Dicas de Modelagem Orçamentaria

Estruturamos em quatro pilares dentro deste tema:

De Vendas

De Despesas Fixas e Variáveis

De Estoque

De CAPEX

DEFINIÇÃO
É a projeção financeira do negócio, na qual, se faz o planejamento de como as finanças, irão se comportar com foco nos objetivos e metas estratégicas do período.

PREMISSAS ORÇAMENTARIA

Meta de rentabilidade
A meta de rentabilidade define o retorno financeiro esperado de uma empresa ou projeto. Ela é crucial para orientar as decisões de investimento e alocação de recursos. Ao escrever sobre esse tema, você pode abordar:

Objetivos financeiros: como a meta de rentabilidade influencia o planejamento financeiro e a definição de margens de lucro.

Medição de rentabilidade: uso de métricas como ROE (Return on Equity), ROI (Return on Investment) e ROA (Return on Assets) para avaliar o desempenho.

Fatores de impacto: condições de mercado, estrutura de capital e custos operacionais que podem influenciar a meta de rentabilidade.

Índice de desempenho

Os índices de desempenho são indicadores utilizados para avaliar a eficiência e eficácia de uma empresa no cumprimento de seus objetivos. Alguns tópicos a desenvolver:

KPIs financeiros: como Margem EBITDA, Margem Líquida, e Retorno sobre o Investimento (ROI).

Índices operacionais: podem incluir produtividade, eficiência em custos e cumprimento de prazos.

Acompanhamento contínuo: a importância de monitorar esses índices regularmente para ajustar estratégias e garantir a execução do orçamento.

Horizonte temporal

O horizonte temporal define o período ao qual a premissa orçamentária se refere. Pode variar entre curto, médio e longo prazo, dependendo da natureza do planejamento. Aspectos importantes:

Curto prazo: geralmente para planos operacionais ou de fluxo de caixa, com foco em liquidez e solvência.

Médio prazo: para metas estratégicas e expansão de mercado, abrangendo 2 a 5 anos.

Longo prazo: planejamento de investimentos estruturais, inovações e crescimento sustentado, envolvendo projeções além de 5 anos.

Impacto do horizonte no orçamento: como as decisões financeiras e estratégias mudam de acordo com o período analisado.

Variáveis para Indexação

A indexação orçamentária é fundamental para ajustar os valores projetados de acordo com variáveis econômicas. Alguns pontos a considerar:

• Inflação: como corrigir preços e custos ao longo do tempo para refletir a perda de poder de compra.

• Taxa de câmbio: essencial para empresas que operam globalmente ou que dependem de insumos importados.

• Taxas de juros: o impacto sobre o custo de capital e empréstimos, influenciando diretamente a alavancagem financeira.

• Preços de commodities: para empresas cujos insumos dependem de mercados voláteis, como petróleo e produtos agrícolas.

MODELOS ORÇAMENTÁRIAS

Enfoque  Inicial:  analisa dados históricos para prever resultados futuros.

Base Zero: projeção fonte do zero e se baseia exclusivamente no plano estratégico.

Contínuo: sempre tem os próximos 12(doze) meses orçados utilizando os fatos mais recentes.

CRONOGRAMA ORÇAMENTÁRIOS

Etapa 1: definição dos objetivos Estratégicos. 

Etapa 2: qualificação das metas e métricas.

Etapa3:  gestores recebem suas metas.

Etapa4: preparação do plano de de ação (gestores).

Etapa5:  consolidação orçamentarias e ajustes.


ORÇAMENTOS PRELIMINARES

De Vendas

Montar um orçamento de vendas requer uma análise cuidadosa de dados históricos, projeções fundamentadas, metas claras e planejamento de ações estratégicas. Seguindo esse passo a passo, você poderá construir um orçamento de vendas sólido, com foco no crescimento sustentável e no alcance das metas financeiras da empresa.

Esse processo vai te permitir tomar decisões baseadas em dados, alocar recursos de forma eficiente e garantir o cumprimento dos objetivos estabelecidos no planejamento orçamentário.

1. Análise do Histórico de Vendas

Reúna dados históricos: analise as vendas dos últimos meses ou anos, dependendo da disponibilidade e relevância dos dados. Isso vai te ajudar a identificar tendências, sazonalidade e ciclos de vendas que podem influenciar as previsões.

