"ข้อมูลที่จะนำไปประชาสัมพันธ์หรือเผยแพร่ให้แก่ผู้รับสารได้รับรู้ถึงสิ่งที่ผู้สร้างต้องการสื่อสาร ให้เข้าใจตรงกันนั้น เป็นเรื่องที่ทำได้ยาก (โดยปกติแล้ว การทำความเข้าใจข้อมูลเป็นสิ่งที่ทำได้ยาก) เพราะผู้สร้างจะต้องพยายามศึกษาว่า ข้อมูลส่วนไหนสำคัญ ข้อมูลส่วนไหนมีรูปแบบที่น่าสนใจ ยิ่งหากเป็นข้อมูลตัวเลขที่มีจำนวนมาก ผู้ที่พยายามจะทำความเข้าใจข้อมูลนั้นๆ อาจต้องใช้เวลานาน หรืออาจทำให้ไม่สามารถมองเห็นความรู้ หรือประเด็นสำคัญที่อยู่ภายใต้ข้อมูลนั้นๆ ได้ แต่วิธีหนึ่งที่จะทำให้ผู้รับสารรับรู้สิ่งที่ผู้สร้างต้องการสื่อสารคือการใช้ภาพ ดังคำกล่าวที่ว่า "ภาพหนึ่งภาพแทนคำพูดพันคำ" (A picture is worth a thousand words)

        การเลือกใช้แผนภาพใดไม่ว่าจะเป็น  กราฟเส้น แผนภูมิแท่ง แผนภูมิรูปวงกลม และแผนภาพการกระจาย ขึ้นอยู่กับข้อมูลและจุดประสงค์ของการนำเสนอ ซึ่งสามารถสรุปวิธีการใช้งานที่เหมาะสมสำหรับแผนภาพแต่ละชนิดได้ ดังนี้

•  แสดงสัดส่วนของข้อมูลที่มีจำนวนกลุ่มไม่มากนัก   ?

• เปรียบเทียบปริมาณข้อมูลแต่ละรายการ  ?

• แสดงการเปลี่ยนแปลงของข้อมูลที่มีความต่อเนื่อง  ?

• แสดงความสัมพันธ์ระหว่างข้อมูล 2 ชุด  ?