Verkaufsprozess

Der Vertriebsprozess beginnt in den meisten Fällen mit einem Auftrag. Die meisten Kunden sind Stammkunden und bestellen sofort, ohne bei uns noch einmal anzufragen, um ein Angebot einzuholen. Sie kennen die Preise. Unsere Preise und Konditionen sind über einen längeren Zeitraum abgesprochen und bleiben deshalb unverändert.

Beginnen wir mit dem Terminauftrag. Sie müssen wissen, dass der Kundenauftrag im SAP-System Terminauftrag heißt. Statt Kundenauftrag werden wir in Zukunft auf der Vertriebsseite den Begriff Auftrag verwenden. Zurzeit gehen bei uns noch die Aufträge per Post ein. Eingänge über das Internet haben wir erst später geplant. Der Auftrag geht in der Poststelle ein. Er bekommt einen Eingangsstempel und das Kurzzeichen des Postbearbeiters oder der Postbearbeiterin. Wir holen jeden Morgen die Post aus unserem Postkasten gleich neben der Telefonzentrale in der Eingangshalle unseres Unternehmens. Dann erfassen wir den Kundenauftrag im SAP-System.

In jedem Terminauftrag wird ein Wunschlieferdatum für den Kunden festgelegt. Wir müssen prüfen, ob das Wunschlieferdatum haltbar ist. Das SAP-System kennt genau unsere Lagerbestände und die Beschaffungszeit und kann von alleine den Termin ermitteln, wann die Ware beim Kunden ist. Ausgehend vom Wunschlieferdatum wird das Eintreffen der Ware beim Kunden berechnet. Wenn wir nicht rechtzeitig liefern können, benachrichtigen wir den Kunden und holen uns sein Einverständnis für eine spätere Lieferung. Manchmal bestellt ein Kunde auch Materialien, die nicht in unserem Sortiment sind. Dann schreiben wir dem Kunden, dass der Terminauftrag nicht beliefert werden kann.

Befindet sich ein Terminauftrag im SAP-System, können wir anhand von Belegstatus und Belegfluss den Vertriebsprozess verfolgen.

Damit haben wir den ersten Schritt des Vertriebsprozesses bearbeitet. Nach dem Speichern des Terminauftrages legen wir im SAP-System eine Auslieferung an. Damit wird der Lieferschein erzeugt. Danach wird ein weiterer Beleg erzeugt: der Transportauftrag. Bitte verstehen Sie den Begriff nicht falsch. Dieser Beleg hat nichts mit einem Spediteur zu tun, der die Ware zum Kunden befördert. Es ist der Auftrag an das Lager. Die Mitarbeiter im Lager wissen, wenn Sie im SAP-System einen Transportauftrag sehen, welche und wie viel Ware sie zum Versenden aus den Lagerbereichen bereitstellen müssen. Man sagt auch Kommissionieren dazu. Wenn jetzt genügend Ware vorhanden ist, wird ein neuer Beleg angelegt, der Warenausgang. Mit diesem Beleg wird im Hintergrund eine Buchung in der Finanzbuchaltung ausgelöst, ohne, dass Sie das bemerken.

Der Prozessteilschritt zum Warenausgang wird folgendermaßen bearbeitet:

Nachdem der Kundenauftrag erfasst wurde, wird eine sogenannte Auslieferung im System angelegt. Das ist die Basis für die Kommissionierung und für den Lieferschein. Aufgrund des Auslieferungsbeleges können wir im System den Transportauftrag anlegen. Wir lassen den Lieferschein fünf Mal ausdrucken. Das Lieferscheinoriginal und vier Kopien gehen an das Lager. Das ist das Zeichen, dass die Auslieferung und der Transportauftrag angelegt wurden. Zwei Originale werden der Ware beigelegt, eine Kopie verbleibt im Lager und wird dort in einem Stehordner abgeheftet. Das verbleibende Exemplar schickt das Lager z. B. mit dem Kommentar "Erledigt" an uns zurück.

