledigten Belege sind nicht mehr in der Bedarfs- und Bestandsliste, sondern nur die Belege, die noch abgearbeitet werden müssen!!!

Für alle Einkaufsbelege können Sie über einen Doppelklick den Beleg weiterverfolgen. Die Verkaufsbelege müssen Sie sich über das Menü "Vertrieb" aus dem Easy Access-Menü anzeigen lassen.

Versandterminierung

Wenn Sie sich im Terminauftrag die Versandterminierung ansehen, müssen Sie über einige Begrifflichkeiten Bescheid wissen. Außerdem müssen Sie die Art und Weise der Berechnung des Lieferdatums kennen.

Wie rechnet das System das Lieferdatum aus? Zunächst sollten Sie wissen, dass die Versandterminierung rückwärts gerechnet wird. Der Kunde hat normalerweise ein Wunschlieferdatum. Zu diesem Zeitpunkt möchte er die Ware geliefert bekommen. Dieses Datum wird beim Anlegen des Terminaufstrages eingetragen. Ausgehend von diesem Datum rechnet das SAP-System zurück (Rückwärtsrechnung). Sollte das rückgerechnete Datum vor dem Bereitstellungsdatum liegen, kann der Kundenauftrag nicht zum Wunschlieferdatum beliefert werden. Dann rechnet das System vom Bereitstellungsdatum vorwärts. Die Ware wird dann später ausgeliefert.

Begriffe:

Transitzeit: Ware bis zum Kunden transportieren
Ladezeit: Verladen der Ware
Transportdispositionszeit: Zeit zur Organisation des Transportes
Richtzeit: Kommissionierzeit (Kommissionieren = Ware zum Transport aus dem Lager bereitstellen) plus Verpackungszeit

ACHTUNG: Die Richtzeit beinhaltet die Transportdispositionszeit. Deshalb müssen Sie beim Nachrechnen der Versandterminierung nur die Richtzeit berücksichtigen. Die Transportdispositionszeit spielt an dieser Stelle keine Rolle. Die Richtzeit umfasst die Transportdispositionszeit. Wenn also die Richtzeit und die Transportdispositionszeit jeweils einen Tag betragen, dürfen nicht 2 Tage hinzugezählt werden, sondern nur 1 Tag!

Das System rechnet

rückwärts:

Bereitstellungsdatum = Wunschlieferdatum - Transitzeit - Ladezeit - Richtzeit

vorwärts:

Bereitstellungsdatum + Richtzeit + Ladezeit + Transitzeit

In dem System, mit dem Sie arbeiten, wurden Richtzeit, Transportdispositionszeit, Ladezeit und Transitzeit voreingestellt. Daran können Sie nichts ändern.

Es wurde voreingestellt:

1 Tag Richtzeit = Zeit zum Kommissionieren und Transportdispositionszeit = Zeit um den Transport zu organisieren
1 Tag Ladezeit
1 Tag Transitzeit

Weiterhin müssen Sie 1 Tag Dispositionszeit berücksichtigen. Dieser Tag ist für den Disponenten gedacht, der ja auch seine Zeit für die Disposition benötigt.

Beispiel Vorwärtsrechnung

Heute ist der 18.01.2010!
Wunschlieferdatum des Kunden: 18.01.2010
Damit kommt die Rückwärtsrechnung nicht in Frage (vgl. weiter oben). Das SAP-System rechnet vorwärts.

Sie erhalten im Terminauftrag folgende Angaben zum Versand:

Zunächst müssen Sie überlegen, wann das Material bereitgestellt ist (Mat.Bereitst.Datum). Dazu zählen folgende Zeiten:
1 Tag Dispositionszeit (voreingestellt)
1 Tag Planlieferzeit (Stammdaten Material)
1 Tag Wareneingangsbearbeitungszeit (Stammdaten Material)

Jetzt ist die Ware eingelagert und steht zum Verkauf bereit.

1 Tag Richtzeit (bestehend aus Kommissionierzeit und Vorbereiten des Transports)

2 Tage Wochenende

1 Tag Ladezeit wird hinzugerechnet und Sie haben das Ladedatum.
1 Tag Transitzeit