Bestellung

Abteilungsleiter Einkauf:

"Sie werden in der Einkaufsabteilung Prozesse in unserem Unternehmen mit Unterstützung des SAP-Systems abwickeln. Wir werden uns heute mit der Eingabe eines Bestellprozesses in das SAP-System beschäftigen. Zunächst stellt sich die Frage, wann in unserem Unternehmen eine Bestellung angelegt wird. Gründe dafür können sein:

1. Ein Kundenauftrag ist eingegangen und es ist nicht ausreichend Ware auf Lager.

2. Der Lagerbestand ist, unabhängig von Kundenaufträgen, zu gering und muss aufgefüllt werden.

3. Entsprechende Absatzprognosen verlangen einen bestimmten Lagerbestand.

4. Besondere Rabatte zwingen zum vorzeitigen Einkauf.

Um den Gesamtprozess im Zusammenhang mit unserem Unternehmen wert- und mengenmäßig zu betrachten, habe ich Ihnen diese Folie (siehe unten U-Modell) mitgebracht. Werfen Sie einen Blick darauf.

Wir sind in unserem Unternehmen bemüht, die Lagerbestände so gering wie möglich zu halten. Aus diesem Grund werden Bestellungen in der Regel geschrieben, wenn Kundenaufträge eingegangen sind. Die Bestellmenge entspricht meistens den Bestellmengen der Kundenaufträge abzüglich der Mengen aus Bestellungen, die schon im SAP-System erfasst worden sind und abzüglich dem vorhandenen Lagerbestand.

Beispiel für eine Disposition:
Wenn wir zwei Kundenaufträge über jeweils 100 Stück vom Material XX vorliegen haben, eine Bestellung über 100 Stück schon im SAP-System ist und 50 Stück des Materials auf Lager sind, ziehen wir von der Gesamtauftragsmenge von 200 Stück die 50 Materialien aus dem Lager ab. Dann müssten wir 150 Stück bestellen. Da sich aber eine Bestellung über 100 Stück im SAP-System befindet, benötigen wir nur noch 50 Stück.

vorhandene Menge im Lager 50 Stück

+ ausstehende Bestellungen 100 Stück

Bestand nach Lieferung  50 Stück

- Kundenaufträge 200 Stück

Bedarf (zu bestellen) Bestellanforderung 50 Stück

Geht ein Auftrag ein und es sind ausreichend Artikel auf Lager, erstellt die Abteilung Vertrieb die nötigen Belege und veranlasst die Versendung der Ware an den Kunden. Danach werden die Belege abgeheftet. Stellt die Abteilung Vertrieb fest, dass Artikel zum Beliefern des Kundenauftrages fehlen, wird eine Bestellanforderung im SAP-System angelegt (Das ist ein Beleg, der signalisiert, dass bestimmte Artikel in bestimmter Menge benötigt werden.).

In der Regel kaufen wir bei unserem Stammlieferanten ein. Anders verhält es sich, wenn wir keinen Stammlieferanten in den Stammdaten eingetragen haben. Wir versuchen dann über die üblichen Beschaffungsquellen einen neuen Lieferanten zu finden. Sollte das auch misslingen, schreiben wir dem Kunden, dass der Auftrag nicht beliefert werden kann.

Nachdem geklärt wurde, welche Menge von einem Artikel bestellt werden muss, öffnen wir in der Abteilung Einkauf die entsprechende Anwendung im SAP-System und legen eine Bestellung an. Bestellungen dürfen nur vom Einkauf geschrieben werden.

Sehen Sie einmal, wir haben hier ein Angebot der Zieher Papiere AG (siehe unten "Angebot Zieher").

Ich möchte dieses Angebot unbedingt in Anspruch nehmen. Bitte beachten Sie, dass das angebotene Material die Artikelnummer H2101 hat. Die Zieher Papiere AG hat uns dieses Angebot unaufgefordert zugeschickt. Das geschieht bei Stammlieferanten nur dann, wenn sich Preise und/oder Konditionen ändern. Das Angebot liegt bei uns im Postkorb. Den Posteingang hat schon unsere Poststelle bearbeitet. Bei Angeboten von Stammlieferanten suchen wir die bisherigen Preise und Konditionen heraus. Konditionen sind z. B. Rabatte, Kosten für den Bezug der Ware und Lieferzeiten. Bei Angeboten von neuen Lieferanten vergleichen wir auch die Preise mit denen der Stammlieferanten. Sollte der Preis wesentlich günstiger sein, prüfen wir zunächst, wie "sicher" der Lieferant ist und ob er als Stammlieferant geeignet ist. Sollte das der Fall sein, treten wir zunächst mit unserem bisherigen Stammlieferant in Verbindung, um Verhandlungen zu führen. Eingespielte Verhältnisse sind uns lieber und für die Verwaltung nicht so aufwändig. Sollte der alte Lieferant bereit sein, gewünschte Veränderungen zu akzeptieren, bleibt es so, wie es ist und dem neuen Lieferanten wird eine Absage erteilt. Sollte der neue Lieferant weiterhin interessant für unser Unternehmen sein, entscheidet der Abteilungsleiter, ob der Lieferant für das entsprechende Material gewechselt wird.

Nachdem geklärt ist, welches Angebot akzeptiert wird, muss eine Bestellung - entsprechend dem Angebot - geschrieben werden. Bevor wir aber eine Bestellung schreiben, die ja rechtsverbindlich ist, schauen wir vorsichtshalber einmal in der Bedarfs- und Bestandsliste im SAP-System nach. Diese Liste benutzen wir zurzeit um festzustellen, wie viel von welchem Material wann bestellt werdem muss. Das nennt man auch Disponieren. Disponieren bedeutet, Material zur rechten Zeit am rechten Ort in ausreichender Menge zur Verfügung zu stellen. Wir sehen in der Bedarfs- und Bestandsliste, ob Bestellanforderung im SAP- System zu dem Material vorhanden sind und noch weitere Bestellungen und/oder Kundenaufträge zum selben Material berücksichtigt werden müssen. Sonst haben wir entweder zu viel oder zu wenig Ware auf Lager.

Wenn wir entscheiden, dass Material bestellt werden muss, fragen wir in der Abteilung Rechnungswesen nach, ob es Einwände gegen die Bestellung - aufgrund von Liquiditätsengpässen - gibt. Das ist die Frage danach, ob genügend Zahlungsmittel vorhanden sind, um die Lieferantenrechnung zu bezahlen."