Orçamento Empresarial - Passo a Passo

ETAPAS DO ORÇAMENTO

• Estabelecimento de Premissas 

Estabelecer premissas orçamentárias sólidas garante que o planejamento financeiro seja mais assertivo, aumentando a capacidade da empresa de prever desafios e aproveitar oportunidades. Essas premissas devem ser continuamente revisadas e ajustadas à medida que o ambiente interno e externo evolui, permitindo uma gestão mais eficaz dos recursos empresariais. 

       Cenário Econômico: Uma das primeiras premissas a serem estabelecidas é a situação macroeconômica. Taxa de inflação, crescimento do PIB, câmbio e taxa de juros são fatores que afetam diretamente os custos de insumos, financiamentos e até o comportamento do consumidor. A análise do cenário econômico ajuda a prever mudanças no poder de compra, no nível de competitividade e nos custos de operação. 

       Projeção de Receitas: A projeção de vendas é uma premissa fundamental, pois serve como base para todo o orçamento. Estima-se o volume de vendas esperado, considerando sazonalidade, tendências do mercado e o histórico da empresa. Além disso, é importante considerar possíveis mudanças nos preços, inovações de produto ou alterações na estratégia de marketing.  

       Custo de Produção e Operação: Os custos diretos e indiretos da operação também precisam ser estimados com precisão. Isso inclui mão de obra, matéria-prima, manutenção de equipamentos e despesas gerais. É importante prever variações que possam ocorrer ao longo do período orçamentário, como aumento no preço de insumos ou necessidade de contratação de novos funcionários. 

       Investimentos e Capital de Giro:  outro ponto crucial são os investimentos previstos, seja na expansão da capacidade produtiva, seja na modernização de sistemas ou equipamentos. Esses gastos impactam o fluxo de caixa e precisam ser avaliados em conjunto com o capital de giro necessário para manter a operação sem riscos de liquidez. 

       Política de Preços: A definição de preço é sensível a fatores como a concorrência e a elasticidade da demanda. A premissa de que os preços dos produtos ou serviços serão mantidos ou ajustados é crucial para calcular a margem de lucro e, consequentemente, a rentabilidade esperada. 

        Controle de Custos e Eficiência: As premissas devem incluir metas de redução de custos e de aumento da eficiência operacional. O orçamento pode prever iniciativas de corte de desperdícios, otimização de processos ou negociação com fornecedores para melhorar a margem. 

       Riscos e Incertezas: Por fim, o orçamento deve incluir uma análise de riscos, que pode ser incorporada como provisões ou buffers financeiros. Isso ajuda a empresa a se preparar para eventuais imprevistos, como crises econômicas, mudanças regulatórias ou até desastres naturais, sem comprometer sua sustentabilidade. 

• Planejamento Estratégico

O planejamento estratégico é uma etapa fundamental para o sucesso e a sustentabilidade de qualquer organização. Ele envolve a definição de metas de longo prazo e a elaboração de planos para alcançar esses objetivos, guiando todas as decisões da empresa. O orçamento empresarial, por sua vez, é a tradução financeira dessas estratégias em números e projeções. Quando bem alinhado com o planejamento estratégico, o orçamento se torna uma poderosa ferramenta para garantir que os recursos sejam aplicados de maneira eficiente, impulsionando o crescimento e a competitividade. 

   Conexão entre Planejamento Estratégico e Orçamento: O orçamento empresarial deve refletir as prioridades definidas no planejamento estratégico. As metas corporativas — como expansão de mercado, lançamento de novos produtos ou aumento de eficiência operacional — precisam ser claramente financiadas e apoiadas pelo orçamento. Isso significa que o orçamento não é apenas uma previsão de receitas e despesas, mas uma ferramenta para alinhar os recursos financeiros com as metas estratégicas da organização. 

     Priorização de Recursos: Uma das maiores vantagens de integrar o planejamento estratégico ao orçamento é a priorização de recursos. No processo de orçamento, a empresa deve determinar quais áreas receberão mais investimentos, com base em sua importância estratégica. O planejamento estratégico ajuda a empresa a evitar gastos em iniciativas que não agregam valor ou que estão desalinhadas com suas metas de longo prazo. 

