書く業務

■ なぜ「書く」業務にAIが必要なのか？

文章作成の最も高いハードルは「真っ白な画面を前に、最初の一文字を書き出すこと」です。 AIは、あなたが与えた「メモ」や「箇条書き」を、目的に合わせた適切な文章に組み上げるのが得意です。AIに「0から1（下書き）」を作らせ、人間が「1から10（仕上げ）」を担う。この分担こそが、スピードと質を両立させる最大の秘訣です。

■ 4つの具体的な活用シーン

1. メールの作成・返信（トーン変更）

お詫び、依頼、お礼など、気を使う文章もAIにお任せください。箇条書きを渡すだけで、ビジネスマナーに則った適切なトーンの文章を生成します。

• 例: 「遅刻の謝罪。理由は電車遅延」→「誠実さが伝わる謝罪メール」へ

2. 長文の要約・議事録作成

1時間の会議メモや、数ページにわたる報告書。AIなら一瞬でポイントを3つにまとめ、ネクストアクションを抽出できます。

• 例: 乱雑な打ち合わせメモ → 構造化された議事録へ

3. 社内・社外向けのマニュアル作成

「誰が読んでも迷わない」文章を作るのは技術がいります。手順を箇条書きにするだけで、AIが論理的な構成に整え、注意点を補足してくれます。

• 例: 作業手順のメモ → 箇条書きとステップ形式の標準手順書（SOP）へ

4. 魅力を伝えるコピーライティング

求人票、SNS投稿、イベント告知。ターゲットに「刺さる」キーワードを散りばめた、感情を動かす文章を作成します。

• 例: 商品の特徴 → 顧客のメリットを強調したキャッチコピーへ

■ 【実践】成果が変わるプロンプトのコツ

「書く」業務でAIを使いこなすには、以下の「3つの指定」を加えてください。

1. 「誰が」書くのか？（例：あなたは誠実なカスタマーサポートです）

2. 「誰に」届けるのか？（例：ITに詳しくない60代の顧客に向けて）

3. 「どんな雰囲気」か？（例：親しみやすく、かつ信頼感のある敬語で）

■ そのままコピーして使えるテンプレート

【会議メモを議事録にする】 「以下の乱雑な会議メモを整理して、議事録を作成してください。 ①決定事項、②保留事項、③次回までの宿題（担当者付）の形式でまとめてください。 ―――（ここにメモを貼付）―――」

【メールを丁寧な断り文にする】 「取引先からの追加値引き依頼を、角を立てずに断るメールを作成してください。 理由は『原材料高騰のためこれ以上の値引きは困難』であることです。今後も良好な関係を築きたいという意向を含めてください。」

■ ステップアップへの展望：自分だけの「執筆パートナー」

さらに活用が進めば、自分の過去のメールや報告書を学習させ、「自分の文章の癖」を再現した下書きを生成させることも可能です。これにより、修正の手間さえも最小限に抑えることができます。