総務人事

■ 総務・人事担当者がAIを味方にするメリット

総務・人事は、社内規定の確認から採用活動、福利厚生の管理まで、多岐にわたる業務を少人数でこなすことが多い部署です。 AIを「社内コンシェルジュ」や「採用ライター」として活用することで、定型的な問い合わせ対応から解放され、社員のエンゲージメント向上や教育戦略といった「未来の組織作り」に時間を割けるようになります。

■ 3つの活用シーン

1. 魅力が伝わる「求人票・スカウト文」の作成

自社の特徴や求める人物像をAIに伝えてください。ターゲットに刺さるキャッチコピーや、応募者の興味を引く具体的な職務内容を提案してくれます。

• 活用例: 求人サイトの原稿作成、候補者へのスカウトメール文案

2. 散らばった社内規定の「要約・FAQ化」

「これって経費になる？」「特別休暇の申請方法は？」といった、よくある質問。膨大な就業規則からAIに回答をまとめさせることで、社内問い合わせへの一次回答を自動化・迅速化できます。

• 活用例: 福利厚生ガイドの作成、入社時オリエンテーション資料の作成

3. 面接の「質問案」と「評価軸」の策定

採用面接の際、ターゲット層に合わせた「本質を見抜く質問項目」をAIにリストアップさせます。一貫した評価基準を作ることで、面接官による評価のバラつきを防げます。

• 活用例: コンピテンシー面接の質問作成、採用要件の言語化

■ そのまま使える！魔法の指示書（プロンプト）

【求人票作成プロンプト】 「（自社の特徴や募集職種の要件を貼り付ける） あなたはプロの採用ディレクターです。20代の若手層に『この会社で働いてみたい』と思ってもらえるような、明るく誠実なトーンの求人票原稿を作成してください。特に、弊社ならではの強みを強調してください。」

【FAQ作成プロンプト】 「（就業規則の特定ページを貼り付ける） この規定を読み込み、社員からよく聞かれそうな質問5つとその回答を、箇条書きで分かりやすく整理してください。専門用語はできるだけ噛み砕いて説明してください。」

■ ステップアップへの展望：AIで社内コミュニケーションを活性化

次のステップでは、AIチャットボットを導入し、「24時間365日いつでも社内規定に答えてくれる環境」を構築することも可能です。 また、従業員アンケートの自由記述欄をAIで分析し、社内の隠れた不満や改善のヒントを可視化することで、離職防止や組織活性化に繋げることもできます。

まずは、採用や社内通知などの「書く仕事」から、AIをパートナーにしてみませんか？