        Metas de Desempenho Financeiro: o planejamento estratégico define objetivos de crescimento, rentabilidade e participação de mercado, enquanto o orçamento estabelece metas financeiras específicas para alcançar esses objetivos. Isso pode incluir metas de lucro, margens operacionais, redução de custos e retorno sobre investimentos (ROI). Com o orçamento alinhado ao planejamento estratégico, as metas financeiras se tornam claras e mensuráveis, permitindo que a empresa monitore seu progresso e faça ajustes, se necessário. 

        Monitoramento e Avaliação: o orçamento, quando utilizado como parte do planejamento estratégico, permite um monitoramento contínuo do desempenho da empresa. Ao longo do período orçamentário, os gestores podem comparar o desempenho real com as previsões e identificar desvios. Se as metas estratégicas não estiverem sendo atingidas, o orçamento permite ajustes ágeis, seja reavaliando investimentos, cortando despesas ou redefinindo prioridades. 

       Flexibilidade e Adaptação:  O ambiente de negócios é dinâmico, e as estratégias da empresa precisam evoluir conforme surgem novos desafios e oportunidades. A integração entre planejamento estratégico e orçamento empresarial proporciona flexibilidade para fazer adaptações rápidas sem perder o foco nos objetivos de longo prazo. Revisões periódicas do orçamento podem refletir ajustes estratégicos, garantindo que os recursos sejam alocados de forma eficiente mesmo em cenários de mudança. 

         Alinhamento de Toda a Organização: Quando o planejamento estratégico está integrado ao orçamento, toda a organização, desde a alta gestão até os níveis operacionais, está alinhada com os objetivos corporativos. Cada setor tem uma visão clara de como suas atividades impactam o sucesso da empresa, e como o uso de recursos financeiros contribui para alcançar as metas estabelecidas. 

• Análise de Dados Históricos

A análise de dados históricos é uma prática essencial para a elaboração de um orçamento empresarial preciso e eficiente. Ela envolve o estudo das informações financeiras e operacionais de períodos anteriores, permitindo à empresa identificar padrões, tendências e variações que podem influenciar suas projeções futuras. Ao usar dados históricos, a empresa consegue planejar melhor suas finanças, minimizar riscos e tomar decisões mais informadas. 

• Envolver os Departamentos 

     O sucesso de um orçamento empresarial depende não apenas da precisão das previsões financeiras, mas também do envolvimento ativo de todos os departamentos da organização. A participação de diferentes áreas no processo de elaboração orçamentária garante que o orçamento seja mais realista, abrangente e alinhado às necessidades e metas de cada setor. Isso promove maior comprometimento com os resultados e facilita a execução das estratégias traçadas pela empresa. 

            A Colaboração Interdepartamental: cada departamento tem uma visão única das operações da empresa. O setor de vendas entende o comportamento do mercado e as tendências de demanda; o departamento de compras conhece as flutuações nos preços de insumos; o RH tem uma visão sobre o crescimento da equipe e custos com pessoal, enquanto a área financeira analisa os impactos gerais de receita e despesa; TI e Infraestrutura a manutenção e expansão do CAPEX. Ao envolver esses departamentos no processo orçamentário, a empresa garante que o orçamento final seja uma síntese colaborativa de informações especializadas, o que resulta em uma visão mais completa. 

           A colaboração interdepartamental também ajuda a identificar necessidades específicas que podem passar despercebidas em um orçamento feito apenas pela área da Controladoria/Planejamento Financeiro/FP&A. Por exemplo, o setor de marketing pode prever a necessidade de campanhas adicionais, enquanto a área de TI pode planejar investimentos em infraestrutura tecnológica. 

          Alinhamento com as metas da empresa: quando os departamentos são envolvidos no processo orçamentário, fica mais fácil alinhar suas metas individuais com os objetivos gerais da empresa. Isso garante que cada área esteja ciente de como seu orçamento contribuirá para o sucesso global. Além disso, departamentos que participam ativamente do planejamento financeiro têm maior clareza sobre suas prioridades, sendo capazes de planejar suas atividades e iniciativas de forma a contribuir diretamente para o cumprimento das metas estratégicas da organização.