Identifique padrões: verifique se há aumento ou queda constante nas vendas em determinados períodos ou com determinados produtos. Entenda os fatores que contribuíram para esses resultados.

Desagregue os dados: Divida os números de vendas por produto, região, cliente ou canal de vendas para entender como cada segmento contribui para o resultado total.

2. Definição de Metas de Vendas

Estabeleça metas claras: Defina metas de vendas para cada produto ou serviço. Essas metas devem ser realistas, baseadas em dados históricos, e alinhadas com os objetivos estratégicos da empresa.

Determine metas por equipe ou canal: se você tiver equipes de vendas diferentes (ex.: por região ou canal de vendas), atribua metas específicas para cada uma.

Metas SMART: Certifique-se de que suas metas são específicas, Mensuráveis, Atingíveis, Relevantes e com um Tempo definido.

3. Projeção de Vendas Futuras

Método de projeção: escolha um método de projeção de vendas. Você pode optar por usar a taxa de crescimento histórica ou métodos como a análise de tendências, média móvel, ou até mesmo usar modelos preditivos mais avançados, se disponíveis.

Fatores externos e internos: Considere variáveis externas, como o estado da economia, mudanças no comportamento do consumidor, concorrência, regulamentações, e fatores internos, como lançamentos de novos produtos, campanhas de marketing ou expansão geográfica.

Previsões por período: divida sua previsão por mês, trimestre ou ano, dependendo do horizonte de tempo que você está utilizando. Certifique-se de refletir a sazonalidade nas projeções.

4. Preços e Mix de Produtos

Análise de preço: avalie os preços atuais dos seus produtos ou serviços. Verifique se há necessidade de ajuste nos preços, considerando inflação, aumento de custos de produção ou estratégias de mercado.

Mix de produtos: defina o peso de cada produto no orçamento de vendas. Produtos com margens de lucro maiores podem receber mais foco nas estratégias de vendas. Certifique-se de que o mix de produtos seja equilibrado entre itens de alta demanda e aqueles que geram maior lucratividade.

5. Estimativa de Custos de Vendas

Custos variáveis: inclua os custos associados diretamente à venda de cada unidade, como comissões de vendedores, fretes, embalagens e taxas de plataformas (em caso de e-commerce, por exemplo).

Descontos e promoções: estime o impacto de possíveis descontos, promoções ou outras estratégias de preço que você pretende implementar. Certifique-se de que essas ações estão previstas no orçamento.

6. Consideração de Fatores Macroeconômicos

Condições econômicas: analise o cenário econômico atual, considerando taxa de juros, inflação, taxa de câmbio (se relevante para suas vendas), e a situação do mercado de trabalho. Isso pode afetar o poder de compra dos consumidores.

Concorrência: acompanhe a movimentação da concorrência no mercado. Isso inclui lançamentos de novos produtos, estratégias de preço ou promoções agressivas.

Tendências de mercado: identifique tendências de consumo ou novas tecnologias que podem impactar a demanda pelos seus produtos.

7. Planejamento de Campanhas de Marketing e Vendas

Ações de marketing: defina as campanhas de marketing e vendas que vão apoiar a realização das metas de vendas. Isso pode incluir promoções, descontos sazonais, eventos de vendas e publicidade.

Alocação de recursos: planeje o orçamento para essas campanhas. Quanto será destinado a campanhas digitais, publicidades tradicionais, eventos, ou parcerias estratégicas?

8. Cenários Alternativos

Cenário realista, otimista, conservado: desenvolva diferentes cenários de vendas com base em variações nas condições de mercado. O cenário otimista pode refletir vendas em caso de crescimento econômico ou sucesso em campanhas, enquanto o cenário conservador considera quedas nas vendas ou dificuldades inesperadas.

Planejamento de contingência: Tenha um plano de ação para cada cenário. Isso ajudará a ajustar rapidamente o orçamento de vendas caso as condições de mercado mudem.

9. Revisão e Aprovação

Reveja com a equipe: compartilhe o orçamento de vendas com os líderes de vendas, marketing e finanças para revisar e discutir os números, ajustando conforme necessário.

