Frais de formation : l'employeur doit tout rembourser

Trajets, hôtel, repas : ce que dit la loi, comment calculer ses frais kilométriques, et comment réclamer si l'employeur n'a jamais payé.

1. Le principe : l'employeur prend en charge tous les frais liés à la formation

Dès lors qu'une formation est décidée, organisée ou imposée par l'employeur, qu'il s'agisse d'une formation d'adaptation au poste, d'une formation liée à l'évolution de l'emploi, d'une habilitation obligatoire (par exemple le recyclage SST, le MAC agent de sécurité, ou toute formation exigée par une convention ou un texte réglementaire).

La période de formation constitue du temps de travail effectif et l'employeur doit :

•       Maintenir intégralement la rémunération du salarié pendant toute la durée de la formation ;

•       Prendre en charge l'ensemble des frais générés par cette formation : frais de déplacement, frais d'hébergement (hôtel), frais de repas, et plus généralement tous les frais que le salarié n'aurait pas engagés s'il n'avait pas dû se former.

Ce principe repose sur une règle plus générale, valable pour tous les frais professionnels : le salarié qui engage des frais pour les besoins de son activité et dans l'intérêt de l'employeur doit en être intégralement remboursé.

Ces frais ne peuvent jamais rester à la charge du salarié, ni être imputés sur son salaire (Cass. soc., 25 février 1998, n° 95-44.096).

Attention : un employeur ne peut pas décider unilatéralement de ne rembourser "qu'une partie" des frais de formation, ni renvoyer le salarié à une prise en charge par l'OPCO ou par France Travail pour s'exonérer de son obligation.

L'employeur reste tenu, même si une partie des frais est ensuite remboursée à l'entreprise par un organisme collecteur.

2. Les textes de loi applicables

•       Article L. 6321-2 du Code du travail : toute action de formation qui conditionne l'exercice d'une activité ou d'une fonction constitue un temps de travail effectif et donne lieu, pendant sa réalisation, au maintien de la rémunération par l'entreprise.

•       Article L. 6321-1 du Code du travail : l'employeur assure l'adaptation du salarié à son poste de travail et veille au maintien de sa capacité à occuper un emploi ; ces obligations emportent la prise en charge des moyens nécessaires, y compris les frais annexes à la formation.

•       Article R. 6322-25 (et articles voisins) du Code du travail : lorsque la formation est suivie sur le temps de travail à la demande de l'employeur, celui-ci prend en charge les frais de transport, d'hébergement et de restauration exposés par le salarié.

•       Article L. 3245-1 du Code du travail : délai de prescription applicable à l'action en paiement (voir point 7 ci-dessous).

•       Principe jurisprudentiel constant (notamment Cass. soc., 25 février 1998, n° 95-44.096) : les frais qu'un salarié justifie avoir exposés pour les besoins de son activité professionnelle, dans l'intérêt de l'employeur, doivent lui être remboursés sans pouvoir être imputés sur sa rémunération.

À ces textes s'ajoutent, selon les cas, les dispositions de la convention collective applicable (par exemple l'IDCC 1351 pour la prévention et la sécurité), qui peuvent prévoir des montants ou des modalités de remboursement plus favorables que le barème fiscal, la convention collective ou un accord d'entreprise plus favorable prime toujours sur le barème de base.

3. Les frais de déplacement : comment ça se calcule, et quel trajet compte ?

C'est le point le plus mal compris par les salariés. Il faut distinguer plusieurs notions et plusieurs cas de figure.

3.1. Domicile-travail, domicile-formation, travail-formation : bien distinguer les trajets

Le trajet domicile-lieu de travail habituel n'est en principe pas remboursé par l'employeur (il est couvert, pour le transport en commun, par la prise en charge légale de l'abonnement à 50 %, régime distinct de celui des frais de formation).

En revanche, dès que le salarié doit se rendre à un lieu de formation qui n'est pas son lieu de travail habituel, un déplacement professionnel est créé, et les règles changent :

•       Trajet domicile → lieu de formation (quand la formation a lieu directement, sans passer par l'entreprise) : le salarié a droit au remboursement de la différence entre le trajet domicile-formation et son trajet domicile-travail habituel, si le lieu de formation est plus éloigné que son lieu de travail habituel.

Si le lieu de formation est plus proche ou à distance équivalente, aucun remboursement supplémentaire n'est dû à ce titre (la jurisprudence retient ce raisonnement par comparaison, notamment Cass. soc., 20 février 2002, n° 99-44.760).