          Esse alinhamento é essencial para evitar situações em que os departamentos trabalhem de forma isolada ou em desacordo com as metas gerais da empresa, o que poderia levar a um uso ineficiente dos recursos.

        Maior Precisão nas Projeções: cada departamento tem informações cruciais que contribuem para a precisão do orçamento. Por exemplo, a equipe de vendas pode fornecer estimativas mais realistas sobre o volume de vendas esperado, enquanto a área de produção tem uma visão detalhada dos custos operacionais e das necessidades de recursos. Com a contribuição de diferentes áreas, o orçamento torna-se mais preciso e reflete de forma mais confiável a realidade da empresa. 

          Além disso, quando os departamentos participam do processo de planejamento, é possível identificar melhor os riscos e desafios futuros, permitindo que o orçamento seja mais ajustado e resiliente frente a imprevistos. 

            Responsabilidade e Comprometimento: quando os departamentos são ativamente envolvidos na elaboração do orçamento, há um aumento do senso de responsabilidade e comprometimento com o cumprimento das metas financeiras. Os gestores de cada área têm mais clareza sobre o quanto devem contribuir, e, como resultado, tornam-se mais motivados a acompanhar de perto suas despesas e receitas.

           Esse comprometimento também facilita a implementação de ações corretivas ao longo do ano, uma vez que cada departamento entende melhor o impacto de suas atividades no desempenho financeiro da empresa. Se surgirem desvios em relação ao orçamento, os gestores têm mais facilidade em identificar os problemas e encontrar soluções para retomar o controle financeiro.

            Previsão de Necessidades Específicas: cada departamento possui necessidades específicas que podem variar ao longo do ano. Ao serem incluídos no processo orçamentário, esses departamentos têm a oportunidade de antecipar essas demandas e garantir que os recursos necessários estejam previstos. Isso evita surpresas financeiras e garante que a empresa esteja preparada para atender às necessidades operacionais e estratégicas de cada área.                   

•   Preparação do Orçamento

 A preparação do orçamento empresarial é um processo crucial para garantir que a empresa tenha uma visão clara de suas metas financeiras e dos recursos necessários para alcançá-las. Um orçamento bem estruturado serve como uma bússola para a tomada de decisões, proporcionando uma base sólida para o planejamento, controle e acompanhamento das finanças ao longo do ano. A preparação desse documento exige análise detalhada, colaboração entre setores e projeções realistas, permitindo à empresa se manter competitiva e sustentável. Desta forma acrescentar a definição de objetivos, análise de dados históricos, e projeção de receita e despesas, envolvimento dos departamentos, identificação de custos fixos e variações, planejamento de investimentos, provisão de contingências e revisão e aprovação.

          Previsão de Contingências: mesmo com planejamento cuidadoso, imprevistos podem ocorrer. Para se preparar para situações inesperadas, como crises econômicas, flutuações cambiais ou mudanças nas regulamentações, é recomendável incluir uma margem de contingência no orçamento. Essa reserva financeira ajuda a empresa a lidar com emergências sem comprometer sua operação, garantindo maior estabilidade e segurança. 

• Revisão e Ajustes

    Após a elaboração do orçamento, é essencial que ele passe por uma revisão minuciosa. A alta gestão deve avaliar se as projeções estão alinhadas com as metas estratégicas e se os recursos foram alocados de forma eficaz. Eventuais ajustes podem ser necessários antes da aprovação final. Uma vez aprovado, o orçamento se torna a referência oficial para as finanças da empresa durante o período determinado. 

• Aprovação pela Alta Direção

    A aprovação do orçamento pela alta direção é a etapa final e decisiva do processo de planejamento financeiro de uma empresa. Após a elaboração do orçamento pelos departamentos, ele é submetido à análise da alta gestão, que revisa as projeções de receitas, despesas e investimentos à luz dos objetivos estratégicos da organização. A alta direção avalia se o orçamento está alinhado com as metas de longo prazo, se os recursos foram distribuídos de forma eficiente e se as previsões são realistas.

