Embedded Files
Con la llegada del verano la mayoría de nosotros tenemos la vista puesta en las vacaciones, ¿verdad? Lo malo es que no todos podemos desconectar al 100% durante estos meses si queremos mantener nuestro negocio a flote y, por ello, tenemos que llevarnos la oficina “a cuestas” para trabajar desde cualquier lugar.
Los días de mayor calor del año nos piden descansar, y aunque es cierto que contar con un equipo te va ayudar a sacar el trabajo durante los días más duros, vas a necesitar más que capital humano para optimizar al máximo las tareas y poder quitarte peso de encima.
Por eso, en este artículo te quiero hablar de algunas herramientas en la nube muy útiles, que no sólo me ayudan a mejorar la productividad en estos días, sino también a coordinarme mejor con mi equipo aún si me encuentro fuera de la ofi.
Por suerte Internet ha evolucionado mucho y ha revolucionado el entorno de trabajo. Ahora, tenemos muchas opciones para en línea trabajar desde cualquier lugar, a veces sin siquiera necesitar el ordenador. ¡Sólo necesitarás un buen dispositivo y conexión a Internet!
Entre los recursos que vamos a ver en este post, te hablaré sobre:
- Herramientas de almacenaje.
- Herramientas de gestión documental.
- Herramientas de diseño.
- Herramientas de gestión de proyectos.
Ventajas de trabajar en línea con herramientas en la nube
Ventajas de trabajar en línea con herramientas en la nube
Muchos profesionales aún se resisten a trabajar en la nube por miedo a perder sus archivos o por inexperiencia en el tema. Sin embargo, es uno de los sistemas más seguros que hay.
Por ejemplo, si en un programa olvidas dar a guardar cada poco tiempo y el ordenador se apaga, es más que probable que tengas que volver a empezar (o al menos tengas que repetir todo lo que hiciste después del último guardado), pero si trabajas directamente en la nube esto no te ocurre, ya que el documento o el proyecto se guardan constantemente.
Además, aunque no lo creas, trabajar con este sistema tiene muchas otras ventajas:
- Seguridad de almacenaje: Tus documentos ya no dependen del buen funcionamiento del ordenador. Si este se estropea o tienes problemas con un virus, todo tu trabajo seguirá accesible desde otro dispositivo.
- Más espacio: Tu dispositivo, sea el que sea, está limitado. Si almacenas el trabajo en la nube siempre puedes pagar por más espacio e ir ampliando en base a lo que necesites. Aún así, el espacio gratuito que te dan las aplicaciones suele ser bastante generoso.
- Posibilidad de trabajar online: Este es el punto que más nos interesa para continuar con los proyectos en equipo durante este verano o desde cualquier lugar. Si tienes todo tu trabajo sincronizado, podrás conectarte en cualquier momento y seguir trabajando online sin necesidad de llevar los archivos de un lugar a otro.
- Alta accesibilidad: Normalmente las herramientas que funcionan en la nube tienen diferentes formas de acceso. Permiten trabajar desde la página web, desde alguna herramienta para el ordenador o incluso desde apps para dispositivos móviles.
Por todos estos motivos, esta opción me resulta la mejor cuando vamos a estar unos días fuera y no vamos a poder utilizar nuestro ordenador de sobremesa u otras herramientas habituales.
Como ya te he comentado, también es una buena opción para seguir gestionando los proyectos colaborativos o, si por ejemplo tienes un negocio de consultoría online, para gestionar el trabajo con los clientes.
Herramientas, extensiones y apps para trabajar en la nube
Herramientas, extensiones y apps para trabajar en la nube
En Internet se puede encontrar una amplia gama de herramientas en la nube para trabajar online. Incluso extensiones del navegador o aplicaciones que sincronizas con tu dispositivo móvil.
Además, para quienes utilizamos habitualmente una cuenta de Gmail es más sencillo. Con acceder a tu cuenta desde el nuevo navegador, ya podrás tener acceso a muchas de las aplicaciones y herramientas más utilizadas.
Herramientas de almacenaje
Herramientas de almacenaje
Lo primero que vamos a ver es una de las características que considero más importantes de las herramientas de trabajo en la nube; la capacidad de almacenaje, ese espacio en el que vas a poder guardar todos tus documentos y tener acceso a ellos desde cualquier lugar.
