Warenrücklieferung

Rücklieferung von Ware im Einkauf

In diesem Teil des Szenarios lernen Sie, wie in der Praxis mithilfe von ERP-Software ein Einkaufsprozess rückwärts abgewickelt wird. Wir beschäftigen uns hier mit einer Warenrücklieferung. Preisminderungen werden an anderer Stelle besprochen.

In den meisten Unternehmen wird mit Stammlieferanten gearbeitet. Auftretende Probleme mit der Warenlieferung im Bereich der Mängelrüge sind in ihrer Abwicklung eingespielt. Selten spielt das Kaufrecht im Rahmen von Rechtsfolgen von Mängeln nach BGB § 437 ff. und HGB § 373 ff. eine so zentrale Rolle wie in den Schulbüchern.

Anders ist es im einseitigen Handelskauf. Als Privatperson sollten Sie Ihre Rechte bei Mängeln, so, wie sie in den Schulbüchern stehen, kennen. Das kann sehr hilfreich sein.

In der betrieblichen Praxis sieht das oft folgendermaßen aus:

Im Lager werden Stichproben der Lieferung durchgeführt. Sollten alle Stichproben erhebliche Mängel aufweisen, wird ohne große Argumentation mit Paragrafen die Ware komplett zurückgeschickt. Der Lieferant wird vorab davon in Kenntnis gesetzt. Wenn er die gleiche Ware vorrätig hat, schickt er unverzüglich eine Ersatzlieferung. Sollten nur Teile der Ware betroffen sein, schicken wir den betroffenen Teil zurück und der Lieferant liefert den entsprechenden Teil nach. Der Stammlieferant vertraut in der Regel unseren Mängelrügen. Terminabsprachen werden am Telefon durchgeführt und in den meisten Fällen halten sich die Parteien auch daran.

Rücklieferungen und Teilrücklieferungen werden meistens vor dem Zahlungsausgang abgewickelt. Bis dahin wird der Mangel bemerkt worden sein. Nur sehr selten muss der gesamte Prozess rückwärts abgewickelt werden.

Beachten Sie: Wenn der Lieferant geliefert hat und/oder eine Rechnung verbucht wurde, gibt es kein Storno mehr. Einen Prozess dürfen Sie nur stornieren, wenn der Lieferant noch nicht betroffen ist, also keine Reaktion von uns erhalten hat (wie z. B. die Warenrücklieferung).

In diesem Teil des Szenarios wird Ihnen einmal gezeigt, wie eine komplette Rückabwicklung bis zum Zahlungsausgang abgearbeitet wird.

Sie selbst können den Prozess je nach Bedarf nur in Teilen durchführen. Das hängt von der jeweiligen Situation ab:

• nur bis zur Warenrücksendung ohne Faktura und Zahlungsausgang

• nur bis zur Eingangsrechnung ohne Zahlungsausgang

• von der Warenrücksendung bis zum Zahlungsausgang

Führen Sie einfach aus den SAP-Anleitungen die entsprechenden Menüpunkte aus.

Eine Teilrücklieferung wird Ihnen über eine gesonderte Menütaste erklärt. Achtung, hier sieht die Rechnungskorrektur völlig anders aus als bei einer Gutschrift, wie sie im Rahmen der gesamten Warenrücksendung gezeigt wird.

Auch bei der Teilrücklieferung müssen Sie entscheiden, ob Sie eine Nachlieferung erwarten oder nicht. Sollten Sie eine Nachlieferung erhalten, werden Sie an der Rechnung keine Korrektur vornehmen. Sie buchen nur die entsprechenden Warenbewegungen:

Wareneingang > Teilrücklieferung > Nachlieferung der fehlenden Artikel

Fertig!

Sollte eine Nachlieferung nicht erfolgen, müssen Sie die Rechnung entsprechend durch eine "nachträgliche Entlastung" korrigieren. Wie das geht, finden Sie im entsprechenden Menü. Damit wird auch der offene Posten verändert und der Zahlungsausgang dann entsprechend verringert.