Inwentaryzacja magazynu

Jak mobilna inwentaryzacja w systemie WMS zamienia koszmar spisu z natury w precyzyjną i szybką operację?

Inwentaryzacja, czyli okresowy spis z natury, to dla wielu firm jeden z najbardziej stresujących i nielubianych procesów w całym roku. Tradycyjne metody, oparte na drukowanych arkuszach, ręcznym odnotowywaniu ilości i późniejszym, żmudnym wprowadzaniu danych do systemu, to prawdziwy koszmar logistyczny. Proces ten jest nie tylko niezwykle czasochłonny i wymaga często całkowitego zamknięcia magazynu na kilka dni, ale przede wszystkim jest obarczony ogromnym ryzykiem błędu. Wystarczy jedna nieczytelna cyfra, jedna pomylona linijka w arkuszu, aby cały wysiłek poszedł na marne, a systemowe stany magazynowe, zamiast zostać skorygowane, uległy jeszcze większemu zaburzeniu.

Nowoczesne technologie mobilne oferują jednak antidotum na te bolączki, przekształcając inwentaryzację z chaotycznego i podatnego na błędy maratonu w szybką, precyzyjną i w pełni kontrolowaną operację. Program magazynowy Studio WMS.net, poprzez swoją zaawansowaną aplikację natywną na system Android, rewolucjonizuje ten proces. Przenosi on całą logikę spisu z natury na poręczne kolektory danych, eliminując papier, minimalizując ryzyko błędu i drastycznie skracając czas potrzebny na weryfikację stanów magazynowych. To strategiczne podejście, które pozwala firmom odzyskać kontrolę nad zapasami bez paraliżowania ich codziennej działalności.

Od planu do działania – jak system WMS przygotowuje pole do spisu?

Skuteczna inwentaryzacja zaczyna się od dobrego planu. W systemie Studio WMS.net proces ten jest inicjowany w aplikacji webowej (rola WWW), gdzie uprawniony menedżer lub administrator tworzy nowy dokument inwentaryzacyjny, często zapisując go w tzw. buforze. W tym dokumencie można zdefiniować zakres spisu – czy ma on objąć cały magazyn, czy tylko wybrane strefy, alejki lub nawet konkretne grupy asortymentowe. Taka elastyczność pozwala na prowadzenie tzw. inwentaryzacji ciągłej, czyli regularnego sprawdzania mniejszych partii towaru, co jest znacznie mniej uciążliwe niż jednorazowy, wielki spis roczny.

Po przygotowaniu planu w systemie centralnym, akcja przenosi się bezpośrednio na halę magazynową, wprost na urządzenia mobilne pracowników. Magazynier, po zalogowaniu się do aplikacji WMS.net na swoim kolektorze, wybiera z menu opcję „Inwentaryzacja” i wskazuje dokument, który ma być realizowany. Ten płynny, cyfrowy przepływ informacji gwarantuje, że zespół spisowy pracuje dokładnie według założonego planu, a wszystkie działania są od samego początku powiązane z odpowiednim dokumentem w systemie, co zapewnia pełną spójność i rozliczalność procesu.

Jak skanowanie w czasie rzeczywistym eliminuje błędy i przyspiesza pracę?

Sercem mobilnej inwentaryzacji jest technologia skanowania kodów kreskowych, która całkowicie zastępuje ręczne zapiski i porównywanie danych z listą. Proces w aplikacji WMS.net jest niezwykle logiczny i intuicyjny. Pracownik, zamiast odhaczać pozycje na kartce, najpierw skanuje kod kreskowy lokalizacji, w której się znajduje. Ten prosty krok informuje system, który dokładnie adres jest w danym momencie weryfikowany, co zapobiega pomyłkom wynikającym z liczenia towaru w niewłaściwym miejscu.

Następnie pracownik przechodzi do fizycznego liczenia towarów, a każdą grupę produktów identyfikuje, skanując jej kod EAN. Po zeskanowaniu kodu, jego zadaniem jest już tylko jedna, prosta czynność: wprowadzenie realnej, fizycznie policzonej ilości danego towaru w tej konkretnej lokalizacji. Wszystkie te dane – adres, kod produktu i jego ilość – są natychmiast, w czasie rzeczywistym, rejestrowane w systemie. Ten oparty na skanowaniu proces jest nie tylko wielokrotnie szybszy od metody papierowej, ale przede wszystkim jest niemal całkowicie odporny na błędy. Eliminuje problemy z nieczytelnym pismem, pomyłkami w kodach produktów czy błędnym przypisaniem ilości do niewłaściwej pozycji.

Jak system wspiera natychmiastową weryfikację i korektę danych?

Jedną z największych przewag mobilnej inwentaryzacji jest możliwość natychmiastowej weryfikacji danych. Gdy tylko pracownik wprowadzi policzoną ilość, aplikacja WMS.net może od razu porównać ją z ilością, której system spodziewał się w danej lokalizacji. W przypadku wykrycia różnicy, system może natychmiast zasygnalizować ten fakt pracownikowi, co pozwala na wprowadzenie poprawek w czasie rzeczywistym. Magazynier, widząc alert o niezgodności, może od razu powtórnie przeliczyć towar lub sprawdzić sąsiednie lokalizacje, aby upewnić się, że nie popełnił błędu. Taka natychmiastowa pętla informacji zwrotnej jest bezcenna – pozwala wyjaśniać i korygować rozbieżności u źródła, w momencie ich wykrycia, a nie po kilku dniach, kiedy jest już za późno na rzetelną weryfikację.

Po zakończeniu spisu we wszystkich wyznaczonych lokalizacjach, pracownik finalizuje dokument inwentaryzacyjny na swoim kolektorze. Dane te trafiają następnie do systemu centralnego, gdzie menedżer może je ostatecznie zatwierdzić. Po zatwierdzeniu, system WMS automatycznie generuje odpowiednie dokumenty korygujące (np. protokoły różnic, dokumenty PW/RW), które dostosowują systemowe stany magazynowe do stanu faktycznego. Dzięki rozwiązaniom od SoftwareStudio, proces, który kiedyś paraliżował firmę na wiele dni, staje się szybką, precyzyjną i niemal bezbolesną operacją. Firma zyskuje wiarygodne i aktualne dane o swoich zapasach, które są fundamentem dla wszystkich innych procesów – od planowania zakupów, przez zarządzanie produkcją, aż po sprzedaż i obsługę klienta.