Integriteitsbeleid

Bij integriteitsbeleid wordt in eerste instantie gedacht aan grote organisaties. Echter ook bij heel kleine organisaties, zoals Eritrea Hagez, kunnen zich problemen op dit gebied voordoen. Het maken van beleid op het moment dat het acuut nodig is, is gedoemd te mislukken. De kans is groot dat het probleem op dat moment zo gepolariseerd is, dat er nauwelijks kans is op een bevredigende oplossing.

In een gezamenlijke vergadering van bestuur en Raad van Toezicht van de stichting is het beleid m.b.t. integriteit vastgesteld.

Bij de opzet van het beleid is uitgegaan van de vier aandachtsgebieden, die zijn benoemd door het CBF. Deze zijn:

1.       De organisatie heeft een integriteitsbeleid en geeft inzicht in de wijze waarop de verantwoordelijkheid voor het integriteitsbeleid is belegd.

2.       De organisatie geeft aandacht aan de wijze waarop zij grensoverschrijdend gedrag wil voorkomen.

3.       Het melden van schendingen.

4.       Het jaarverslag geeft aandacht aan de integriteit van de organisatie.

De organisatie heeft een integriteitsbeleid en geeft inzicht in de wijze waarop de verantwoordelijkheid voor het integriteitsbeleid is belegd

Omdat het bestuur voor een belangrijk deel ook uitvoerend actief is, zijn ook hier de risico’s op grensoverschrijdend gedrag het grootst. Dat is de reden dat de eindverantwoordelijkheid voor de uitvoering van het integriteitsbeleid geheel is belegd bij de Raad van Toezicht.

Van strafbare feiten doet de Raad van Toezicht altijd aangifte bij de politie.

De organisatie geeft aandacht aan de wijze waarop zij grensoverschrijdend gedrag wil voorkomen. De grenzen van de integriteit. Wat kan wel? Wat kan niet?

Binnen Eritrea Hagez kunnen de volgende onderwerpen integriteitsvragen oproepen:

a)   a. Het ontvangen of geven van geschenken door bestuursleden of vrijwilligers

b)   b. Het beschikken over de (financiële) middelen van de stichting

c)   c. (Seksuele) intimidatie, discriminatie

Ad a) Het ontvangen of geven van geschenken door bestuursleden of vrijwilligers

Bij elk bezoek aan Eritrea ontvangen de bestuursleden op enig moment een cadeau. Altijd persoonlijk bedoeld, maar wel ontvangen omdat ze bestuursleden van de stichting zijn. Uitgangspunt is dat cadeaus in redelijkheid moeten worden geaccepteerd. Voor de gevers is het een middel om hun dankbaarheid te tonen. Weigeren zou van een gebrek aan respect getuigen.

Alle geschenken, ook de kleine, worden altijd gemeld aan de Raad van Toezicht. Deze bepaalt of het betreffende bestuurslid of de vrijwilliger het cadeau zelf mag houden of dat er een andere bestemming voor moet worden gevonden.

De stichting geeft geen substantiële cadeaus. De kosten van alle gegeven geschenken worden geboekt als organisatiekosten. Zo wordt voorkomen dat ontvangen donaties op een andere wijze worden gebruikt dan voor directe hulp. Bij dit soort cadeaus moet worden gedacht aan een attentie bij een jubileum of als dank voor bewezen diensten. Ook deze geschenken worden door de bestuursleden gemeld aan de Raad van Toezicht.

Ad b) Het beschikken over de (financiële) middelen van de stichting

Binnen Eritrea Hagez is het niet toegestaan dat bestuursleden, vrijwilligers of leden van de Raad van Toezicht een lening afsluiten bij de stichting.  Ook ontvangen zij geen vergoeding voor hun activiteiten. Slechts concreet gemaakte onkosten kunnen worden gedeclareerd.

Het privégebruik van goederen van Eritrea Hagez is niet toegestaan zonder voorafgaande instemming van het bestuur.

Voor geschillen over de besteding van gedoneerd geld is een aparte klachtenprocedure voor donateurs van kracht. Deze is samen met dit beleidsstuk gepubliceerd op de website van de stichting.

Ad c) (Seksuele) intimidatie, discriminatie

(Seksuele) intimidatie en discriminatie worden in geen geval getolereerd. Hierbij wordt uitdrukkelijk alle gedrag in relatie tot de stichting bedoeld, zowel in Nederland als in Eritrea.

Het melden van schendingen

Meldingen van grensoverschrijdend gedrag kunnen direct bij een lid van de Raad van Toezicht worden ingediend. De raad is bereikbaar via e-mail: rvteritreahagez@gmail.com.  

Alle meldingen bij het bestuur geeft het bestuur ter afhandeling door aan de Raad van Toezicht. De Raad van Toezicht onderzoekt de melding vertrouwelijk. Van de afhandeling van de melding stelt de Raad de melder en de betrokkene in kennis.

Het jaarverslag geeft aandacht aan de integriteit van de organisatie

Alle meldingen en de wijze van afhandelen worden geanonimiseerd gepubliceerd in het jaarverslag. Hierbij worden niet alleen de klachten en de afhandeling ervan vermeld, maar wordt ook het integriteitsbeleid geëvalueerd.

Het integriteitsbeleid is vastgesteld in de gezamenlijke vergadering van bestuur en Raad van Toezicht van de Stichting Eritrea Hagez op 22 oktober 2019