Storno

Sachbearbeiter Einkauf:

"Es ist einiges schief gegangen. Ich bekam heute Morgen einen Anruf aus der Einkaufsabteilung. Dort hat ein Praktikant, der schon in der Verkaufsabteilung einige Fehler produziert hat, vor einigen Tagen eine Bestellung eingegeben. Leider falsch. Er ist völlig mit dem Material und dem Kreditor durcheinander gekommen. Die Bestellung hatte er zum Glück noch nicht abgeschickt.

Nun war aber leider noch nicht Schluss. Der Praktikant hat den Prozess fortgesetzt, indem er selber den Wareneingang im SAP-System eingegeben hat, ohne dass die Ware eingetroffen war. Das konnte sie auch nicht, weil der Lieferant ja keine Bestellung erhalten hatte. So hatten wir aber den Prozess im Unternehmen nicht geplant. Natürlich war dann auch die Wareneingangsbuchung aufgrund der Bestellumwandlung falsch.

Insgesamt gesehen waren alle auf die Bestellung folgenden Belege falsch. So auch die Erfassung der Lieferantenrechnung. Der Praktikant hat einfach auf den Wareneingang eine Rechnung angelegt, ohne dass ein Beleg vom Lieferanten vorlag. So ist er dann auch mit dem Zahlungseingang verfahren. Dieser Mensch hat einfach gebucht, ohne Belege!!! Allerdings müssen wir uns fragen, ob das SAP-System nicht anders hätte eingestellt werden müssen. Ich befürchte, da ist dem Praktikanten eine falsche Benutzerrolle im SAP-System zugeordnet worden. So etwas darf einfach nicht passieren.

Wir haben uns in diesem Fall entschieden, alles zu stornieren und dann noch einmal mit den entsprechenden Daten nachzupflegen. Das ist deshalb möglich, weil der Lieferant noch nicht betroffen war. Es handelt sich um eine rein interne Angelegenheit. Anders wäre es gewesen, wenn die Bestellung an den Lieferanten verschickt, eine Lieferung erfolgt und eine Rechnung eingegangen wäre. Dann hätten wir nicht stornieren dürfen. Was dann zu tun gewesen wäre, erfahren Sie später.

Sie können nur einen Beleg stornieren, wenn er keine Reaktion des Lieferanten nach sich gezogen hat, also im Prinzip eine reine unternehmensinterne Angelegenheit ist. Sie dürfen im Prozess immer nur den letzten Beleg stornieren und dann in der Reihenfolge rückwärts. Sie können also den Wareneingang nicht stornieren, wenn noch ein Zahlungsausgang und eine Lieferantenrechnung mit Bezug auf den Wareneingang im System nicht storniert wurden. Normalerweise stornieren Sie einen Beleg nur dann, wenn Sie sofort nach dem Sichern bemerken, dass Sie einen Fehler bei der Eingabe gemacht haben.

Wir im Rechnungswesen haben alle Prozessteilschritte mit Buchungen gelöscht und der Einkauf hat dann am Schluss die Bestellposition auf Löschen gesetzt.

Hinweis: Auch stornierte Belege werden im SAP-System erfasst. Sie sind kontrollierbar.