Запити є одним з основних інструментів опрацювання даних у базах даних. Запити можуть забезпечувати пошук даних, що відповідають певним критеріям, як під час фільтрування, так і під час виконання операцій над даними, та збереження результатів пошуку .

Основними операціями, які може здійснити користувач із використанням запитів, є:

• створення нових таблиць на основі аналізу даних у вже існуючих таблицях бази даних;

• обчислення узагальнюючих даних (суми, максимального чи мінімального значення тощо) для заданих полів;

• знаходження значень інших властивостей шляхом виконання операцій над даними з полів однієї або кількох таблиць (запитів);

• внесення змінень у вже існуючі таблиці (оновлення даних, уставлення і видалення записів тощо)

Залежно від призначення запити поділяють на:

запити на вибірку даних — запити, з використанням яких на основі існуючих таблиць створюється таблиця з даними, які відповідають певним умовам;

перехресні запити — запити, у яких на першому етапі здійснюється узагальнення даних (знаходиться сума, середнє, максимальне значення тощо), а на другому — групування цих даних за двома наборами даних, один з яких визначає  заголовки стовпців таблиці, а другий — заголовки рядків;

запити на внесення змін — запити, використовуючи які користувач може  змінювати значення в полях певних записів, створювати нові записи або видаляти існуючі записи тощо;

запити з параметрами — запити, після запуску на виконання яких користувач має ввести значення певних властивостей (параметрів), за якими буде здійснено опрацювання даних.

Установлення умов відбору даних у вибраних полях запиту здійснюється в поданні Конструктор. Тому якщо планується виводити в таблицю не всі дані з вибраних  полів, то на сьомому кроці наведеного алгоритму варто обрати другий варіант — перейти до зміни макета запиту, і новий запит відкриється в поданні Конструктор.

У цьому поданні у верхній частині  робочого поля розміщено список імен полів таблиці, на основі якої було створено запит. У нижній частині робочого поля вікна запиту розміщено таблицю конструктора.

Вона містить такі рядки:

Поле, у якому відображаються імена обраних полів;

Таблиця, у якому відображається ім’я таблиці, до складу якої входить відповідне поле;

Сортування, у якому може задаватися вид сортування, що буде застосований до записів даного поля в таблиці запиту;

Відображення, який містить прапорець, установлена позначка якого свідчить про те, що дане поле буде відображатися в запиті;

Критерії, який може містити вираз-умову для вибірки даних з відповідного поля або — для запису ще одного виразу, який є частиною складеної умови і який поєднується з виразом у рядку Критерії логічною операцією АБО (диз’юнкція).

Якщо в одному й тому самому рядку Критерії та або записано вирази для кількох стовпців (полів), то вони об’єднуються в один вираз логічною операцією І (кон’юнкція).

У запитах для запису умов відбору даних або для виконання дій над даними використовують вирази . Вираз в Access схожий на формулу в Excel.

Вирази можуть містити:

• ідентифікатори — імена полів таблиць та елементів керування;

• оператори — послідовність символів для позначення операцій (розрізняють  оператори: арифметичні, порівняння, логічні, об’єднання, специфічні;

• функції — аналогічні за призначенням і використанням функціям в Excel, однак  в Access трохи інший набір функцій і вони згруповані за іншими категоріями;

• константи — незмінні значення, наприклад фрагмент тексту або число;

• круглі дужки — для встановлення пріоритету операцій у виразі.

У процесі створення виразів слід дотримуватися таких правил:

• імена полів та інші ідентифікатори записують у квадратних дужках;

• під час посилання на поле певної таблиці використовують знак оклику, наприклад вираз [Товари]![Код товару] містить посилання на поле Код товару таблиці Товари;

• текст записується в лапках " ".