Consulte AQUÍ acerca del Control Administrativo

La aplicación del principio de control preventivo ha provocado el desarrollo del interés en las Auditorías administrativas, que son formas de evaluación de la administración, contemplando todo el sistema administrativo de una empresa. Actualmente la Auditoría administrativa se lleva a cabo por firmas independientes y externas a la empresa a evaluar, que deben contar con personal calificado para valorar el sistema administrativo de una compañía y la calidad de sus administradores.  

Existe también el concepto de Auditoría interna de la empresa, que consiste en una evaluación de la empresa en todos sus aspectos, a la luz de su ambiente actual y del medio que probablemente encuentre en su futuro. Evidentemente es más amplia que la Auditoría administrativa, ya que evalúa la posición de la compañía dentro de su entorno para determinar dónde se encuentra, hacia dónde se dirige con los planes actuales y si deben ser éstos modificados.  

Una organización se fija objetivos o metas, define políticas para guiar el comportamiento de sus integrantes y traza planes de acción, que se convierten en instrucciones o programas de operación que deben concretarse en “hechos”. Todo este proceso se lleva a cabo en los distintos niveles jerárquicos de la empresa, los cuales, se pueden dividir en 3 principalmente: 1) Directivo, 2) Gerencial y 3) Operativo. 

A pesar de que estos niveles no están perfectamente delimitados, es necesario identificarlos como elementos separados, ya que cada uno de los cuales toma decisiones que afectan a la organización como un todo. 

La toma de decisiones entre alternativas en distintos niveles y departamentos, genera la necesidad de ejercer vigilancia sobre éstas y sus consecuencias, es decir, controlar.  

La Auditoría es realmente una técnica de control; aplicando la teoría de sistemas, la Auditoría se considera como un subsistema dentro del sistema general del control.

01.3.1 Administración Estratégica.  

Cada vez más, las organizaciones toman en consideración el futuro y formulan, implementan y evalúan estrategias con el objeto de adaptarse eficazmente al cambio a largo plazo. 

Lea AQUÍ el concepto de Administración Estratégica.

Existe amplia relación entre la Auditoría administrativa y las distintas etapas de la administración estratégica.

Nos enfocaremos en este momento en la etapa uno y más específicamente en la detección de fuerzas y debilidades internas de la empresa, también llamada Auditoría Interna.   

Debido a que las distintas áreas funcionales de cualquier organización tienen fuerzas y debilidades distintas, el análisis se lleva a cabo por separado en cada una de ellas. 

Las principales áreas de la empresa se pueden dividir en: 1) el área administrativa, 2) el área de mercadotecnia, 3) el área de finanzas y contabilidad, 4) el área de producción y operaciones, 5) el área de Investigación y Desarrollo y 6) el área de sistemas de información.  

En el área administrativa, que es lo que más nos interesa para esta materia,  la evaluación se hace de las 5 funciones básicas de la administración. Algunos ejemplos de preguntas para la lista de verificación de una Auditoría interna en el área administrativa son: 

1. ¿Usa la empresa conceptos de la administración estratégica?

2. ¿Son los objetivos y las metas de la compañía mensurables y debidamente comunicados?

3. ¿Planifican con eficacia los gerentes de todos los niveles de la jerarquía?

4. ¿Delegan los gerentes correctamente su autoridad?

5. ¿Es la estructura de la organización apropiada?

6. ¿Son claras las descripciones del puesto y las especificaciones del trabajo?   

7. ¿Es alto el ánimo de los empleados?

8. ¿Es baja la rotación de empleados y el ausentismo?

9. ¿Son efectivos los mecanismos de control y recompensa de la organización?

En la etapa 3 ó Evaluación de las estrategias se debe tomar en cuenta el de las operaciones a corto plazo hasta que es demasiado tarde para efectuar los cambios que se necesitan. Para encontrar fallas críticas en la estrategia se deben usar 4 criterios: la consonancia y la ventaja (basadas en la evaluación externa de la empresa)y la consistencia y la viabilidad (basadas primordialmente en la evaluación interna). Estas dos últimas nos interesan porque tienen relación con la Auditoría Administrativa y por lo tanto, vamos a explicar de qué se tratan.  

