Knihy dokladů

V systému TeamOnline se pro evidenci dat používají takzvané agendy. Agendy můžeme rozdělit na neúčetní (obchodní případy, kampaně, příkazy k úhradě) a s dopadem do účetnictví (vydané faktury, pokladna, sklad). K podrobnějšímu nastavení výchozích vlastností dokladů v jednotlivých agendách slouží Knihy dokladů. Těmi řídíme tvar číslování dokladů pro číselné řady *), nastavení výchozího vzoru dokladu (šablony), u specifických též nadřízený peněžní účet nebo sklad a dále u knih spadajících pod účetní agendy také Účetní typy.    

* Pozor! počáteční číslo na již vytvořené řadě pro konkrétní rok je nadřazené počátečnímu číslu na knize dokladů. Je to z toho důvodu, aby bylo možné nastavit číslování pro každý rok samostatně.

Číslování dokladů - každá kniha dokladů má vlastní samostatné číselné řady. Řada je definována pro účetní resp. hospodářské období. Pokud u jedné agendy nastavíme u více knih stejný počátek číselné řady, program zabrání duplicitám čísel vzniklých dokladů tak, že použije nejbližší volné unikátní číslo dokladů v agendě. Lze tak například nastavit společné číslování pro pokladní výdeje a příjmy.

* Pozor! počáteční číslo na již vytvořené řadě pro konkrétní rok je nadřazené počátečnímu číslu na knize dokladů. Je to z toho důvodu, aby bylo možné nastavit číslování pro každý rok samostatně.

Na číselné řadě lze též nastavit způsob zaokrouhlování s platností pro daný rok.

Info: způsob zaokrouhlení je výhodnější nastavit globálně pro celou agendu. Pouze u zálohových daňových dokladů doporučujeme zaokrouhlování vypnout přímo v nastavení knihy dokladů respektive dokladové řadě pro danou knihu dokladů. Více o globálním nastavení.

Příklad volby knihy (typu) dokladu na faktuře vydané:

Uzavření období - každou knihu je možné uzavřít k určitému datu, například při práci na přelomu účetního období. 

Po zadání data ke kterému je kniha uzavřena již není možné doklady měnit ani přidávat. 

Funkci doporučujeme kombinovat s funkcí roční uzávěrky.

Hromadné uzavření období - Pro pohodlnější uzavření období lze využít funkci hromadné zamčení knih k datu. Funkci naleznete v Číselníky/Kniha dokladů:

Zde můžete vybrat knihy a k zvolenému datu je uzamknout. 

Pozor!!! hromadně tyto knihy nelze odemknout v případě odemykání bude nutno postupovat jednu knihu po druhé.

• Volání speciálních procedur