Panduan Pendaftaran
& Tadbir Urus Pertubuhan

SEBELUM PENDAFTARAN

1) Setup Portal

2) Siapkan template

3) Maklumkan bakal AJK Penaja

3) Memanggil Mesyuarat Penaja untuk penubuhan pertubuhan

SEBELUM PENDAFTARAN

a) Mengadakan Mesyuarat Penaja minimum 7 orang yang bersetuju:

• Menubuhkan pertubuhan;

• Nama pertubuhan (selaras dengan tujuan pertubuhan);

• Alamat urusan pertubuhan;

• AJK Penaja pertubuhan (pastikan AJK adalah tidak hilang layak di bawah Seksyen 9A Akta Pertubuhan 1966); dan

• Meluluskan undang-undang (perlembagaan), termasuk lambang/bendera/lencana serta maksud bagi setiap ikon/warna.

SEBELUM PENDAFTARAN

Menyediakan Minit Mesyuarat Penaja untuk rekod pertubuhan.

Info diperlukan semasa pendaftaran :
c) Mesyuarat Penubuhan
• Tarikh mesyuarat
• Masa
• Tempat
• Jumlah kehadiran
• Nama pertubuhan
• (Tiada minit mesyuarat perlu dilampirkan) 

PENDAFTARAN ONLINE

i. Mendaftar akaun pengguna eROSES

ii. Menggunakan emel yang sah dan berfungsi

iii. Menyediakan fi RM30.00 untuk mendaftar.

SELEPAS PENDAFTARAN

a) Mesyuarat Agung Pertama

i) Pertubuhan boleh memilih untuk mengadakan mesyuarat (agung) pertama.

ii) Penyata tahunan (pertama) dihantar melalui www.eroses.gov.my menggunakan modul Penyata Tahunan dalam tempoh 60 hari dari tarikh mesyuarat.

b) Mesyuarat Agung

i) Pertubuhan perlu mematuhi kehendak perlembagaan dalam mengadakan mesyuarat agung termasuklah tempoh (jarak) di antara satu-satu mesyuarat.

ii) Pengendalian mesyuarat agung perlu mengambilkira dan mematuhi:

• Tempoh notis dalam memanggil Mesyuarat Agung.

• Korum lazimnya separuh dari jumlah ahli yang layak mengundi / dua kali ganda bilangan AJK, walau bagaimanapun ia berbeza mengikut perlembagaan pertubuhan.

• Notis perlu mengandungi maklumat tarikh, masa dan tempat.

• Sertakan agenda mesyuarat, minit mesyuarat yang lalu, penyata tahunan (termasuk penyata kewangan) dan borang cadangan / usul.

• Agenda mesyuarat termasuklah perlantikan AJK, perlantikan juruaudit, pindaan perlembagaan, perancangan aktiviti dan lain-lain yang difikirkan perlu.

• Bendahari sebelum itu perlu menyerahkan penyata kewangan kepada juruaudit untuk diaudit.

• Penyata kewangan hendaklah dibentang dan disahkan semasa mesyuarat agung.

Pindaan perlembagaan tidak boleh dibuat sekiranya korum mesyuarat tidak mencukupi 

SELEPAS MESYUARAT

1. Setiausaha hendaklah merekodkan perjalanan mesyuarat dan mengemukakan penyata tahunan (setiap tahun) melalui www.eroses.gov.my menggunakan modul Penyata Tahunan dalam tempoh 60 hari dari tarikh mesyuarat atau sekiranya tiada mesyuarat agung dalam tempoh 60 hari selepas berakhirnya tahun kalendar.

2. Minit mesyuarat perlu dihantar kepada semua ahli dalam tempoh tiga (3) bulan selepas selesai mesyuarat. 

Penghantaran Penyata Tahunan (Rujuk bahagian bawah item 8a)

1. Pertubuhan perlu mematuhi Seksyen 14(1), Akta Pertubuhan 1966 dalam mengemukakan penyata tahunan.

2. Penyata tahunan dikemukakan dalam tempoh 60 hari setelah mesyuarat selesai dijalankan atau sekiranya tiada mesyuarat agung dalam tempoh 60 hari selepas berakhirnya tahun kalendar.

3. Penyata tahunan mengandungi maklumat lengkap berkenaan mesyuarat agung, barisan AJK (terkini), maklumat juru audit, penyata kewangan (termasuk pendapatan dan perbelanjaan dari/keluar negara) serta butiran aset dan liabiliti pertubuhan.  

Penghantaran Penyata Tahunan

(Rujuk bahagian bawah)

Mesyuarat Jawatankuasa

• Mesyuarat jawatankuasa dijalankan mengikut ketetapan perlembagaan. Lazimnya setiap tiga (3) bulan sekali.

• Korum mesyuarat adalah setengah (1/2) daripada jumlah AJK.

• Notis mesyuarat hendaklah disampaikan tujuh (7) hari sebelum tarikh mesyuarat.

• Laporan kegiatan AJK perlu dikemukakan kepada mesyuarat agung.

• Jawatankuasa boleh melantik Jawatankuasa Kecil sekira difikirkan perlu

• Laporan/minit mesyuarat jawatankuasa tidak perlu dikemukakan kepada Pendaftar tetapi pertubuhan hendaklah merekodkan perjalanan mesyuarat 

Mesyuarat Agung Khas

Mesyuarat agung khas dijalankan apabila:

1. Difikirkan mustahak oleh jawatankuasa; atau

2. Setiausaha pertubuhan menerima permintaan bertulis daripada tidak kurang satu perlima (1/5) ahli yang berhak mengundi. Ia hendaklah mengandungi sebab dan tujuan mesyuarat ingin diadakan.

ii. Mesyuarat perlu diadakan dalam tempoh satu (1) bulan setelah menerima permintaan itu.

iii. Notis hendaklah dihantar sekurang-kurangnya 14 hari dari tarikh mesyuarat.

iv. Korum mesyuarat adalah sebagaimana korum mesyuarat agung tahunan/dwi tahunan/tiga tahun sekali.

v. Sekiranya korum mesyuarat tidak cukup selepas setengah jam, maka mesyuarat hendaklah dibatalkan. Mesyuarat yang diminta oleh ahli-ahli bagi tujuan yang sama tidak boleh diadakan dalam tempoh enam (6) bulan.

vi. Minit mesyuarat perlu dihantar kepada semua ahli dalam tempoh tiga (3) bulan selepas selesai mesyuarat.