• CONSISTENCIA. La estrategia debe contener políticas y metas consistentes. Los conflictos en la organización y pleitos entre departamentos pueden ser síntoma de desorden administrativo y/o de inconsistencia estratégica.  

• VIABILIDAD. Se debe analizar si la estrategia se puede manejar con los recursos físicos, humanos y financieros de la empresa.  

La evaluación de las estrategias es importante porque las organizaciones están dentro de entornos dinámicos, donde los factores internos y externos clave suelen cambiar mucho y a gran velocidad, sin embargo, esta evaluación se está dificultando cada vez más. Las razones principales de esto son por ejemplo, la complejidad del entorno, la dificultad de pronosticar el futuro, que cada vez hay más competidores y los rápidos cambios en la tecnología.  

La última actividad para evaluar estrategias consiste en tomar medidas correctivas, que deben colocar a la organización en una mejor posición para capitalizar las fuerzas internas y aprovechar las oportunidades externas. 

01.3.2 Desarrollo Organizacional 

Lea AQUÍ acerca del Desarrollo organizacional

El Desarrollo Organizacional es una práctica muy utilizada actualmente que beneficia realmente a las empresas, si se lleva a cabo adecuadamente y en la cual, el conocimiento de la Auditoría Administrativa puede ser muy útil. 

01.3.3 Sistemas de Calidad Total 

Lea AQUÍ acerca de la Administración de la Calidad

Al igual que en la Administración Estratégica y el Desarrollo Organizacional, el emprender acciones de Mejoramiento mediante un Sistema de Administración de Calidad requiere un diagnóstico previo para conocer el estado actual de la organización donde se pretenda implantar. 

Esta revisión o Auditoría se lleva a cabo por alguien que no participa en el sistema que se está revisando para poder conocer las áreas fuertes y débiles y que se puedan tomar acciones y decisiones de manera acertada.  

La necesidad de hacer una Auditoría se asemeja a la misma tarea que tiene un doctor al examinar al paciente; si el doctor no investiga sobre el mal que padece el paciente, difícilmente podrá recetar la solución ideal para el problema. Sucede exactamente igual con las organizaciones. Necesitamos saber cuáles son sus áreas débiles y fuertes para definir qué acciones correctivas hay que tomar.  

Para conocer además el avance y mejoramiento logrado con un programa de calidad, se realizan Auditorías de calidad periódicamente, llevadas a cabo generalmente de manera independiente a la compañía. Uno de los propósitos de las auditorías de calidad es dar a los directores información que está libre de los prejuicios de los departamentos que informan sobre sí mismos. Estas Auditorías pueden ser de procedimientos, cuando se evalúa la adhesión a los métodos y procedimientos de la calidad, o de productos cuando se evalúa la conformidad del producto con las especificaciones.  

Para una auditoría de calidad exitosa, se necesitan los siguientes ingredientes: poner énfasis y concluir basándose en hechos, actitud de servicio por parte de los auditores, identificación de las oportunidades de mejora, tomar conciencia de  los aspectos de relaciones humanas y los auditores deben ser competentes.  

Se espera que el auditor, en la medida de lo posible, compare las actividades observadas con un estándar objetivo. Donde existen estos estándares, el auditor no tendrá necesidad de hacer juicios subjetivos. Los estándares de referencia comunes incluyen:  

• Políticas escritas que apliquen a la calidad

• Objetivos establecidos para programas, contratos, etc.

• Especificaciones de calidad de clientes y de la compañía

• Especificaciones y manuales gubernamentales pertinentes

• Estándares de calidad de la compañía y la industria

• Guías publicadas para conducir auditorias de calidad (por ejemplo ISO 9000)

• Instrucciones de calidad por departamento

• Literatura general sobre auditorías  

Uno de los estándares para sistemas de administración de la calidad con mayor reconocimiento a nivel internacional es ISO 9000 (International Organization for Standardization ó Organización Internacional de Estandarización), el cual tiene diferentes normas según el giro y el alcance de la empresa. El implantar cualquiera de las normas ISO 9000 tiene un impacto positivo en la calidad, productividad y reducción de costos, además que da reconocimiento y credibilidad, así como una ventaja competitiva. Los elementos del sistema de calidad que se incluyen en la norma ISO 9001 y que son objeto de auditoría se enlistan a continuación:  

