整える業務

■ なぜ「整える」業務にAIが必要なのか？

仕事の最終工程である「確認」や、ルーチンワークの「整理」。これらは集中力を要し、疲れが溜まるとミスが発生しやすい領域です。 AIは、人間が数時間かかるチェックを数秒で、しかも「疲れ知らず」に実行します。AIに「型」を整えさせ、人間は「最終責任」を持つ。この体制が、プロとしての信頼を盤石にします。

■ 4つの具体的な活用シーン

1. 文章の校正・トーンの統一

誤字脱字のチェックはもちろん、「表現がバラバラ」「指示語（これ・それ）が多くて分かりにくい」といった文章のクセを修正し、読みやすい高品質な文章に整えます。

• 例: 社内報の誤字チェック、マニュアルの語尾（です・ます）の統一

2. 契約書や規程のリスク・矛盾点チェック

「この条項とあの条項で言っていることが矛盾している」「業界標準と比べてこの条件は厳しすぎる」といった、人間の目では見落としがちなリスクを特定します。

• 例: 秘密保持契約（NDA）のチェック、社内規程の整合性確認

3. 属人化した業務の「マニュアル化・フロー図化」

特定の担当者しか知らない「仕事のやり方」をAIに説明してください。誰でも再現できるようなステップごとの手順書や、業務フローの構成案に変換します。

• 例: 経理の締め作業手順の整理、新人研修用のQ&A作成

4. Excelデータやリストの「クレンジング（整形）」

「住所から都道府県だけを抽出したい」「全角と半角が混じっているのを統一したい」といった、手作業だと面倒なデータの整形ルールをAIが瞬時に考え、実行をサポートします。

• 例: 顧客リストの表記ゆれ修正、複雑なデータの分類分け

■ 【実践】精度を100%に近づける「整え方」のコツ

AIにチェックを依頼する際は、**「基準」**を明確に与えるのがポイントです。

1. 「チェックリスト」を渡す: 「この5つの項目に沿って確認して」と指示する。

2. 「理由」を添えさせる: 「なぜここがダメなのか」を説明させることで、人間が判断しやすくなります。

3. 「完璧を信じすぎない」: AIは強力なサポーターですが、最終的な「OK」を出すのは、常に人間の目であることを忘れないでください。

■ そのままコピーして使えるテンプレート

【徹底文章校正プロンプト】 「以下の文章を、プロの校正者の視点でチェックしてください。 ①誤字脱字、②二重否定などの分かりにくい表現、③敬語の誤り、を指摘し、修正案を提示してください。 ―――（ここに文章を貼付）―――」

【業務フロー作成プロンプト】 「私は今から（〇〇の業務）の手順を箇条書きで話します。 これを読み込み、初めて取り組む人でも迷わないような『ステップ形式の作業マニュアル』に整えてください。特にミスが起きやすいポイントには『注意書き』を付け足してください。」

■ ステップアップへの展望：自動で「整う」仕組み作り

将来的には、メールを受け取った瞬間にAIがタスクを抽出してスケジュールに登録したり、書類が提出された瞬間に不備を自動でチェックしたりする、「意識せずとも仕事が整う環境」を構築することができます。