PENGURUSAN FAIL DAN REKOD

APA ITU PENGURUSAN FAIL?

Definisi Fail : Proses menyimpan rekod dan butir-butir untuk simpanan yang selamat. 

Sistem Fail : Setiap sekolah mempunyai sistem fail tersendiri, berbeza di antara sebuah sekolah dengan sekolah yang lain. Antara ketidakseragaman sistem fail tersebut dapat dilihat berdasarkan: 

i) Cara mengelaskan tajuk-tajuk besar dan pecahan tajuk kecil. 

ii) Nombor fail untuk satu-satu tajuk berbeza di antara sekolah. 

iii) Perkara yang boleh digolongkan dalam satu tajuk besar diasingkan dan kesannya jadi bercampur aduk. 

iv) Kulit fail dan cara penulisan fail berbeza. Kulit fail mungkin dari fail tegak, lipat, spring dan lain-lain.

Fail rasmi prasekolah hendaklah ditempatkan di pejabat sekolah. Salinan surat dan dokumen yang diterima atau dikeluarkan hendaklah disimpan di kelas prasekolah. Penggunaan fail keras membolehkan maklumat yang terkandung di dalamnya dikawal dan dicapai dengan cepat dan tepat apabila diperlukan. Sesalinan fail sahaja perlu ditempatkan di kelas prasekolah.

APA ITU PENGURUSAN REKOD?

Rekod ditakrifkan sebagai catatan yang dibuat untuk ingatan atau rujukan dan merangkumi kandungan yang lengkap (Kamus Dewan Bahasa dan Pustaka, 2017). Dalam konteks pengurusan rekod di Prasekolah, ia melibatkan segala butir - butir informasi yang berkaitan dengan aktiviti yang dijalankan atau fungsi sesebuah prasekolah. Prasekolah yang terbaik dan cemerlang akan menguruskan rekod mengikut saranan Jabatan Arkib Negara bagi memastikan segala data dikendalikan secara terancang dan diselenggara dengan baik.

MENGAPA PENGURUSAN FAIL DAN REKOD PENTING?

1. Pengurusan rekod dianggap penting sebagai bukti kerana ia bersifat tulen, bernilai dan kekal. 

2. Fail dan rekod mudah untuk diakses apabila diperlukan pada bila - bila masa.

3. Penyimpanan data, maklumat prestasi dan latar belakang murid membolehkan guru memantau dan menilai prestasi murid dari semasa ke semasa.

4. Guru dapat merancang program pembelajaran aktiviti dan acara yang sesuai dengan keperluan dan minat mereka.