•       Trajet entreprise → lieu de formation → entreprise (le salarié passe d'abord par son lieu de travail) : il s'agit alors d'un déplacement professionnel classique, intégralement pris en charge, sans comparaison avec le trajet domicile-travail habituel, car le salarié était déjà à son poste.

•       Trajet lieu de formation → domicile en fin de journée : même logique en miroir : si ce trajet est plus long que le trajet travail-domicile habituel, le surplus est à la charge de l'employeur.

Point de vigilance : il faut vérifier son contrat de travail et sa convention collective. Certains contrats fixent un lieu de travail contractuel précis (agence, site client, zone géographique) ; c'est ce lieu contractuel qui sert de référence pour la comparaison, et non le lieu où le salarié travaille "de fait" au moment de la formation.

Un salarié dont le contrat prévoit une clause de mobilité ou un secteur géographique doit lire attentivement cette clause avant de calculer ses frais.

3.2. Le mode de transport utilisé : plusieurs cas de figure

•       Le salarié utilise son véhicule personnel pour se rendre directement en formation : les frais sont calculés selon le barème kilométrique (voir point 4), sur la base de la distance réellement parcourue en plus du trajet habituel, ou de la distance totale si le trajet part de l'entreprise.

•       Le salarié vient avec son véhicule personnel à l'entreprise, puis se rend en formation avec ce même véhicule (ou un véhicule de service) : deux segments distincts existent.

Le trajet domicile-entreprise reste, sauf clause contraire, un trajet ordinaire non remboursé.

Le trajet entreprise-formation, lui, est un déplacement professionnel intégralement remboursé.

•       Le salarié dispose d'un véhicule de fonction : c'est en principe l'employeur qui supporte directement les frais réels d'utilisation (carburant, péage, entretien lié à l'usage professionnel) puisque le véhicule appartient à l'entreprise ou lui est loué.

Le salarié ne doit dans ce cas avancer aucuns frais de carburant liés au trajet professionnel ; s'il en avance malgré tout (carte carburant non fonctionnelle, panne de carte, etc.), il doit être remboursé sur présentation des justificatifs, et non selon le barème kilométrique (qui ne s'applique qu'à un véhicule personnel).

•       La formation se déroule dans les locaux de l'entreprise : aucun frais de déplacement spécifique n'est dû au-delà du trajet domicile-travail habituel du salarié, sauf horaires ou lieu inhabituels générant un surcoût réel (par exemple un site différent de son lieu de travail habituel).

•       Le salarié utilise les transports en commun, un train ou un avion pour se rendre en formation : les billets sont remboursés sur présentation des justificatifs, en principe en seconde classe sauf accord ou usage contraire dans l'entreprise (Cass. soc., 20 février 2002, n° 99-44.760).

4. Le calcul des frais kilométriques : où trouver le barème officiel

Lorsque le salarié utilise son véhicule personnel, l'indemnisation se fait, sauf disposition plus favorable de la convention collective ou du contrat de travail, sur la base du barème kilométrique publié chaque année par l'administration fiscale (barème "frais réels" prévu à l'article 6 B de l'annexe IV au Code général des impôts, repris par l'URSSAF pour l'exonération de cotisations sociales).

•       Ce barème varie selon la puissance fiscale du véhicule (nombre de CV) et selon le kilométrage professionnel parcouru dans l'année (plusieurs tranches : jusqu'à 5 000 km, de 5 001 à 20 000 km, au-delà de 20 000 km).

•       Il est publié chaque année sur le site impots.gouv.fr, dans la brochure pratique de la déclaration de revenus, ainsi que sur le site de l'URSSAF (urssaf.fr) à la rubrique "frais professionnels".

•       Les véhicules 100 % électriques bénéficient d'une majoration de 20 % du montant calculé selon le barème.

•       Le barème couvre l'amortissement du véhicule, l'assurance, le carburant et l'entretien courant ; il ne couvre pas les frais de péage et de stationnement, qui doivent être remboursés en plus, sur justificatifs.

Concrètement, le salarié applique la formule correspondant à sa puissance fiscale et à sa tranche de kilométrage annuel professionnel, ou utilise le simulateur en ligne disponible sur impots.gouv.fr. Il doit impérativement conserver un relevé de ses trajets (dates, motif, kilométrage) pour pouvoir en justifier le calcul en cas de contestation ou de contrôle.

L'employeur ne peut pas imposer un tarif inférieur au barème fiscal sans base contractuelle ou conventionnelle : à défaut d'accord plus favorable, c'est ce barème qui sert de référence minimale. En revanche, il ne peut pas non plus être contraint de payer davantage que les frais réellement engagés (Cass. soc., 9 mars 2022, n° 20-20.872) : un remboursement forfaitaire est licite tant qu'il correspond, de bonne foi, à une évaluation raisonnable des frais réels.