Durante essa fase, podem ser solicitados ajustes, reavaliações de prioridades ou revisões de despesas, garantindo que o orçamento seja viável e sustentável. A aprovação final confere legitimidade ao documento, estabelecendo-o como a principal referência financeira para o próximo período, e garantindo o comprometimento de toda a empresa com sua execução.

• Implementação

   Nesta fase, a atualização do ERP pode ser feita por meio de carga direta (método mais rápido e seguro) ou utilizando uma planilha Excel. No caso da planilha, é fundamental que ela seja direcionada para um diretório específico, como uma pasta pré-definida, garantindo assim a segurança e a integridade dos dados durante o processo. 

   A implementação do orçamento empresarial é o estágio em que as diretrizes financeiras planejadas entram em prática. Após a aprovação pela alta direção, cada departamento deve alinhar suas operações às metas e limites estabelecidos no orçamento. Isso envolve o monitoramento contínuo das receitas e despesas, a execução dos investimentos planejados e o controle rigoroso dos custos.

  Durante a implementação, a empresa deve acompanhar periodicamente seu desempenho em relação ao orçamento, ajustando ações quando necessário para corrigir desvios. A comunicação clara entre os departamentos e a área financeira é essencial para garantir que os recursos sejam utilizados de forma eficaz e que as metas financeiras sejam alcançadas.

     

• Monitoramento e Controle

    O monitoramento e controle do orçamento empresarial são etapas contínuas e essenciais para garantir que a empresa esteja seguindo o planejamento financeiro estabelecido. Esse processo envolve o acompanhamento regular das receitas, despesas e investimentos em relação às previsões orçamentárias, permitindo identificar desvios e tomar medidas corretivas rapidamente.

   Ferramentas de gestão, como relatórios financeiros periódicos e KPIs (indicadores-chave de desempenho), ajudam a comparar os resultados reais com o orçamento planejado. O controle eficaz assegura que os recursos sejam usados de forma eficiente, garantindo o cumprimento das metas estratégicas e promovendo uma gestão financeira mais saudável.

• Revisar, conforme necessidade

     Revisar o orçamento empresarial conforme a necessidade é uma prática essencial para manter o planejamento financeiro alinhado à realidade da empresa. Ao longo do ano, podem surgir mudanças no mercado, novas oportunidades ou desafios imprevistos que exigem ajustes nas projeções de receitas, despesas ou investimentos.

    A revisão orçamentária permite a adaptação às circunstâncias atuais, garantindo que a empresa continue operando de forma eficiente e atingindo suas metas estratégicas. Essa prática mantém o orçamento flexível e dinâmico, permitindo uma gestão mais ágil e precisa diante de cenários incertos.

Como elaborar?

• Receita: com base nas premissas elabore o planejamento das receitas mês a mês dos produtos e serviços considerando as sazonalidades.

• Despesas com impostos: após a definição das receitas, realize os cálculos dos impostos.

• Despesas com Vendas: toda venda tem a sua despesas, agora é o momento de obter esses valores com base nos indicadores existentes.

• Custos das operações: com base nas receitas estime os custos associados.

• Custos das operações: com base nas receitas estime os custos associados.

• Despesas com pessoal: faça a revisão dos salario, encargos e benefícios e adicione os percentuais da necessidade de dissidio e aumento dos fornecedores. Certifique-se que a quantidade de funcionários esteja aderente ao planejamento de dada departamento.

• Despesas Gerais e Administrativa: faça a revisão da necessidade de continuidade dos fornecedores para o próximo exercício e se haverá novos.

• Receitas e Despesas Financeiras: projetar as receitas e despesas financeiras conforme o cenário da empresa.

• Resultado: Lucro ou prejuízo? os números estão dentro das expectativas? Finalizar ou revisar?

• Investimentos: faça a projeção das aquisições que irão impactar o ativo imobilizado.

Principais metodologias?

• Orçamento Base Histórico;

• Orçamento Base Zero;

• Orçamento Matricial;

• Rolling Forecasting.