Planul de management al datelor (DMP - Data Management Plan) este un document structurat, asociat unui proiect de cercetare, care prezintă ciclul de viață al datelor care urmează să fie colectate, prelucrate și/sau generate în cadrul proiectului respectiv. 

Pentru că unul din obiectivele Comisiei Europene vizează promovarea politicilor și practicilor referitoare la Open Science, este obligatoriu ca toate proiectele finanțate în cadrul programului Horizon Europe să includă un DMP, dacă implică colectarea, prelucrarea, analiza și comunicarea unor date de cercetare. În mod practic, în propunerea de proiect trebuie prezentat un DMP inițial. Ulterior, proiectele finanțate trebuie să furnizeze un DMP detaliat ca element obligatoriu în termen de 6 luni de la data semnării grantului. 

Scopul este acela de a asigura disponibilitatea datelor de cercetare prezentate în cadrul fiecărui proiect. Planul de management al datelor trebuie să evidențieze măsurile stabilite pentru maximizarea accesului la date în vederea reutilizării acestora de către alți cercetători pentru diferite alte  cercetări și aplicații. 

Astfel, datele de cercetare să fie ușor de găsit, accesibile, interoperabile și reutilizabile (FAIR),  ceea ce impune ca Planul de management al datelor să cuprindă descrieri și analize cu privire la:

• Problema de cercetare 

• Colectarea datelor este un proces esențial în desfășurarea metodologiei științifice ce facilitează obținerea de informații relevante care răspund întrebărilor de cercetare aplicate. Datele de cercetare obțin prin aplicarea metodelor de cercetare sociologică: anchete, observații, experimente, interviuri.

• Documentarea și atribuirea  metadatelor . Procesul de documentare a datelor de cercetare facilitează  accesul și re-utilizarea ulterioară a acestora implicând  înregistrarea detaliilor despre datele colectate, descriind modalitatea de colectare, persoanele implicate. În cadrul acestui proces sunt utilizate:

• registre digitale pentru a înregistra detalii despre date colectare, protocoale de colectare

•  fișiere de metadate care detaliază aspect relevante ( denumirea seturilor de date, tipul de format sub care sunt arhivate, timpul la care fac trimitere, locația de colectare)

• sisteme de gestiune a datelor de cercetare – programe soft care înregistrează și gestionează detaliile seturilor de date pentru a le structura și accesibiliza cu ajutorul unor funcții de încărcare, descărcare, partajare.

Documentarea datelor are ca beneficiu major asigurarea încrederii în rezultatele cercetării, a reproductibilității acestora, contribuind la promovarea transparenței procesului de cercetare.

• Organizarea și stocarea datelor

• Protejarea accesului. Planul de anonimizare a datelor personale

Protejarea datelor de cercetare cuprinde pachetul de măsuri aplicate pentru securizarea datelor împotriva accesului utilizării și modificării neautorizate, distrugerii sau coruperii. Aceste acțiuni  trimit la: (a) criptarea datelor proces ce  presupune transformarea datelor într-un format care nu poate fi citit fără o cheie de decriptare. Criptarea este importantă în special pentru datele sensibile, cum ar fi informațiile medicale, financiare, personale; (b) instalarea programelor Firewall și antivirus măsură ce blochează accesul neautorizat la date/rețea din afara companiei și cât și prin detectarea și eliminarea virușilor; (c) autorizarea accesului la date permite verificarea identității utilizatorilor și care limitează accesul la datele sensibile doar pentru utilizatorii autorizați; (d) controlul accesului la date asigură administratorii că doar utilizatorii autorizați au acces la datele sensibile. Accesul descrie maniera în care cercetătorii, colaboratorii și alte persoane pot obține date pentru a efectua analize și a obține noi cunoștințe. Elementele ce trebuie analizate în vederea securizării accesului la datele de cercetare sunt drepturile de utilizare a datelor precum și standardele de arhivare și stocare pentru a permite interoperabilitatea și reutilizarea acestora. Este importantă validarea adnotării corecte cu meta date care dau măsura calității datelor și a surselor.

• Reutilizarea datelor. Licențe

• Partajarea și publicarea datelor. Declarația de acces la date reprezintă două aspecte importante în procesul de management al datelor de cercetare, descriind manierele și căile prin care cercetătorii pot împărtăși și face accesibile datele lor pentru alți cercetători, ceea ce poate contribui la avansarea științei și la creșterea impactului cercetării. Partajarea datelor implică distribuirea în cadrul deschis al comunității științifice naționale și internaționale care pot fi la un moment dat interesate de anumite rezultate ale cercetărilor, prin intermediul depozitelor digitale de date standardizate. Publicarea datelor de cercetare implică diseminarea datelor de cercetare în sistem standardizat prin arhivarea în depozite pentru utilizare și reutilizare sau prin intermediul publicațiilor academice – astfel datele devenind nu numai legitime ci și transparente. Există în acest proces de partajare și publicare riscuri asociate ce derivă din drepturile de proprietate intelectuală sau din atributul datelor – date sensibile spre exemplu, care au nevoie de un tratament specific de anonimizare și criptare.

• Modalități de citare Citarea datelor poate ajuta la promovarea transparenței și a reproductibilității cercetării, precum și la facilitarea colaborării între cercetători. Există numeroase stiluri de citare a datelor - în funcție de tipologia acestora. 

• Seturi de date: autorii, titlul setului de date, versiunea, anul și locația.

•  Date din cadrul setului de date: autorii datelor, titlul datelor, anul și locația datelor.

•  Software și instrumente de analiză: autorii, titlul instrumentului sau software-ului, versiunea și locația.

•  Materiale de cercetare non-tradiționale: surse precum materiale audio și video, imagini și hărți

• Beneficii

Planul de Management al Datelor de cercetare 

• ajută la organizarea informațiilor și la identificarea modului în care acestea vor fi colectate, stocate, gestionate, protejate și distribuite pe parcursul proiectului de cercetare.

• îmbunătățește eficiența cercetării prin maniera de structurare a datelor 

• asigură integritatea și calitatea datelor de cercetare prin stabilirea unor proceduri clare și riguroase pentru colectarea, stocarea și gestionarea acestora.

• sporește transparența și reproductibilitatea cercetării,  permițând altor cercetători să folosească datele în studiile și proiectele lor

• asigură protecția datelor de cercetare și a celor sensibile, prin aplicarea politicilor și metodologiilor specifice