Hay muchas herramientas que cuentan con esta característica, pero te voy a hablar de las que para mí son más prácticas, además de populares.
Todas son bastante sencillas de utilizar y gratuitas, o al menos con una gran capacidad para la cuenta “free”.
Es una de las herramientas en la nube más utilizadas precisamente por estar asociada a la cuenta de Gmail y también a los archivos de Google Docs que luego veremos.
Se puede acceder desde cualquier dispositivo, organizar en carpetas y marcar los archivos más importantes como destacados para encontrarlos fácilmente. Quizás sea por ello mi favorita para trabajar en equipo diariamente.
Una de las cosas que más me gusta es que te permite ver el historial de las carpetas que compartas con otros usuarios. Así, puedes saber si otros compañeros han hecho cambios o si sencillamente han accedido al documento.
También te permite ver quién y cuándo se ha abierto cada documento, y lo que se ha hecho con él.
¿Respecto al almacenamiento? Pues por si no lo habías tenido en cuenta, debes saber que con esta herramienta puedes tener 5GB de almacenamiento gratis, y 25GB más por un módico pago al mes.
Aunque supongo que ya conocerás esta herramienta para trabajar en la nube, debes reconocer que se trata un recurso imprescindible para todos los que trabajamos en línea junto a otras personas (estemos donde estemos).
Es otra de los más populares, con más de 300 millones de usuarios en el mundo. También permite el acceso desde cualquier dispositivo, y si lo llevas en la aplicación del móvil te permite sincronizar la cámara y todos tus archivos para que se suba una copia de seguridad directamente a tu cuenta de Dropbox.
De manera gratuita ofrece 2GB de espacio, pudiendo aumentarlo hasta 18GB a base de invitar a amigos desde tu cuenta. También ofrece planes de pago de 100, 200 y 500 GB con diferentes tarifas.
Esta herramienta es la heredera de la antigua Copy. Como ocurría con Copy, es perfectamente compatible con cualquier sistema operativo, desde Windows hasta Linux, iOS, Raspberry Pi o versiones de dispositivos móviles.
Te ayuda a gestionar tu trabajo a través del correo electrónico, con un sistema de carpetas y tareas bastante avanzado. La app para móviles ya está operativa, pero la versión de escritorio está en pruebas y sólo es accesible para algunos de los usuarios que tienen la app móvi. Aún así, no funciona nada mal.
Herramientas de gestión documental
Herramientas de gestión documental
Está muy bien poder almacenar tus presentaciones en la nube, pero si el ordenador desde el que accedes no tiene el mismo programa de edición que has utilizado, puedes tener problemas de compatibilidad.
Por eso, además del almacenaje, es interesante contar con herramientas con las que puedas gestionar tus documentos y trabajar en ellos de manera online.
Es una de las herramientas más cómodas para trabajar en la nube. Se almacena directamente en Google Drive y no tienes que estar pendiente de guardar tu trabajo, ya que se sincroniza solo y es compatible con documentos de Microsoft Office.
Tiene un programa para gestionar documentos, uno para gestionar hojas de cálculo, otro para presentaciones, formularios, dibujos y páginas web.
Lo mejor es que tiene diversos complementos o extensiones que puedes instalar para mejorar las funciones de cada programa, personalizándolos al máximo.
Para aquellos que trabajan con Microsoft Office, esta compañía ha lanzado su versión 365 que permite almacenar documentos en la nube.
No está pensada para el día a día, ya que para eso se instalan los programas en el ordenador, pero sí para poder subir documentos y acceder a ellos desde cualquier lugar.
Esta es una aplicación relacionada con Microsoft 365. Se puede instalar en dispositivos móviles y sirve para escanear documentos desde la cámara del móvil o tablet y almacenarlos directamente en tu cuenta de Microsoft o en Google Drive.
No es una de las herramientas en la nube como tal. Sirve para enviar documentos pesados que no caben en un email.
Es muy útil para cuando quieres tener disponible uno de esos documentos fuera de tu oficina, ya que permite que permanezcan almacenados en su sistema durante 14 días.
Lo que hay que tener claro es que pasados esos 14 días el documento dejará de estar disponible, por lo que es para utilizarla de manera puntual. No es de las herramientas más seguras, así que hay que tener cuidado con la confidencialidad.
