Proces wydania towaru z magazynu jest jednym z najważniejszych momentów w całym łańcuchu dostaw. To właśnie od jego sprawności, dokładności i terminowości zależy satysfakcja klienta końcowego, a co za tym idzie – reputacja i sukces biznesowy firmy. W modelu logistyki kontraktowej (3PL), gdzie operator zarządza towarem należącym do zewnętrznych klientów, proces ten staje się jeszcze bardziej złożony. Tradycyjna komunikacja oparta na e-mailach, telefonach i arkuszach kalkulacyjnych jest nie tylko powolna i kosztowna, ale także stanowi podatny grunt dla pomyłek, które mogą prowadzić do wysłania niewłaściwego produktu lub opóźnień w dostawie.
Aby sprostać tym wyzwaniom, nowoczesne platformy logistyczne muszą oferować narzędzia, które włączają klienta w proces zarządzania jego własnym towarem, dając mu poczucie kontroli i transparentności. Program magazynowy Studio WMS.net, poprzez dedykowany panel klienta, całkowicie zmienia reguły gry w zakresie zarządzania wydaniami. Umożliwia on partnerom biznesowym zdalne inicjowanie, monitorowanie i dokumentowanie procesu wysyłki towarów z magazynu operatora 3PL. To strategiczne podejście, które automatyzuje komunikację, eliminuje błędy i przekształca standardową relację usługową w prawdziwe, efektywne partnerstwo.
Submenu wydania z magazynu zawiera sekcje: Pozycja menu Wydania wyświetla okno zawierające pięć grup submenu, każde odpowiedzialne za inny typ dokumentów wydań:
Zlecenia wydań, na których podstawie tworzone są dokumenty wydań na zewnątrz WZ.
Wydania na zewnątrz na podstawie zlecenia - dokumenty wydań, tworzone na podstawie zleceń.
Wydania zewnętrzne bezpośrednie - przyjęcia towaru bez powiązania z dokumentami zleceń.
Rozchody wewnętrzne, dzięki którym można rejestrować rozchody wewnętrzne do np. innych magazynów.
Rola klienta magazynu w programie magazynowym WMS.net oferuje opcję "Wydania", która umożliwia zarządzanie różnymi typami dokumentów wydań. Po wybraniu pozycji menu "Wydania", użytkownik zostaje przeniesiony do okna zawierającego pięć grup submenu, z których każda jest odpowiedzialna za inny typ dokumentów wydań:
Zlecenia wydań: Ta sekcja zawiera zlecenia wydań, na podstawie których tworzone są dokumenty wydań na zewnątrz oznaczone jako WZ (Wydanie Zewnętrzne). Zlecenia wydań zawierają informacje o wydawanych towarach, ich ilościach, lokalizacjach, terminach dostawy i innych szczegółach związanych z realizacją wydania dla klienta.
Wydania na zewnątrz na podstawie zlecenia: Ta sekcja zawiera dokumenty wydań tworzone na podstawie zleceń wydań. Wydania te są związane z konkretnymi zleceniami klientów i odnoszą się do dostawy towarów na zewnątrz magazynu.
Wydania zewnętrzne bezpośrednie: Ta sekcja umożliwia rejestrację wydań towarów bez powiązania ich z dokumentami zleceń. Jest to przydatne, gdy towar jest dostarczany bez wcześniejszego złożenia zlecenia.
Rozchody wewnętrzne: Ta sekcja pozwala na rejestrowanie rozchodów wewnętrznych, czyli przemieszczenie towarów między różnymi magazynami lub lokalizacjami wewnętrznymi w obrębie jednej organizacji.
Każda sekcja umożliwia zarządzanie innym rodzajem wydań, co pozwala na skuteczne i elastyczne zarządzanie procesem wydawania towarów w magazynie, zgodnie z różnymi potrzebami klientów.
