Le Secrétaire du club
Le secrétaire d’association a un rôle central dans la gestion de l’association. Ce dernier est garant de la bonne tenue administrative de l’association, ainsi que de la cohésion entre les membres actifs. Aux côtés du président et du trésorier d’association, il jongle d’une mission à l’autre afin de garantir un suivi administratif et juridique irréprochable (source : Officéopro.com)
Pouvoirs et attributions :
Seconder le Président dans la gestion administrative du club
Accueillir et enregistrer les nouveaux adhérents
Demander la licence et la remettre avec les documents annexes
Gérer les abonnements ( électricité, eau, téléphone, internet, assurances...)
Conserver, classer, archiver tous les documents
Préparer et organiser les réunions : bureau , comité directeur et assemblée générale du club
Assurer l’affichage, dans les locaux du club, de tous les documents administratifs, règlement intérieur etc.
Aider le Président et le trésorier dans la rédaction des demandes de subventions
Responsabilités et obligations
Tenir le registre des assemblées générales
Rédiger les convocations et les procès verbaux
Transmettre les procès verbaux à la préfecture du département et à la ligue régionale de billard
Aider le responsable sportif, le cas échéant, dans la transmission des résultats et des comptes rendu pour les diffuser sur le site internet du club, la page "Mon club près de chez moi" sur Besport, la page Facebook du club et ou celle de la ligue régionale de billard
Recueillir lors de la prise de licence, l’identité complète des personnes pouvant faire l’objet d’un contrôle d’honorabilité sous une forme informatique adaptée
Former et tenir informé un secrétaire adjoint
Identifier et contribuer à former des dirigeants pour compléter le comité directeur
S’assurer que les personnes déclarées sont en adéquation avec les statuts et le compte-rendu de l'assemblée générale déposés à la préfecture
Les erreurs à éviter :
Ne pas cumuler un autre mandat dans le bureau