5. Hôtel, repas, et autres frais liés à la formation

Quand la formation impose une nuitée (formation à distance du domicile, formation sur plusieurs jours) ou un repas hors du domicile, l'employeur doit également prendre en charge :

•       les frais d'hébergement (hôtel), sur la base de justificatifs, dans une limite raisonnable (les barèmes URSSAF de frais professionnels donnent un ordre de grandeur des montants habituellement admis, mais l'employeur peut fixer un plafond raisonnable à condition qu'il permette de se loger décemment à proximité du lieu de formation) ;

•       les frais de repas pris en dehors du domicile ou du lieu de travail habituel en raison de la formation, sur justificatifs ou selon un forfait ;

•       le cas échéant, les frais de parking, de péage, de visa ou de documents nécessaires si la formation l'exige.

Ces frais sont dus dès lors que le salarié n'aurait pas eu à les engager en l'absence de la formation imposée par l'employeur.

Un salarié ne peut jamais se voir imposer d'avancer des sommes importantes sans être remboursé, ni se voir refuser un remboursement au motif que "la formation profite aussi au salarié" : dès lors que la formation est décidée par l'employeur, la prise en charge des frais est intégrale.

6. Ce que le salarié doit faire avant de partir en formation

Pour sécuriser son remboursement, il est recommandé au salarié d'effectuer les démarches suivantes avant son départ en formation :

•       Demander par écrit (mail ou courrier) à son employeur ou au service RH la convocation ou l'ordre de mission précisant le lieu, les dates et les horaires de la formation : ce document sert de preuve du caractère professionnel du déplacement.

•       Demander s'il existe une feuille de frais type ou une feuille de prise en charge des frais de formation utilisée dans l'entreprise (souvent annexée au règlement intérieur, à la convention collective ou à une note de service), et s'en procurer un exemplaire avant le départ.

•       À défaut de feuille de frais fournie par l'employeur, préparer soi-même un tableau simple mentionnant : la date, le trajet exact (adresse de départ et d'arrivée), le kilométrage parcouru (relevé du compteur ou calcul via un itinéraire), le mode de transport utilisé, et la nature de chaque dépense (péage, parking, repas, hôtel).

•       Conserver systématiquement tous les justificatifs originaux : billets de train, factures d'hôtel, tickets de péage et de parking, notes de restaurant. Sans justificatif, un remboursement au réel peut être refusé (seul le barème kilométrique ne nécessite pas de facture, mais nécessite un relevé de distance).

•       Calculer son indemnité kilométrique en identifiant la puissance fiscale de son véhicule (carte grise, case P.6) et en appliquant le barème de l'année en cours, disponible sur impots.gouv.fr (brochure pratique "déclaration de revenus") et sur urssaf.fr.

•   Adresser sa note de frais dans les délais prévus par l'entreprise (souvent précisés dans le règlement intérieur ou la note de frais type), avec copie de tous les justificatifs, et en conserver une copie personnelle datée.

•       En l'absence de réponse ou en cas de refus, formaliser une demande écrite de remboursement avec accusé de réception, afin de disposer d'une preuve de la date de sa réclamation.

7. Le CSE peut intervenir

Lorsque des salariés rencontrent des difficultés répétées pour obtenir le remboursement de leurs frais de formation, le comité social et économique (CSE) peut :

•       Interroger l'employeur sur ses pratiques de remboursement des frais de formation dans le cadre de ses attributions générales en matière de conditions de travail ;

•       Être saisi individuellement par un salarié pour l'accompagner dans sa démarche, notamment via un représentant du personnel ou un délégué syndical ;

•       Alerter l'inspection du travail en cas de pratique généralisée de non-remboursement, qui peut alors être constitutive d'un manquement de l'employeur à ses obligations légales.

Le refus répété et systématique de rembourser des frais professionnels légitimement engagés peut également être invoqué par un salarié à l'appui d'une prise d'acte de la rupture du contrat de travail ou d'une résiliation judiciaire, s'il constitue un manquement suffisamment grave de l'employeur.

8. Attention à la prescription : ne pas réclamer trop tard

Le remboursement de frais professionnels (dont les frais de formation) suit le régime de prescription applicable aux salaires, fixé par l'article L. 3245-1 du Code du travail :

•       Le salarié dispose d'un délai de 3 ans pour agir, à compter du jour où il a eu connaissance, ou aurait dû avoir connaissance, des faits lui permettant d'exercer son droit à réclamation (en pratique, le plus souvent, la date à laquelle les frais auraient dû être remboursés et ne l'ont pas été).