W logistyce B2B to klient dysponuje najdokładniejszą wiedzą na temat tego, jaki towar, w jakiej ilości i do kogo ma zostać wysłany. Przekazanie tej dyspozycji do magazynu w sposób szybki, precyzyjny i ustrukturyzowany jest fundamentem sprawnej realizacji. Panel klienta w systemie Studio WMS.net daje klientom potężne narzędzie w postaci modułu Zlecenia wydań. Logując się do swojego panelu, klient może samodzielnie stworzyć zlecenie wydania (WZ), które staje się bezpośrednią instrukcją dla magazynu. Proces ten jest niezwykle intuicyjny – klient wybiera z listy swoje produkty, określa ich ilości, podaje dane odbiorcy oraz preferowany termin dostawy.
Po zatwierdzeniu, zlecenie pojawia się natychmiast w systemie WMS operatora logistycznego, gotowe do podjęcia przez pracowników magazynu. Eliminuje to całkowicie potrzebę ręcznego przepisywania danych z e-maili czy notatek telefonicznych, co jest jednym z głównych źródeł błędów w tradycyjnych procesach. Ponadto, operator logistyczny, widząc w systemie kolejkę zleceń do realizacji, może znacznie lepiej planować pracę swojego zespołu i alokować zasoby, co przekłada się na płynność operacji i terminowość wysyłek. Klient zyskuje natomiast pewność, że jego dyspozycja została precyzyjnie zarejestrowana i jest gotowa do dalszego procedowania.
Samo złożenie zlecenia to dopiero początek. Dla klienta niezwykle ważny jest bieżący wgląd w status jego realizacji. Panel klienta WMS.net zapewnia pełną transparentność na każdym etapie. W sekcji Wydania na zewnątrz na podstawie zlecenia klient może śledzić, jak jego dyspozycja jest przetwarzana przez magazyn. Gdy pracownicy zakończą kompletację i przygotują towar do wysyłki, w systemie generowany jest finalny dokument wydania, który jest bezpośrednio powiązany z pierwotnym zleceniem. Klient widzi ten dokument w swoim panelu, co stanowi dla niego jednoznaczne potwierdzenie, że jego towar opuścił magazyn.
Jednakże świat logistyki nie zawsze jest w pełni przewidywalny. Czasami pojawia się potrzeba pilnej, nieplanowanej wysyłki, która nie została poprzedzona formalnym zleceniem. Rozumiejąc te realia, twórcy systemu ze SoftwareStudio zaimplementowali funkcję Wydania zewnętrzne bezpośrednie. Umożliwia ona zarejestrowanie wydania towaru bez powiązania go ze zleceniem, co daje ogromną elastyczność w sytuacjach awaryjnych. Ponadto, moduł Rozchody wewnętrzne pozwala klientowi zarządzać przemieszczeniami jego towarów między różnymi magazynami lub lokalizacjami obsługiwanymi przez operatora 3PL. Dzięki temu klient zyskuje kompleksowe narzędzie do zarządzania całą dystrybucją swoich zapasów z poziomu jednego, spójnego interfejsu.
Udostępnienie klientowi możliwości zdalnego zarządzania procesem wydań to zmiana, która przynosi korzyści obu stronom. Klient zyskuje bezprecedensowe poczucie kontroli i pewności. Może składać zlecenia o dowolnej porze, śledzić ich realizację w czasie rzeczywistym i zarządzać nawet nietypowymi operacjami, co znacząco usprawnia jego własne procesy biznesowe. Redukuje to również potrzebę stałego kontaktu z biurem obsługi klienta, uwalniając czas po obu stronach i pozwalając skupić się na działaniach strategicznych. Taka wygoda i transparentność budują lojalność i postrzeganie operatora logistycznego jako nowoczesnego i godnego zaufania partnera.
Dla operatora 3PL wdrożenie takiego rozwiązania to inwestycja w wydajność i jakość. Automatyzacja przyjmowania zleceň i eliminacja błędów ręcznego wprowadzania danych prowadzą do znacznej redukcji kosztów operacyjnych i reklamacji. Lepsze planowanie pracy i zasobów pozwala na optymalizację działania całego magazynu. Przede wszystkim jednak, oferując tak zaawansowane narzędzie, firma wyróżnia się na tle konkurencji, która wciąż bazuje na przestarzałych metodach komunikacji. W ten sposób technologia staje się nie tylko wsparciem dla logistyki, ale fundamentem nowej jakości relacji biznesowych, opartych na partnerstwie, zaufaniu i wspólnej dbałości o satysfakcję klienta końcowego.