Obtenha aprovação: o orçamento final de vendas deve ser aprovado pela alta administração ou pelos principais responsáveis financeiros da empresa.

10. Monitoramento e Ajustes

Acompanhamento regular: acompanhe o desempenho das vendas periodicamente (mensal, trimestral) e compare com o orçamento previsto. Identifique variações significativas e ajuste suas estratégias.

Ajustes contínuos: com base nos resultados e mudanças de mercado, você pode precisar ajustar o orçamento de vendas ao longo do ano.

Despesas Fixas e Variáveis

Montar um orçamento de despesas é um processo meticuloso que envolve a análise de dados históricos, projeção de gastos futuros e monitoramento contínuo. Ao seguir esse passo a passo, você será capaz de planejar melhor os recursos financeiros, minimizar surpresas e garantir que os gastos estejam alinhados com as metas estratégicas da empresa. 

1. Identifique as Despesas Fixas e Variáveis

• Despesas Fixas: São aquelas que permanecem constantes independentemente do volume de produção ou vendas, como aluguel, salários de funcionários permanentes, seguros, impostos fixos e serviços básicos como internet e energia.

• Despesas Variáveis: São aquelas que variam com o volume de produção ou vendas, como matérias-primas, comissões de vendas, fretes, embalagens e insumos.

Dica: Fazer essa distinção desde o início ajuda a entender o comportamento dos custos e facilita a identificação de oportunidades de redução.

2. Levante os Dados Históricos

• Análise de dados passados: Avalie o histórico das despesas dos meses ou anos anteriores. Essa análise ajuda a identificar tendências de gastos e a basear as estimativas futuras em dados reais.

• Classificação de despesas: Categorize os principais tipos de despesas, como administrativas, operacionais, de marketing, etc. Isso permitirá um controle mais fácil e uma visão detalhada dos gastos por área.

3. Defina as Categorias de Despesas

Organize as despesas em categorias específicas para facilitar o acompanhamento. As principais categorias podem incluir:

• Custos operacionais: Gastos diretos relacionados à produção ou operação da empresa (matéria-prima, energia, água, manutenção).

• Despesas administrativas: Custos de escritório, salários administrativos, treinamentos, viagens.

• Despesas de marketing e vendas: Gastos com publicidade, promoções, comissões, eventos e campanhas de marketing.

• Despesas financeiras: Juros sobre empréstimos, taxas bancárias, leasing, etc.

• Impostos e taxas: Tributos fixos e variáveis que incidem sobre a operação.

4. Faça Projeções de Despesas Futuras

• Despesas recorrentes: Baseie-se no histórico para estimar as despesas recorrentes, como salários, aluguel e utilidades. Essas são as mais previsíveis.

• Novos investimentos: Considere novas despesas que podem surgir no futuro, como aumento de pessoal, campanhas de marketing, expansão de operações ou melhorias em infraestrutura.

• Crescimento da empresa: Se você projeta crescimento, considere como isso afetará suas despesas. Por exemplo, o aumento das vendas pode gerar custos adicionais em frete, comissões e estoques.

5. Considere os Fatores Externos

• Inflação: Ajuste as despesas para considerar a inflação, especialmente em itens que tendem a ser afetados, como insumos, serviços terceirizados e salários.

• Flutuações de preços: Se sua empresa depende de insumos cujos preços são voláteis (como commodities), inclua margens de segurança para cobrir possíveis aumentos de custos.

• Regulamentações e impostos: Acompanhe mudanças nas leis fiscais e trabalhistas que possam afetar suas despesas, como aumentos de tributos ou encargos sociais.

6. Estime as Despesas Variáveis com Base na Projeção de Vendas

As despesas variáveis são diretamente influenciadas pelo volume de vendas ou produção. Por isso, é importante que o orçamento de despesas esteja alinhado com o orçamento de vendas. Se o volume de vendas projetado for maior, os custos variáveis também aumentarão.

Passos para estimar:

• Defina uma base de custos: Se os custos de produção aumentam com as vendas, utilize uma proporção baseada no volume de vendas (por exemplo, um percentual do custo total de vendas).

• Simulações de cenários: Faça estimativas de despesas variáveis considerando diferentes cenários (otimista, conservador e realista), baseando-se nas flutuações de vendas e produção.

