Comunicación y colaboración en entornos digitales

Trello es un gestor de tareas compartidas, que se integra muy bien con G Suite para educación. Es una estupenda herramienta de coordinación de tareas para equipos de trabajo, para asignar tiempos y aunque no forma parte del diseño de retos de aprendizaje, sí que es un instrumento de productividad, colaboración y comunicación digitales que merece la pena explorar, no sólo para acciones formativas sino para el trabajo diario de un equipo de personas en cualquier organización.

El registro es gratuito y funciona a través de tableros y tarjetas mediante los cuales se puede hacer un perfecto seguimiento del flujo de trabajo de cualquier unidad, departamento, área o equipo.

Para saber más: Visita guiada por Trello.

Grupos

Puedes usar los Grupos de Google para compartir ideas, documentos y eventos con tus equipos de trabajo y con cualquier otra persona que tenga una dirección de correo electrónico.

Por ejemplo, puedes crear Grupos para informar a tu equipo sobre futuras tareas y eventos, o para motivar a los alumnos a participar en debates interactivos y auto-gestionados.

Para empezar, haz clic en el icono Grupos de las aplicaciones de Google y luego pulsa el botón "Crear un grupo".

Establecer la información general del Grupo

Cuando creas un Grupo de Google, tienes la posibilidad de establecer la configuración de la información general del grupo. Esta configuración es importante porque, desde aquí se seleccionan:

• El nombre del grupo,

• la dirección de correo electrónico,

• los tipos de temas permitidos y

• el tipo de información que pueden publicar los miembros del grupo.

Es importante prestarle atención al parámetro de "tipos de temas", ya que este determina el formato del foro. Elige Debates o Preguntas, o selecciona ambas opciones para decidir qué clase de foro deseas crear para los participantes.

Establecer permisos básicos del Grupo

Los permisos son otro parámetro de configuración importante en los Grupos. Por medio de los parámetros "Público", "Todos pueden solicitar acceso" y "Solo los usuarios invitados", puedes establecer quiénes pueden unirse, publicar contenido y ver temas en los grupos.

Esta flexibilidad protege los foros de los alumnos o permite que los usuarios experimentados consulten al público general para poder intercambiar ideas.

Puedes crear un grupo sobre cada tema para que equipos pequeños de trabajo debatan sobre un tema específico de su interés, o para dialogar sobre cuestiones profesionales, intercambiar ideas, etc. Luego, cada grupo puede visitar los otros foros de debate para conocer ideas nuevas.

Seleccionar el tipo de Grupo

Estos son los cuatro tipos de Grupos que puedes elegir:

• Lista de correos electrónicos

• Foro web

• Foro de preguntas

• Bandeja de Recibidos colaborativa

El tipo de grupo que se selecciona en el proceso de creación determina cómo los usuarios reciben la información del grupo. Por ejemplo, si seleccionas Lista de correos electrónicos o Foro web, determinas si los usuarios participan por medio del correo electrónico o de la plataforma web, respectivamente.

Si eliges el Grupo del foro de preguntas, les proporcionas a los colaboradores un medio para realizar y responder preguntas.

Puede convertirse en un modo de enseñar a encontrar las respuestas mediante el trabajo en equipo en vez de que dependan de una persona.

Por último, la Bandeja de entrada colaborativa permite que los usuarios les asignen temas a otros usuarios, lo que le da un mayor control sobre el grupo a cada uno de sus miembros.

Agregar miembros a un Grupo

Una vez creado el grupo, es hora de agregar participantes. El camino que elijas para agregar a los miembros al grupo dependerá en gran medida de los permisos que hayas establecido.

Si seleccionaste Público, los participantes pueden buscar el grupo y unirse, o tú puedes compartir la URL del grupo para que las personas hagan clic en "Unirse al grupo" y publicar.

Recuerda que si estableciste los permisos como "Todos pueden solicitar acceso", tendrás que aceptar a cada miembro que solicite unirse. Por último, si deseas agregar a los participantes directamente al grupo, haz clic en el botón "Administrar" y teclea las direcciones de correo electrónico.

Compartir información con todo el Grupo por medio de un solo correo electrónico

Cada Grupo de Google recibe automáticamente una dirección de correo electrónico personalizada basada en el nombre del grupo. Esta dirección es útil porque te permite enviarles mensajes a todos los miembros con una sola dirección de correo electrónico. Esto es más efectivo que crear un "grupo de contactos" en Gmail porque se puede superar el límite de envío diario de cien mensajes que establece Gmail. Además, cada vez que un participante abandona el grupo o se une a él, los destinatarios se actualizan de forma automática.

Para saber más: Ayuda de Google Groups.