Klachtenprocedure donateurs

De Stichting Eritrea Hagez streeft er naar in haar activiteiten en bij de besteding van de haar toevertrouwde gelden en goederen geheel naar de letter en de geest van haar doelstelling te handelen.

Bij de ontvangst van donaties in geld of in natura wordt desgewenst met de donateur een specifieke bestemming afgesproken. In alle andere gevallen beslist het bestuur hoe de donatie wordt besteed, waarbij de doelstelling uiteraard leidend is.

Indien een donateur een klacht heeft over de besteding van zijn of haar donatie of over de wijze waarop hij of zij wordt bejegend, treedt de klachtenprocedure in werking.

Anonieme klachten worden niet in behandeling genomen.

Procedure

1. Een klacht kan mondeling, via e-mail of schriftelijk worden ingediend bij het bestuur.

2. Het bestuur bevestigt de klacht schriftelijk binnen één week na ontvangst. Hierbij wordt de klacht zonodig geherformuleerd om deze eenduidig te laten zijn. Vermeld wordt in ieder geval de aard van de klacht en de door de klager gewenste oplossing.

3. Als de klager instemt met de geherformuleerde klacht, wordt deze voorgelegd aan het bestuur. Hierbij kan de klager, desgewenst ondersteund door een derde, de klacht persoonlijk toelichten.

4. Het bestuur meldt de ontvangst van de klacht aan de leden van de Raad van Toezicht en besluit omtrent de afhandeling van de klacht. Dit besluit wordt genomen binnen één maand na de eerste ontvangst van de klacht.

5. Als de klager zich in de afhandeling kan vinden, zorgt het bestuur voor de feitelijke afhandeling en is de procedure afgerond.

6. Als de klager zich niet kan vinden in de afhandeling worden de klacht en het bestuursbesluit voorgelegd aan de voltallige Raad van Toezicht. Deze hoort de klager en een vertegenwoordiger van het bestuur.

7. De Raad van Toezicht neemt binnen twee weken na de hoorzitting een voor het bestuur bindend besluit.

8. Het bestuur handelt de klacht af volgens het besluit van de Raad van Toezicht.

9. Klachten worden geanonimiseerd vermeld in het jaarverslag.

10. De klachtenprocedure sluit de reguliere gang naar de rechter in geen geval uit.

Vastgesteld in de gecombineerde vergadering van bestuur en R.v.T. d.d. 17 juni 2014.