•       Ce délai de 3 ans encadre également le montant réclamable : la demande ne peut porter que sur les sommes dues au titre des 3 dernières années à compter de la réclamation, ou, si le contrat est rompu, sur les 3 années précédant la rupture du contrat.

En clair : un salarié qui n'a jamais été remboursé de ses frais de formation doit agir dans les 3 ans suivant le moment où il aurait dû être payé. Passé ce délai, la créance est prescrite et ne peut plus être réclamée, même si le non-paiement est incontestable sur le fond. Il est donc essentiel d'identifier précisément la date de départ du délai (date de la formation concernée, ou date à laquelle le salarié a compris qu'il ne serait pas remboursé) et de ne pas laisser traîner sa demande.

La prescription peut être interrompue par la saisine du conseil de prud'hommes, par une reconnaissance écrite de la dette par l'employeur, ou par une mise en demeure recommandée avec accusé de réception (effet interruptif selon les règles de droit commun du Code civil) : ce point technique justifie, en cas de doute sur les délais, de solliciter rapidement un conseiller du salarié, un délégué syndical ou un avocat.

9. Quelques décisions où l'employeur a été condamné à payer

Cass. soc., 25 février 1998, n° 95-44.096 — Principe fondateur : les frais qu'un salarié justifie avoir exposés pour les besoins de son activité professionnelle et dans l'intérêt de l'employeur doivent lui être remboursés, sans pouvoir être imputés sur la rémunération qui lui est due, sauf accord contractuel prévoyant un forfait qui laisse subsister une rémunération au moins égale au SMIC.

Cass. soc., 20 février 2002, n° 99-44.760 — Une salariée avait été condamnée à tort par une juridiction de première instance à ne recevoir qu'un remboursement partiel de ses frais de déplacement liés à des trajets professionnels ; la Cour de cassation a rappelé la nécessité de motiver précisément le calcul du trajet de référence (domicile-travail habituel) avant d'écarter une demande de remboursement intégral.

Cass. soc., 23 septembre 2009, n° 07-44.477 — Un employeur avait été condamné à verser un complément d'indemnités kilométriques à un salarié itinérant, la Cour rappelant que le taux appliqué unilatéralement par l'entreprise pouvait constituer un engagement s'imposant à elle, insuffisant si le salarié démontrait des frais réels supérieurs.

Cass. crim., 22 novembre 2005, n° 04-87.451 — Un employeur qui refuse de rembourser les frais de déplacement liés à une réunion ou une convocation obligatoire peut être condamné, cette solution étant transposable aux convocations à une formation imposée par l'employeur.

Cass. soc., 9 mars 2022, n° 20-20.872 — La Cour de cassation a validé le principe d'un remboursement sous forme d'indemnité kilométrique forfaitaire, à condition que ce forfait corresponde à une évaluation sérieuse et raisonnable des frais réellement exposés, et non à un montant arbitraire destiné à minorer la prise en charge due au salarié.

Ces décisions illustrent une tendance constante des juridictions : dès lors que le salarié démontre avoir engagé des frais pour une formation imposée ou organisée par l'employeur, le juge fait primer le principe de prise en charge intégrale, et sanctionne les pratiques de remboursement partiel, tardif ou forfaitairement sous-évalué.

10. En résumé

•       La formation imposée par l'employeur est du temps de travail effectif : salaire maintenu + tous les frais pris en charge (déplacement, hôtel, repas).

•       Le calcul du trajet dépend du point de départ (domicile ou entreprise) et du point d'arrivée (lieu de formation) : comparer toujours avec le trajet domicile-travail habituel.

•       Le mode de transport change les règles : véhicule personnel (barème kilométrique), véhicule de fonction (frais réels à la charge directe de l'employeur), transports en commun (billets remboursés sur justificatif).

•       Le barème kilométrique officiel est publié chaque année sur impots.gouv.fr et urssaf.fr.

•       Avant de partir : demander l'ordre de mission, la feuille de frais, conserver tous les justificatifs, calculer sa distance précisément.

•       Le CSE peut appuyer une réclamation collective ou individuelle.

•       Attention à la prescription de 3 ans (article L. 3245-1 du Code du travail) : ne jamais laisser traîner une réclamation de frais de formation impayés.

Cette fiche est une information juridique générale et ne remplace pas une consultation individualisée. Pour toute situation particulière, rapprochez-vous d'un conseiller du salarié, d'un délégué syndical ou d'un avocat en droit du travail.