Вивчення нового матеріалу

Як створити текстовий документ на основі шаблону?

Для полегшення створення типових документів — листів, візитівок, резюме, звітів тощо — використовують шаблони.

Шаблон документа — це текстовий документ, що містить усі елементи, які є «спільними» для різних документів даного типу. Шаблон використовується як зразок для створення нових документів певного типу.

Як правило, у шаблоні визначено стилі, які застосовано в цих документах; шаблони також можуть містити колонтитули, будь-який готовий текст, зображення тощо.

Під час створення нового документа за шаблоном користувач починає не «з чистого аркуша», а з копії шаблону. Наприклад, якщо існує готовий шаблон для наказів керівництва компанії, то під час створення нового наказу його заголовок, зображення логотипа тощо вже розміщені на своїх місцях, потрібно додати лише номер і текст наказу.

Шаблони часто використовують для того, щоб установити єдиний стандарт для типових документів в організації.

Шаблон — це звичайний текстовий документ, але він має інше розширення. Наприклад, у Microsoft Word файли документів мають розширення doc або docx, а шаблонів — dot або dotx. У LibreOfficeWriter файли шаблонів мають розширення ott.

У розширенні файлів шаблонів одна з літер розширення текстового файла замінюється літерою t — від англ. template — шаблон.

При створенні документа на основі шаблону відкривається не сам файл шаблону, а створюється новий документ, що містить усі об’єкти, як і у файлі шаблону. При внесенні змін до такого документа файл шаблону залишається незмінним, тому його можна використовувати багато разів. Текстові про-цесори також дають змогу відкривати й редагувати шаблони аналогічно до редагування документів. Можна перетворювати документ на шаблон. Основна відмінність між документами та шаблонами полягає в їх використанні.

Існує два основні типи шаблонів: глобальні й шаблони документа.

Будь-який документ створюється на основі шаблону. За замовчуванням нові документи створюються на основі глобального шаблону Звичайний (Normal), який містить параметри форматування, доступні для всіх документів. Шаблони документа, наприклад шаблони записки або резюме, містять параметри форматування, доступні тільки для документів, які були створені за допомогою цього шаблону.

Якщо потрібно створити набір документів, які мають схоже форматування, слід використати шаблони з однієї групи: Звичайні, Вишукані або Сучасні. Так, якщо для створення резюме використовувався шаблон Вишукане резюме, то для підготовки листа до нього слід використати шаблон Вишуканий лист.

Шаблони створюються на допомогу користувачеві, їх використання зберігає час на підготовку ділових паперів. Різні текстові процесори містять власні набори шаблонів.

Пакет програм Microsoft Office містить велику кількість різних шаблонів, деякі з текстових шаблонів можна відкрити безпосередньо в середовищі текстового процесора, іншими — шаблонами Office.com — можна скористатися за наявності підключення до Інтернету.

Для створення документа на основі шаблону документа в середовищі текстового процесора Microsoft Word 2010 слід скористатися вказівкою Файл/Створити, в області Наявні шаблони обрати Зразки шаблонів і серед запропонованих обрати потрібний шаблон документа. У правій частині екрана слід встановити перемикач у положення Документ і натиснути кнопку Створити. Далі необхідно ввести потрібний текст до кожного поля з відповідними підказками такого документа.

Документ можна створювати й на основі нестандартного шаблону, для цього потрібно лише відкрити шаблон як звичайний документ, а потім продовжувати працювати з його вмістом.

Як опрацьовувати складні текстові документи?

Ефективне опрацювання складного документа, що складається з кількох розділів і містить велику кількість сторінок, передбачає виконання певних дій:

Введення тексту та додавання об’єктів до документа.

Якщо необхідні текстові фрагменти збережені в іншому файлі, можна скористатися буфером обміну для їх копіювання та вставлення до документа. Об’єднувати текст декількох файлів можна за допомогою вказівки Текст із файлу зі списку інструмента Об’єкт, що розташований на вкладці Вставлення в групі Текст.

Далі у вікні Вставлення файлу обирають потрібний файл і натискають кнопку Вставити.

Форматування тексту та об’єктів документа.

Форматування заголовків розділів і пунктів із використанням вбудованих стандартних стилів заголовків або користувацьких параметрів форматування, що визначають рівень абзацу.

Створення в документі необхідної кількості розділів і налаштування па¬раметрів сторінки для кожного розділу окремо чи для всього документа. Перегляд структури документа за допомогою засобів навігації або в режимі структури, корекція послідовності розташування розділів у разі необхідності.

Додавання до документа засобів орієнтування та навігації: змісту, алфавітного покажчика тощо.