Herramientas de diseño
Herramientas de diseño
Si además de gestionar documentos, necesitas poder crear diseños online, hay varias herramientas que te pueden ayudar con esto de manera online.
No son herramientas tan completas como los programas que puedes instalarte en tu propio ordenador, pero te ayudan a salir de más de un apuro, y además son muy sencillas de utilizar.
Hay muchas herramientas pensadas en el diseño de infografías que pueden ayudarte en este sentido, y otras orientadas a las redes sociales.
Está pensada para generar contenido que pueda viralizarse de manera online. Te permite trabajar directamente en formatos compatibles con redes sociales o email marketing y es muy sencilla de utilizar.
Adobe Spark es una de esas herramientas que aunque está muy limitada te ayuda a generar gráficos de manera rápida y con un buen acabado.
Está disponible dentro de Google Drive porque es otra de las herramientas en la nube de Google que nos facilitan el trabajo online. Es un servicio de dibujo inteligente que sirve para hacer croquis o esquemas y explicar algo de manera visual rápidamente.
Además, es esencial para poder explicar algo cuando no tienes a la otra persona cerca. Y es que, a veces es difícil entenderse sólo con palabras.
De esta herramienta en línea ya he hablado en alguna que otra ocasión, dado que es realmente útil para crear presentaciones interactivas y tenerlas siempre a mano, o incluso enviárselas directamente al cliente.
Con Genial.ly, tus presentaciones de trabajo se almacenan directamente dentro de tu cuenta y puedes acceder a la versión definitiva mediante un enlace.
Herramientas de gestión del negocio
Herramientas de gestión del negocio
Estar de vacaciones no quiere decir que puedas desatender el negocio. A veces sí puedes permitirte unos días de descanso, pero en otras ocasiones tienes que seguir controlando todo lo que ocurre (y esto ocurre en la mayoría de los casos).
Para esas situaciones, hay también herramientas en la nube que te permiten llevar al día todo el trabajo y conectarte estés donde estés. ¡Vamos a verlas!
Esta es una herramienta de facturación que te permite llevar control sobre tus cuentas, presupuestos, clientes y proveedores. En un simple vistazo, te cuenta mediante un gráfico la situación de la empresa.
También puedes enviar directamente desde la nube las facturas y presupuestos al buzón de correo electrónico de la persona interesada.De esta manera, no tienes que cargar con libros de cuentas o con carpetas virtuales llenas de papeleo. ¡Aquí tienes todo centralizado y accesible desde cualquier lugar!
Se trata de uno de mis últimos descubrimientos gracias a la recomendación de una de mis compis, quien empezó a utilizarla y me mostró con su propia experiencia hasta qué punto te ayuda a organizarte y ser más productivo trabajado en equipo por Internet.
Lo mejor de esta herramienta es que puede sincronizarse en el móvil y en el ordenador, y también colocar extensiones en el navegador o en el correo electrónico.
Su funcionalidad principal se basa en llevar un control de las tareas pendientes de cada uno de tus proyectos profesionales, quién tiene asignada cada tarea, cómo evolucionan y qué queda pendiente.
Puedes saber en todo momento la situación del trabajo y gestionar todo para seguir avanzando. Súper práctico para no pasar nada por alto, ¿no te parece?
Es mucho más que una herramienta de gestión. Evernote te permite centralizar todo el trabajo administrativo y de otros tipos en una sola herramienta. Te permite organizar la facturación, la documentación, las tareas, los contactos…
Es una pequeña oficina centrada en una única herramienta. Te facilita el acceso desde cualquier dispositivo y se sincroniza rápidamente.
CONCLUSIÓN:
La evolución de las herramientas en la nube ha facilitado que se empiece a deslocalizar el trabajo y las oficinas puedan estar en cualquier parte. Gracias a esto, los veranos pueden ser más llevaderos incluso para quienes no pueden dejar de trabajar.
Pero hay que tener siempre una cosa presente; si vas a querer trabajar desde otro dispositivo, no debes olvidarte de sincronizar todo bien antes de abandonar tu oficina habitual. La sincronización es la clave para que todo esto funcione.
¿Utilizas alguna otra herramientas en la nube utilizas para poder trabajar desde diferentes dispositivos y ubicaciones?, ¿cuáles nos recomendarías?
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