Nachdem die Abteilung Vertrieb den Lieferschein mit dem "OK-Vermerk" aus dem Lager erhalten hat, bucht sie den Warenausgang ein. Ist alles in Ordnung, wird der Warenausgangsbeleg aufgerufen und die kommissionierte Menge im SAP-System wird bestätigt. Danach wird nur noch auf die Taste "Warenausgang buchen" geklickt. Einen Buchungssatz müssen Sie dafür nicht können."

Das SAP-System ist so eingestellt, dass die Rechnung an den Kunden erst dann einpflegen werden können, wenn der Warenausgang gebucht wurde.

Die Fakturierung oder das Schreiben einer Rechnung an den Kunden gestaltet sich sehr ähnlich wie beim Warenausgang. Sie müssen einfach nur Belege, die schon im SAP-System sind, umwandeln. Wurde aus dem Beleg Terminauftrag der Warenausgang, so wird aus dem Beleg Auslieferung die Ausgangsrechnung. Sie müssen dazu natürlich die Nummer des Auslieferungsbeleges kennen. Diese können Sie aber im SAP-System abfragen. Sie müssen sich diese Nummern nicht aufschreiben.

Nachdem der Warenausgang gebucht wurde, wird die Faktura angelegt. Das ist die Rechnung an den Kunden. Durch das Sichern der Faktura wird der offenen Posten, das ist die Forderung, die an den Kunden besteht, automatisch gebucht. Da gibt es nicht viel zu tun. Einen Buchungssatz müssen Sie dazu nicht kennen. Sie sehen, dass die Rechnung aufgrund der automatischen Buchung durch das SAP-System sogar von der Abteilung Vertrieb gebucht werden könnte und nicht unbedingt von der Abteilung Rechnungswesen.

Sie haben ja schon aus den Abteilungen Einkauf und Vertrieb die Buchungstechnik eines ERP-Systems kennen gelernt. Warenein- und -ausgänge und Eingangs- und Ausgangsrechnungen werden automatisch über die Belegerfassung gebucht. Das hat die Struktur und Arbeitsweise vieler Abteilungen in Unternehmen verändert und zu innerbetrieblichen Umsetzungen geführt. Den klassischen Buchhalter, so wie er auch noch im Rechnungswesenunterricht von vielen Schulen angenommen wird, gibt es nicht mehr. Sie benötigen als Sachbearbeiter in den Abteilungen Vertrieb und Einkauf keine Kenntnisse des Systems der doppelten Buchführung. Auch in der Abteilung Rechnungswesen setzen wir immer weniger Kenntnisse des Systems der doppelten Buchführung voraus. Natürlich haben wir noch einige Rechnungen, die nach altem Muster gebucht werden. Die Anzahl ist aber so gering, dass wir dafür keine eigene Kraft einstellen. Das erledigen die hier noch verbliebenen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter mithilfe des SAP-Systems.

In der Abteilung Rechnungswesen geht es um Kontrolle und Entscheidungsvorbereitungen für die Geschäftsleitung aufgrund des Zahlenmaterials, das hier zusammenkommt. Die offenen Posten gehören z. B. dazu. Es muss bekannt sein, wie hoch die Forderungen an Kunden sind. Das ist ja Geld, das in der nächsten Zeit auf unserem Bankkonto eingehen wird. Außerdem muss die Abteilung Rechnungswesen wissen, wann die Kunden ihre Rechnungen bezahlen müssen. Wenn nicht bezahlt wird, wird gemahnt. Auch das übernimmt für uns das SAP-System.

Der Prozess zur Zahlung von Kunden läuft in der Abteilung Rechnungswesen folgendermaßen ab: Die Rechnungen an Kunden werden von der Abteilung Verkauf geschrieben und verschickt. Die Abteilung Rechnungswesen kontrolliert am Kontoauszug die Zahlungsein- und Ausgänge. Der Kontoauszug ist dafür der Buchungsbeleg. Ist eine Zahlung eingegangen, buchen wir die entsprechende Zeile des Kontoauszuges. Damit ist der offene Poste ausgeglichen

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