7. Inclua Despesas Não-Recorrentes

• Investimentos de capital: Se a empresa planeja adquirir novos equipamentos, imóveis, tecnologia ou qualquer outro ativo de longo prazo, essas despesas devem ser orçadas separadamente, pois não são recorrentes.

• Projetos especiais: Inclua no orçamento despesas para projetos de curto prazo, como reformas, mudança de local, ou campanhas de marketing pontuais.

8. Considere Despesas Emergenciais (Contingências)

Sempre reserve uma porcentagem do orçamento para despesas imprevistas, como consertos emergenciais, ajustes em equipamentos ou flutuações inesperadas em custos variáveis. A reserva para contingências pode variar, mas geralmente representa de 5% a 10% do total das despesas.

9. Revisão e Aprovação

• Reveja com a equipe: Compartilhe o orçamento de despesas com os responsáveis por cada área da empresa (financeiro, operações, marketing, etc.) para que possam validar ou ajustar suas respectivas previsões de gastos.

• Ajustes necessários: Após as revisões, faça ajustes conforme necessário para garantir que o orçamento esteja adequado à realidade e às expectativas de cada área.

• Aprovação: Submeta o orçamento para aprovação dos diretores ou da alta administração, se aplicável.

10. Monitoramento Contínuo e Ajustes

• Acompanhamento periódico: após a implementação do orçamento, acompanhe regularmente (mensal ou trimestralmente) as despesas reais versus as previstas.

• Reajustes conforme necessário: se os gastos se desviarem do planejado, analise as causas e ajuste as projeções para o restante do período. Isso permite reagir rapidamente a mudanças e manter o controle financeiro.

11. Ferramentas e Controle

• Use planilhas ou softwares de gestão: ferramentas como Excel, Google Sheets ou softwares de ERP (Enterprise Resource Planning) ajudam a organizar e acompanhar o orçamento de despesas de forma prática.

• Criação de dashboards: um dashboard financeiro permite acompanhar visualmente as despesas e identificar rapidamente áreas onde os custos podem estar saindo do controle.

De Estoque

Montar um orçamento de estoque envolve uma análise cuidadosa de dados históricos, previsão de demanda futura, controle rigoroso dos custos e alinhamento com o planejamento de vendas. Seguindo esse passo a passo, você conseguirá gerenciar de forma eficiente os níveis de estoque, garantindo que a empresa opere com segurança e eficiência financeira, sem desperdícios ou rupturas. 

1. Análise de Dados Históricos

• Levantamento de histórico de vendas e compras: o primeiro passo é analisar o histórico de vendas e consumo de materiais. Entenda quais foram os volumes comprados e vendidos nos últimos meses ou anos. Isso ajudará a identificar padrões e sazonalidades no consumo de estoque.

• Taxa de rotatividade de estoque: calcule a giro de estoque, que indica quantas vezes o estoque foi renovado em um período específico. Isso ajuda a entender a rapidez com que os produtos ou matérias-primas saem do estoque.

• Sazonalidade e tendências: identifique se há períodos específicos em que a demanda aumenta ou diminui, como datas comemorativas, feriados ou temporadas. Isso é importante para planejar os níveis de estoque.

2. Defina o Estoque Mínimo e Máximo (Ponto de Reposição)

• Estoque mínimo: é a quantidade mínima que você deve manter para garantir que a operação não seja interrompida por falta de insumos ou produtos. Esse nível deve considerar o tempo de entrega de fornecedores e o consumo médio.

• Estoque máximo: defina o limite máximo de estoque que sua empresa pode manter sem incorrer em custos excessivos de armazenamento ou risco de obsolescência dos itens.

• Ponto de reposição: calcule o ponto de reposição, que é o momento em que você deve reabastecer o estoque. Ele considera o consumo médio diário e o tempo de entrega dos fornecedores.

Fórmula para Ponto de Reposição:

Ponto de reposição = (Consumo diário médio x Tempo de entrega do fornecedor) + Estoque de segurança 

3. Estime a Demanda Futura

• Projeções de vendas: Estime a demanda futura com base nas projeções de vendas e na análise de dados históricos. As previsões de vendas ajudam a determinar quanto estoque será necessário em períodos específicos.

