Roční uzávěrka

Aktivace následujícího účetního období se provádí ve stromu činností TeamOnline ERP-Inicializace a uzávěrky-Roční uzávěrka (funkci lze spouštět opakovaně).

Při zpracování Roční uzávěrky - tlačítkem Uzavřít - je do období 99 uzavíraného roku (období 99 je virtuální období, které slouží pro uzávěrkové operace - například 201599) vygenerován doklad pojmenovaný Uzavření účtů hlavní knihy-konečné stavy, který převede zůstatky účtů na konečný účet rozvažný 702 a 710. V následujícím účetním roce (například 201600 - podobně jako u období 99 se u období 00 jedná o virtuální období před 1. lednem otevíraného účetního roku) je dále automaticky vygenerován doklad Otevření účtů hlavní knihy-počáteční stavy.

Účty pro otevření a uzavření účtů hlavní knihy podléhají parametrům v Globálním nastavení (parametry jsou popsány na konci této stránky).

Roční uzávěrka dále provede:

• Přepočet neuhrazených pohledávek a závazků v cizí měně kurzem 31.12. uzavíraného roku (respektive k poslednímu dni hospodářského období, pokud je vedeno účetnictví jinak než dle kalendářního roku).

• Přepočet finančních účtů (banka, pokladna) vedených v cizí měně kurzem 31.12. uzavíraného roku (respektive k poslednímu dni hospodářského období, pokud je vedeno účetnictví jinak než dle kalendářního roku).

Pozor! Program k těmto krokům požaduje vyplněný kurz k 31.12. pro cizí měny, které jste v uzavíraném roce na dokladech používali. Jak do systému načíst se dozvíte zde: kurzový lístek.

Pokud používáte pevný měsíční kurz, je třeba zajistit, aby prosincový kurz končil 30.12. a pro den 31.12. doplňte platný kurz dle ČNB.

Přepočet neuhrazených pohledávek a závazků při Ročním zpracování lze vypnout nebo zapnout na kartě saldokonta volbou "Účtovat kurzové rozdíly na konci účetního období".

Co je podmínkou úspěšného provedení roční uzávěrky a jaké program provádí kontroly:

• Všechny účetní doklady mají nastaven minimálně takový stav workflow, který spouští zaúčtování

• Neexistuje žádný účetní zápis s účtem X (více o účtu X)

• Neexistuje žádný účetní zápis se střediskem X (podobně jako v případě účtu X program hodnotou X v poli středisko upozorňuje na chybějící kód střediska na účetním zápisu obsahující účet (nejčastěji nákladový nebo výnosový) , u kterého má program hlídat zadání střediska více viz. nastavení účetní osnovy)

• Před spuštěním roční uzávěrky je nutné aby účet 431-Výsledek hospodaření ve schvalovacím řízení měl nulový zůstatek. Tento účet je nutné v průběhu roku, pokud není přerozdělen dle zápisu z valné hromady, přeúčtovat v agendě Interní doklady na účet 428 – Nerozdělený zisk minulých let, tj. 431/428 respektive na účet 429 – Nerozdělená ztráta minulých let, tj. 429/431.

Po úspěšném dokončení funkce Roční uzávěrka je vygenerován doklad, který na jednotlivých záložkách obsahuje informace o jednotlivých operacích (uzavření účtů, přepočet kurzových rozdílů na pohledávkách a závazcích, přepočet finančních účtů kurzem, apod.:

Odpovědi na časté dotazy uživatelů:

• Funkci roční uzávěrka je možné spouštět opakovaně

• Funkci roční uzávěrka je možné po ukončení uzavřít oproti nechtěnému opakovanému spuštění. Pokud uzavřete funkci roční uzávěrka změnou stavu na uzamčeno v záložce protokoly, dojde k automatickému uzavření dokladových knih k poslednímu dni zavíraného období. (toto doporučujeme udělat ve vlastním zájmu po definitivní uzávěrce)

• Číselné řady pro nový účetní rok program nastaví automaticky při vytvoření prvního dokladu v novém roce

• Modul Sklad a Evidence majetku je navržen tak, že funkce konec roku není potřeba. V modulu Sklad bývá funkce konec roku zpravidla spojena s funkcí Inventura

• Účetní doklady lze pořizovat do starého i nového účetního období. Program správnou číselnou řadu vybere na základě uživatelem zadané hodnoty v poli Období

Modul Majetek

Funkcí Roční uzávěrka je na záznamech odpisy majetku v následujícím účetním období překlopen stav workflow na hodnotu Zaúčtováno.

Uzamčení roční uzávěrky:

• Na záložce protokoly, naleznete seznam záznam kdo a kdy tuto funkci spustil.

• Pokud již nemá být funkce znovu spuštěna, můžete jí uzamknout kliknutím na změnu záznamu a změnou stavu Workflow na Uzamčeno v případě potřeby má oprávněný uživatel možnost období znovu odemknout.

• Pokud uzavřete funkci roční uzávěrka změnou stavu na uzamčeno, dojde k automatickému uzavření dokladových knih k poslednímu dni zavíraného období. (toto doporučujeme udělat ve vlastním zájmu po definitivní uzávěrce)

Uzavírání ostatních agend:

• • Uzamykání období ve všech účetních agendách tak, aby do něj již nešel pořídit další doklad, lze provádět v činnosti Administrace/číselníky/Kniha dokladů. Na jednotlivých dokladových řadách je možno nastavit datum ke kterému je kniha uzamčena.

Pomocí horní nástrojové lišty lze uzamknout nebo odemknout více knih najednou. Stačí zadat požadovaný datum, knihy označit zaškrtávátkem v prvním sloupci, případně použít tlačítko Označ vše a stisknout tlačítko Zamkni účetní knihy. Knihy lze samozřejmě kdykoliv odemknout.

Parametry důležité pro roční uzávěrku:

(parametry si zkontrolujte a nastavte v globálním nastavení)

lng_VSS_Pocatecni_Ucet_Rozvazny - (přednastavená hodnota 701000)

lng_VSS_Konecny_Ucet_Rozvazny - (přednastavená hodnota 702000)

lng_VSS_Ucet_ZZ - (přednastavená hodnota 710000)

lng_VSS_Ucet_VH - (přednastavená hodnota 431000)

Nákladové a výnosové účty program identifikuje dle parametrů:

lng_VSS_Trida_Nakladovych_Uctu - (přednastavená hodnota 5)

lng_VSS_Trida_Vynosovych_Uctu - (přednastavená hondota 6)

Aktualizace dokumentace od verze 7.0.8134 ze dne 17.5.2018:

Pro účtování kurzových rozdílů byla založena nová dokladová kniha Roční uzávěrka - finanční účty s prefixem RUFU, která slouží k zakládání dokladů, jež zaúčtovávají kurzové rozdíly finančních účtů. Důvodem bylo samostatné číslování dokladů. Směrodatné je pole Agenda INT - uzávěrkový doklad a pole prefix s hodnotou RUFU. Pokud tato dokladová kniha neexistuje, nebudou se kurzové rozdíly finančních účtů automaticky účtovat při uzávěrce.

Tato dokladová kniha by měla mít nastaven účetní typ pro zaúčtování Interního dokladu, standardně INT.