หน่วยที่ 4 การทำข้อมูลให้เป็นภาพและการสื่อสารด้วยข้อมูล
ข้อควรระวังในการนำเสนอข้อมูล มีหลายประเด็นที่ต้องคำนึงถึง เพื่อให้การนำเสนอมีประสิทธิภาพและบรรลุวัตถุประสงค์ สิ่งที่สำคัญที่สุดคือ การเตรียมตัวให้พร้อม การทำความเข้าใจกลุ่มผู้ฟัง การเลือกใช้สื่อนำเสนอที่เหมาะสม การจัดลำดับเนื้อหา การใช้ภาษาที่ชัดเจน และการมีปฏิสัมพันธ์กับผู้ฟัง
การเตรียมตัวไม่พร้อม:
การเตรียมตัวล่วงหน้าเป็นสิ่งสำคัญ เพื่อให้การนำเสนอเป็นไปอย่างราบรื่นและมั่นใจ
การใช้เวลาไม่เหมาะสม:
ควรกะเวลาในการนำเสนอให้พอดี ไม่มากหรือน้อยเกินไป ควรเผื่อเวลาสำหรับคำถามและข้อสงสัยของผู้ฟัง
การใช้ภาษาไม่ชัดเจน:
ควรใช้ภาษาที่เข้าใจง่าย ไม่กำกวม และหลีกเลี่ยงศัพท์เฉพาะทางที่ไม่จำเป็น หากมีความจำเป็นต้องใช้ ควรมีการอธิบายเพิ่มเติม
การออกแบบสไลด์ที่ไม่เหมาะสม:
สไลด์ควรมีข้อมูลที่กระชับ ไม่แน่นจนเกินไป และควรมีภาพประกอบที่เกี่ยวข้องเพื่อดึงดูดความสนใจ
การขาดปฏิสัมพันธ์กับผู้ฟัง:
ควรสร้างบรรยากาศที่เป็นกันเองและมีส่วนร่วมกับผู้ฟัง เช่น การตั้งคำถาม การสร้างบทสนทนา หรือการใช้คำถามเพื่อกระตุ้นความคิด
การไม่สนใจผู้ฟัง:
ควรให้ความสำคัญกับการสื่อสารสองทาง และตอบคำถามหรือข้อสงสัยของผู้ฟังอย่างสุภาพและตรงประเด็น
การไม่รู้จักอุปกรณ์:
ควรทดสอบอุปกรณ์และซอฟต์แวร์ที่ใช้ในการนำเสนอก่อนเริ่มงาน เพื่อป้องกันปัญหาที่อาจเกิดขึ้น
การนำเสนอข้อมูลที่ผิดพลาด:
ควรตรวจสอบข้อมูลให้ถูกต้องก่อนนำเสนอ เพื่อสร้างความน่าเชื่อถือและหลีกเลี่ยงความเข้าใจผิด
การนำเสนอข้อมูลที่ไม่เกี่ยวข้อง:
ควรนำเสนอเฉพาะข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับหัวข้อที่ต้องการสื่อสารเท่านั้น
การใช้ภาษาที่ไม่เหมาะสม:
ควรใช้ภาษาที่สุภาพและเป็นทางการ หลีกเลี่ยงการใช้คำหยาบคาย หรือคำพูดที่ไม่สุภาพ
การไม่จัดลำดับเนื้อหา:
ควรจัดลำดับเนื้อหาให้เป็นไปตามหลักการที่ถูกต้อง เพื่อให้ผู้ฟังเข้าใจได้ง่าย
ข้อควรจำ: การนำเสนอข้อมูลที่ดีต้องอาศัยการเตรียมตัว การฝึกฝน และการปรับตัวให้เข้ากับสถานการณ์ เพื่อให้ผู้ฟังได้รับข้อมูลที่ถูกต้องและเข้าใจได้ง่าย