Eingangsrechnung buchen

Sachbearbeiter Einkauf:

"Wie kommt die Eingangsrechnung zu uns? Die Eingangsrechnung kommt per Post. Sie ist in der Regel nicht der Warenlieferung beigelegt. Die Post wird uns von der Poststelle jeden Vormittag übergeben. Die Poststelle hat den Posteingang gestempelt. Der Sachbearbeiter schreibt sein Kurzzeichen mit Datum dazu. Dann wissen wir genau, wer den Prozess wann angestoßen hat. Das ist für Rückfragen extrem wichtig.

Wir prüfen die Wareneingangsbuchung im SAP-System. Dazu müssen wir uns den Materialbeleg ansehen. Sollte der Beleg nicht im SAP-System sein, ist die Ware noch nicht eingetroffen oder eine Buchung wurde vergessen. Wir fragen dann im Lager nach. Sonst legen wir den Vorgang auf einen späteren Termin. Ist der Wareneingang im SAP-System gebucht, vergleichen wir die Eingangsrechnung mit der Bestellung, dem Lieferschein aus unserem Stehordner und dem Materialbeleg im SAP-System und prüfen die Rechnung auf sachliche und rechnerische Richtigkeit. Sollte die Rechnung nicht stimmen, schreiben wir den Lieferanten an und bitten um Prüfung und eine neue Rechnung. Ist die auf sachliche und rechnerische Richtigkeit geprüfte Rechnung korrekt, versehen wir den Rechnungsbeleg mit dem Vermerk "rechnerisch und sachlich richtig" und dem Kurzzeichen desjenigen, der geprüft hat. Jetzt rufen wir die entsprechende SAP-Anwendung auf und pflegen die Eingangsrechnung ein.

Am Schluss kopieren wir die im SAP-System erfasste Rechnung und legen diese in den Posteingangskorb der Abteilung "Rechnungswesen". Das Original legen wir in einem Stehordner ab.

Gehen wir von dem Normalfall einer kompletten Lieferung aus, dann bucht das SAP-System automatisch beim Sichern der Eingangsrechnung in der Finanzbuchhaltung. Merken Sie sich: Beim Sichern der Eingangsrechnung entsteht der offene Posten im System in Höhe der Rechnung. Das SAP-System weiß genau, wann der Posten fällig ist. Der offene Posten wird immer mit dem Bruttobetrag erfasst. Skonto spielt hier noch keine Rolle. Erst, wenn die Rechnungswesenabteilung bezahlt, wird entschieden, ob mit oder ohne Skontoabzug. Das trifft also die Einkaufsabteilung nicht. Für uns ist entscheidend, welche Zahlungsbedingungen in der Bestellung hinterlegt sind."