1. Responsabilidad de la dirección

2. Principios del sistema de calidad

3. Auditorías internas del sistema de calidad

4. Consideraciones sobre los costos de calidad  

5. Calidad en relación con el mercado (revisión del contrato)

6. Calidad en especificación y diseño

7. Calidad en adquisiciones (control de adquisiciones)

8. Calidad en la producción (control del proceso)  

9. Control de producción (control del proceso)

10. Control y rastreabilidad de materiales y componentes, identificación y rastreabilidad del producto

11. Control del estado de verificación (estado de la inspección y prueba)

12. Verificación del producto (inspección y prueba)  

13. Control del equipo de inspección, medición y prueba

14. No conformidades (control de producto no conforme)

15. Acciones correctivas

16. Manejo y funciones posteriores a la producción (manejo, almacenamiento, empaque, embarque y entrega)  

17. Servicio posterior a la venta

18. Documentación y registros de calidad (control de documentos)

19. Registros de calidad

20. Personal (capacitación y adiestramiento)  

21. Uso de métodos estadísticos

22. Productos suministrados por el cliente  

Como se pudo observar, las auditorías de sistemas de calidad total, incluyen puntos cruciales para una organización desde el punto de vista administrativo. Estos sistemas de calidad actualmente están teniendo un gran auge. La necesidad de las empresas para implantarlos responde a una mayor competencia internacional y a que los clientes cada vez son más exigentes.

La Auditoría administrativa se puede enfocar al análisis de las distintas áreas funcionales de la empresa:  

• Evaluación de la planeación de la empresa. Es una de las partes centrales de la Auditoría administrativa que permite precisar las deficiencias administrativas y operativas en la planificación, no sólo en los niveles altos y medios de una organización, sino también en los niveles más bajos. Incluye la visión general y misión, objetivos o metas, planes, estrategias, programas, políticas, procedimientos y normas. 

• Evaluación de contabilidad y finanzas. Los recursos de capital son indispensables para que la gerencia pueda cumplir sus metas y objetivos. Por esta razón el subsistema de finanzas está directamente relacionado con otros subsistemas. Estas relaciones dan la fuerza viable a la organización. En esta auditoría se evalúan los registros contables, balances financieros periódicos, declaración de ingresos, etc.

• Evaluación de la función de mercadotecnia. La evaluación mediante el cuestionario de Auditoría administrativa es más difícil para esta área funcional debido a que el mercado depende mucho de factores externos que no están bajo el control de su gerencia. En general se pueden evaluar 5 partes: visión general de mercadotecnia, ventas, investigación de mercado, publicidad y distribución física.

• Evaluación de Investigación y Desarrollo e Ingeniería. Estas áreas son analizadas también debido a su importancia para el crecimiento de una empresa. Un esfuerzo productivo en investigación y desarrollo es una fuente de nuevos productos y procesos importantes a largo plazo para la empresa. La función de Ingeniería tiene que ver con el establecimiento de las condiciones adecuadas para la fabricación y las pruebas.  

• Evaluación de la función de producción. El proceso de manufactura debe ser planeado, programado, dirigido y controlado para producir la mercancía final deseada, de manera que llegue al cliente en el plazo programado. Una evaluación completa de producción presenta las siguientes secciones: visión general de producción, planificación de la producción, producción, inventarios y compras.  

• Evaluación de la función de personal. La dificultad de valorar el factor humano, hace difícil esta evaluación. Se evalúan para esta función: la visión general del personal, la planificación de la mano de obra y las relaciones industriales.  

• Evaluación del ambiente de trabajo y del elemento humano. Los cambios constantes en el ambiente de trabajo afectan el desempeño de una organización, por lo tanto debe evaluarse lo adecuado de la estructura de trabajo respecto al momento actual. En esta parte de la evaluación se incluyen: la estructura del trabajo, la estructura informal y el control del elemento humano.  

• Evaluación del sistema de información. En esta sección se debe determinar el grado de control gerencial sobre el sistema de información, en algunos casos, el sistema de cómputo. Se evalúan los controles al departamento de sistemas, las entradas, programas y controles de salida y los controles interactivos y de seguridad.