• Simulações de cenários: Considere diferentes cenários (conservador, realista e otimista) para estimar a demanda futura de maneira mais precisa. Isso ajuda a planejar tanto para períodos de alta demanda quanto para eventuais reduções.

• Integração com o orçamento de vendas: Certifique-se de que o orçamento de estoque esteja alinhado com o orçamento de vendas. As projeções de vendas afetam diretamente a quantidade de estoque necessária.

4. Calcule os Custos de Estoque

• Custo de aquisição: inclua o custo dos produtos ou materiais adquiridos. Esse é o valor direto que você paga aos fornecedores para manter seu estoque.

• Custo de manutenção de estoque: estime os custos relacionados ao armazenamento, como aluguel de armazéns, seguro, segurança, energia elétrica, entre outros. Custos de manutenção podem impactar diretamente no orçamento e precisam ser considerados.

• Custo de obsolescência: Produtos que ficam muito tempo no estoque podem perder valor ou ficar obsoletos. Inclua uma estimativa de perda por obsolescência, principalmente para produtos perecíveis ou com ciclos de vida curtos.

• Custo de pedido e transporte: Inclua os custos logísticos de reposição de estoque, como transporte de mercadorias e taxas de pedidos mínimos dos fornecedores.

5. Determine o Ciclo de Pedidos

• Ciclo de compra e fornecimento: defina com que frequência você fará novos pedidos de estoque. Dependendo do giro dos produtos, pode ser necessário realizar compras mensais, quinzenais ou até mesmo semanais. O ciclo de pedidos deve otimizar o fluxo de caixa e evitar excessos ou faltas.

• Lead time dos fornecedores: considere o tempo que seus fornecedores demoram para entregar os produtos. Ajuste seus pedidos para garantir que não haja interrupção nas operações devido ao tempo de entrega.

• Pedidos em lotes econômicos: utilize a fórmula do lote econômico de compras (LEC) para determinar a quantidade ideal de pedido que minimiza os custos de pedido e de armazenamento.

Fórmula do LEC: 

LEC = √(2DS/H) Onde:  D = Demanda anual   S = Custo de colocação de pedido   H = Custo de manutenção anual por unidade 

6. Defina o Estoque de Segurança

• Estoque de segurança: estabeleça uma quantidade adicional de estoque que sirva como reserva para cobrir variações inesperadas na demanda ou atrasos no fornecimento. Esse estoque previne rupturas que podem prejudicar as operações ou as vendas.

• Cálculo do estoque de segurança: o nível de estoque de segurança deve ser baseado na variabilidade da demanda e na confiabilidade dos fornecedores.

7. Controle e Monitoramento do Estoque

• Implementação de sistemas de controle: utilize um software de gestão de estoque ou ERP que permita acompanhar as movimentações de entrada e saída de produtos, calcular automaticamente o ponto de reposição e gerar relatórios de inventário.

• Inventário periódico: realize inventários regulares (mensais, trimestrais ou anuais) para verificar a precisão dos níveis de estoque e evitar discrepâncias entre o controle teórico e o estoque físico.

• Dashboards de controle: crie dashboards que permitam visualizar rapidamente os principais indicadores de desempenho de estoque, como giro de estoque, itens obsoletos, nível de reposição e custo de manutenção.

8. Alocação de Recursos no Orçamento de Estoque

• Orçamento por produto: divida o orçamento de estoque por tipo de produto ou matéria-prima, levando em conta o valor de cada item e sua importância para a operação.

• Previsão de flutuações nos preços: considere possíveis variações de preço ao longo do ano, seja por sazonalidade, inflação ou mudanças nos fornecedores. Isso pode impactar o custo do estoque.

• Alocação para novos produtos: se houver planos de lançar novos produtos, inclua no orçamento de estoque os custos para adquirir e manter esses novos itens.

9. Revisão e Aprovação

• Revisão pela equipe: compartilhe o orçamento de estoque com os departamentos envolvidos, como compras, produção e vendas, para garantir que todas as necessidades estejam contempladas.

• Ajustes necessários: faça ajustes conforme os feedbacks dos responsáveis por cada área para garantir que o orçamento esteja realista e alinhado com as metas de vendas e operacionais.

• Aprovação: após revisões, submeta o orçamento de estoque para aprovação da diretoria ou dos gestores financeiros.

10. Monitoramento e Ajustes Contínuos

• Acompanhamento periódico: Realize um acompanhamento contínuo do orçamento de estoque, verificando regularmente as projeções versus o realizado, para evitar excessos ou faltas.

• Ajustes no orçamento: Se houver grandes variações de demanda, ajuste o orçamento de estoque conforme necessário para refletir as mudanças e evitar impactos no fluxo de caixa.

De CAPEX

Um orçamento de CAPEX (Despesas de Capital) é um instrumento financeiro crucial para empresas que almejam otimizar seus investimentos em ativos de longo prazo. Ao detalhar os gastos previstos em bens duráveis, o orçamento de CAPEX serve como um guia estratégico, permitindo à organização alocar recursos de forma eficiente e alinhada com seus objetivos de crescimento e rentabilidade. 

Metodologia para Elaboração de um Orçamento de CAPEX

1. Identificação e Priorização de Projetos:
   
   

   • Inventário de Projetos: realizar um levantamento exaustivo de todos os projetos de investimento em potencial, considerando fatores como a capacidade de geração de valor, alinhamento estratégico e viabilidade técnica.

   • Análise de Viabilidade: submeter cada projeto a uma análise rigorosa, avaliando aspectos como retorno sobre o investimento (ROI), taxa interna de retorno (TIR) e payback, a fim de estabelecer uma hierarquia de prioridades.

2. Estimação Detalhada dos Custos:

• Custos Diretos: quantificar todos os gastos diretamente relacionados ao projeto, incluindo aquisição de equipamentos, matérias-primas, mão de obra especializada e demais insumos.

• Custos Indiretos: considerar custos indiretos, como taxas, impostos, licenças, seguros e outros encargos associados ao projeto.

• Contingências: alocar uma parcela do orçamento para cobrir eventuais imprevistos ou variações nos custos, garantindo a robustez do planejamento.

3. Elaboração do Cronograma:

• Sequenciamento das Atividades: definir a sequência lógica das atividades do projeto, estabelecendo prazos realistas para cada etapa.

• Gerenciamento de Riscos: identificar e avaliar os riscos associados ao projeto, implementando medidas de mitigação para minimizar seus impactos.

4. Análise de Sensibilidade:

• Cenários Alternativos: simular diferentes cenários econômicos e operacionais para avaliar a sensibilidade do projeto às variações de variáveis-chave, como demanda, custos e taxas de juros.

5. Aprovação e Controle Orçamentário:

• Processo de Aprovação: submeter o orçamento de CAPEX à aprovação dos níveis hierárquicos adequados, garantindo o alinhamento com a estratégia da empresa.

• Monitoramento Contínuo: implementar um sistema de acompanhamento e controle do orçamento, realizando revisões periódicas para identificar desvios e tomar medidas corretivas.

Considerações Adicionais

• Integração com o Planejamento Estratégico: As decisões de investimento em CAPEX devem estar diretamente relacionadas aos objetivos estratégicos da empresa, contribuindo para a criação de valor de longo prazo.

• Utilização de Ferramentas Tecnológicas: Empregar softwares de planejamento financeiro e gestão de projetos para otimizar a elaboração, acompanhamento e análise do orçamento de CAPEX.

• Análise do Ciclo de Vida dos Ativos: Avaliar o ciclo de vida útil dos ativos a serem adquiridos, considerando aspectos como depreciação, manutenção e descarte, para garantir a sustentabilidade do investimento.

Conclusão

Um orçamento de CAPEX bem estruturado e detalhado é fundamental para o sucesso de qualquer iniciativa de investimento. Ao seguir os passos descritos acima, as empresas podem tomar decisões mais assertivas, otimizar a alocação de recursos e maximizar o retorno sobre seus investimentos.

SEQUENCIA ORÇAMENTARIA

Orçamento de vendas

     Orçamento de Produção

     Política de Estoque

         Orçamento dos custos da MP

         Orçamento dos custos da MOD

         Orçamento do GGF

     Orçamentos dos Custos Produto Vendidos

     Orçamentos das Despesas de Vendas

     Orçamentos das Despesas Administrativas

     Projeção do Fluxo de caixa

           Projeção e controle do Capex 

     Projeção da DRE

     Projeção  do Balanço  Patrimonial